Как правильно написать докладную периодически отсутствует на рабочем месте

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте представляет собой документ информативного характера, который служит в качестве основания для применения мер дисциплинарной ответственности в отношении недобросовестного сотрудника. В настоящей статье рекомендуем ознакомиться с порядком и особенностями составления такого документа, доступного также для скачивания.

Предназначение документа

В качестве основной цели докладной записки в данном случае рассматривают информирование руководства организации о факте отлучки, опоздания или отсутствия работника на рабочем месте, обусловленное отсутствием уважительных причин. В докладной также выражают просьбу о применении соответствующей меры дисциплинарной ответственности.

Важно! Докладную записку применяют только в качестве сопроводительного письма.

Фактическое нарушение дисциплины фиксируют посредством оформления акта (см. ниже на фото), в котором обязательно указывают время его составления.
Непосредственное привлечение к ответственности недобросовестного сотрудника возможно при наличии соответствующего распоряжения или приказа руководства организации.

Что такое рабочее место и прогул с точки зрения законодательства

Согласно Трудовому кодексу РФ, конкретное рабочее место должно быть оговорено трудовым договором, заключенным с работником, либо локальным нормативным актом руководителя (графиком/приказом). Если такое место не оговаривается, при возникновении спора, связанного с вопросом местонахождения работника во время выполнения трудовых обязанностей, следует руководствоваться определением, которое дает 209-я статья ТК РФ.

В частности, указанная статья рассматривает рабочее место в качестве такового, где сотрудник должен находиться либо куда ему следует прибыть в связи с его трудовой деятельностью. При этом рабочее место должно косвенно/прямо находиться под контролем руководства.

Понятие «прогул» дается в 81-й статье ТК РФ, которая говорит о прогуле как об отсутствии на рабочем месте без наличия уважительных причин в течение всей смены, рабочего дня, не принимая во внимание ее/его продолжительность.

Назвать «прогулом» можно также отсутствие на рабочем месте без наличия на то уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочей смены/дня.

Степень уважительности обстоятельств отсутствия работника определяется трудовым соглашением/сложившейся практикой на предприятии. За прогул в отношении работника допускается применение наиболее строгой меры дисциплинарного наказания – увольнение.

Как составить докладную записку

При отсутствии на предприятии установленного образца для составления докладной записки, свидетельствующей об отсутствии работника на рабочем месте, рекомендуем полагаться на следующую инструкцию.

Составляем докладную записку:

  • В «шапке» документа фиксируются инициалы, должность как адресата записки, так и ее составителя. Если докладная подлежит направлению в стороннее подразделение/филиал/главное предприятие, указываются реквизиты предприятия, в том числе адрес, телефон, исходящий номер.
  • Далее посредине указывается наименование документа, в данном случае – «Докладная записка».
  • В основной части докладной отражаются сведения об отсутствии работника с указанием даты и времени, а также выражается просьба о применении надлежащей меры.
  • При необходимости сообщают о неоднократных фактах подобного нарушения, произошедших ранее.
  • Документ подписывают, указывая ФИО и должность составителя.

При подаче докладной записке вышестоящему должностному лицу/руководству к документу могут прикладывать объяснительную записку, составленную недобросовестным сотрудником, прочие документы, служащие в качестве подтверждения указанному в записке нарушению.

Скачать образец докладной записки, свидетельствующей об отсутствии работника на рабочем месте.

Инструкция по увольнению за прогул

Докладная записка об отсутствии сотрудника на рабочем месте При наличии в организации журнала регистрации служебных / докладных записок подобную записку желательно зарегистрировать. Чтобы исключить риск оспаривания сотрудником периодов отсутствия, желательно составить два акта. Например, ближе к середине и к концу рабочего дня.

В своей совокупности они будут более четко фиксировать время отсутствия. Кстати, если отсутствие на работе сотрудника длительное (более ­суток), то акты следует составлять ежедневно (Пример 2). Акт об отсутствии на рабочем месте Требование о предоставлении письменного объяснения Если же работник отказывается получать уведомление на руки или расписываться в его получении, необходимо составить об этом акт (Пример 4).

Акт об отказе в получении требования о предоставлении объяснения Пример объяснения по факту прогула Если же два рабочих дня прошли, а работник так и не предоставил объяснения, то работодателю придется составить акт об их не предоставлении.

Как правильно оформить докладную записку

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника Номер докладной записки по ОКУД – 0286041 Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками.

В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу. Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям.

Как правильно написать докладную записку на сотрудника

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию.

В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений.

Затем они отправляются к вышестоящему начальнику.

Их может писать и простой сотрудник. При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила: Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства. Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения: о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции; о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Как правильно написать докладную периодически отсутствует на рабочем месте

Докладная записка – важный документ, на основании которого предъявляются взыскания к тому или иному сотруднику при присутствии фактов нарушения трудовой дисциплины.

Как оформить эту бумагу, будет рассмотрено в подробностях ниже. Согласно статье №81 Трудового Кодекса РФ, в особенности 6-й части, однократное грубое нарушение работником своих обязанностей влечет за собой увольнение.

В качестве нарушения может подразумеваться прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте без предоставления работодателю уважительной причины.

Докладная записка об отсутствии на работе сотрудника

Важно: прогул является грубым нарушением закона, согласно которому однократное грубое нарушение влечет за собой увольнение — приказ об увольнении за прогул.

Для того чтобы отсутствие подчиненного не было прогулом необходимо иметь весомые аргументы в качестве объяснения, почему рабочее время не использовалось по назначению.

Среди таких причин может быть:

  1. Невозможность попасть на место работы из-за погодных условий.
  2. Транспортные поломки;
  3. Форс-мажорные обстоятельства;
  4. Болезнь самого работника или членов семьи;

Однако при этом необходимо учитывать степень тяжести проступка, отсутствие до 4 часов не считается прогулом согласно законодательным актам. Докладная составляется согласно образцу, если работника:

  1. Нет дольше

Как написать докладную записку на строптивого сотрудника

А также существует докладная записка о невыполнении должностных обязанностей.

Этот документ сообщает о том, что работник не выполняет те требования, которые изложены в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка. Записка фиксирует факт ненадлежащего поведения. Как правило, в документе числится просьба применить к сотруднику соответствующие меры.

Если её не подать, к ответственности такого человека привлечь будет затруднительно. В докладной записке о хамстве того или иного работника должны в обязательном порядке значиться следующие параметры: В докладной записке о невыполнении должностных обязанностей присутствуют такие составляющие: В докладной записке о прогуле или опоздании указываются: Существует несколько видов докладных записок, которые позволяют сообщать начальству о тех или иных проступках работника.

К каждому из них предъявляются свои требования.

Докладная записка об отсутствии работника на работе (Образец заполнения)

Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника.

  • Как грамотно составить договор займа Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов.

    От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.

    Правоотношения в сфере найма не исключение.

  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки.

    Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

  • Как правильно составить докладную об отсутствии сотрудника на рабочем месте: 4 главных принципа

    Основная цель документа – доведение до сведения руководства факта опоздания, отлучки работника организации.

    Вам необходимо пропустить работу и вы не хотите проблем с начальством, напишите заявление на отгул, но прежде прочтите 3 главных правила составления заявления на отгул и ваше заявление точно примут. Составителю требуется помнить, что докладная записка – это лишь сопроводительное письмо. Тогда как факт нарушения дисциплины должен фиксироваться другими документами, например, соответствующим актом ( образец прилагается ниже).

    Акт об отсутствии на работе.

    Если на предприятии существует автоматизированная система учета рабочего времени, то подтверждением

    Как написать докладную записку правильно

    Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

    В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания. По содержанию записки разделяют на: Докладная записка включает два или три смысловых раздела: Внутренняя записка включает реквизиты согласно ГОСТу: Название вида документа пишется большими прописными буквами, оно, может, находиться по центру или от границы левого поля.

    Обязательными реквизитами внешней докладной записки являются: Рассмотрим за что могут составляться докладные:

    >

    Если обнаруживается факт невыполнения или недостаточно добросовестного выполнения должностных обязанностей, ответственные лица вправе составить должностную записку в соответствии с образцом, принятым в данной компании. О том, как правильно оформить подобный документ, на что нужно обратить внимание и готовые примеры записок – в этой статье.

    Назначение и виды

    Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.

    Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

    • опоздание без уважительной причины;
    • преждевременный уход с работы;
    • прогул;
    • появление в нетрезвом виде;
    • некорректное выполнение своих обязанностей;
    • бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
    • некорректное общение с коллегами и т.п.

    Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

    1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
    2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

    По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

    Как составить

    Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

    1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
    2. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).
    3. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания. Описывается факт, инцидент, который свидетельствует о некорректном выполнении служебного долга, непрофессиональных действиях или бездействии. Например, несвоевременное предоставление отчетности, некорректное заполнение документации, опоздание, некорректное общение с коллегами и т.п.
    4. После этого можно обосновать нарушение, квалифицировав его соответствующим образом – например, по трудовому законодательству (прогул, появление в состоянии опьянения) или в соответствии с внутренними нормативными регламентами организации (например, невыполнение профессионального стандарта при обслуживании покупателя на кассе).
    5. Если такие действия (или бездействие) повлекло за собой определенные санкции против компании, нужно подробно описать и этот факт. Например, «в результате бездействия сотрудника Иванова Н.К. на компанию был наложен штраф со стороны налоговой инспекции в сумме 10 000 рублей».
    6. Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.
    7. Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

    Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

    Кто и на кого подает

    Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

    • генерального директора;
    • его заместителя;
    • начальника филиала;
    • бригадира.

    При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

    Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности. То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя. На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

    Порядок оформления

    В разных организациях порядок фиксирования фактов нарушения трудовой дисциплины и письменного подтверждения может быть разным, однако в общем случае последовательность действий следующая:

    1. Фиксируется факт нарушения дисциплины, недобросовестного выполнения или полного невыполнения обязанностей. Можно применять средства аудио- и видеофиксации, привлекать других работников в качестве свидетелей.
    2. Составляется текст записки.
    3. Бумага заверяется ответственным лицом – как правило, это старший продавец, старший смены, бригадир, менеджер по персоналу и другие работники.
    4. Затем бумага подается непосредственно руководителю, на имя которого она была составлена.
    5. Руководитель рассматривает обращение по существу, принимает меры и издает свое распоряжение (приказ) или же отклоняет обращение, при необходимости разъясняя мотивы отказа сотрудникам, оформившим ее.

    Образец и примеры

    В общем варианте за основу можно взять такой бланк:

    Далее рассматривается несколько примеров докладных записок, которые можно взять за образец при необходимости зафиксировать факт невыполнения работником своих должностных обязанностей.

    Виды дисциплинарных взысканий

    В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

    1. Письменное замечание.
    2. Составление выговора.
    3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

    При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

    Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

    1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
    2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
    3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
    4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

    Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

    Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

    Выговор: инструкция по составлению

    После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

    Как правило, руководство принимает решение о выговоре, о чем сообщается в письменном распоряжении (приказе). При этом ни форма выговора, ни форма этого приказа не установлены, поэтому каждая компания вправе применять собственные бланки и образцы. Обычно в документе содержатся такие разделы:

    1. Дата, место составления приказа, полное официальное наименование организации.
    2. Название и номер приказа в соответствии с принятыми правилами документооборота (обычно в хронологическом порядке).
    3. Собственно изложение содержания приказа. Приводится информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер при наличии, прочие существенные сведения) и о причине объявления выговора. Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).
    4. Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
    5. Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).

    Образец приказа представлен ниже:

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием. Если сотрудник отказывается поставить подпись, составляется соответствующий акт об отказе, который подписывается другими работниками организации, засвидетельствовавшими этот факт.

    Отсутствие работника на его месте работы длительное время является дисциплинарным проступком. Законодательством в качестве меры наказания предусмотрено увольнение работника за прогул. Но прежде всего нужно выявить такое отсутствие. Оно должно оформляться таким документом, как докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте, составляемым руководителем подразделения, где работает отсутствующий.

    Какова роль докладной записки при увольнении?

    Докладная записка на сотрудника, который не явился на работу – это документ в письменном виде по извещению руководства о совершенном данным человеком проступке. На ее основании происходит оформление такого бланка, как акт об отсутствии работника на рабочем месте.

    Впоследствии же, изучив эти два документа, руководство хозяйствующего субъекта получит возможность прекратить действие трудового контракта с сотрудником за совершенный им дисциплинарный проступок — прогул.

    Обязанность по ее оформлению возлагается на руководителя, который возглавляет отдел, где работает отсутствующий сотрудник. Ее составлять может также и кадровый специалист.

    В случае когда данный документ оформляется, лучше всего его составлять сразу же в момент выявления правонарушения.

    Внимание!

    Роль докладной в процедуре расторжения

    трудового контракта

    с работником нельзя недооценивать, так как именно этот документ отражает необходимость создания акта об отсутствии сотрудника, а далее и самого приказа. Ее следует заполнять, когда не удается связаться с отсутствующим сотрудником, или он не предоставил вразумительных объяснений по телефону.

    Законодательством не предусмотрена обязанность оформления докладной на отсутствующего сотрудника. На предприятиях малого бизнеса ее могут и не составлять, так как руководство самостоятельно имеет возможность контролировать трудовую деятельность каждого работающего.

    Однако, на практике этот документ практически всегда оформляется при увольнении работника за прогул, особенно когда отсутствие человека длится более четырех часов подряд или целый день, и его за это администрация организации собирается уволить.

    Докладная содержит не только сведения о совершенном проступке, но и включает в себя рекомендации непосредственного начальника сотрудника по мерам наказания. Это имеет значение, так как высшее руководство может и не знать работника, совершившего проступок. На основании данного документа администрация может принять правильное решение при определении мер воздействия на работника.

    Роль документа повышается, если предприятие планирует привлекать провинившегося работника еще и к материальной ответственности. Докладная будет являться также одним из документов, устанавливающих факт совершения проступка.

    Важно! Если руководство компании планирует расторгать трудовой контракт с провинившимся работником, совершившем прогул, то одной докладной мало. Это всего лишь информационный документ.

    Основным бланком, фиксирующим факт совершения проступка на предприятии, является акт об отсутствии работающего человека на своем месте работы, который создается комиссионно.

    Скачать образец докладной записки

    Образец докладной записки об отсутствии сотрудника на рабочем месте скачать в формате Word.

    Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

    Документ заполняется в произвольной форме с применением правил делового письма. В докладной должен обязательно присутствовать ряд реквизитов. Ее можно заполнить от руки или же использовать компьютер.

    В верхней части документа справа указывается наименование должности руководителя фирмы, ее название, а также личные данные директора в дательном падеже. Ниже следует отразить должность, наименование отдела, в котором работает податель докладной, его Ф.И.О., записанные в родительном падеже.

    Ниже обязательно следует указать наименование документа. Здесь же можно проставить его регистрационный номер и дату составления.

    В следующей строке желательно в виде заголовка отразить краткое содержание документа. К примеру, «О неявке на работу».

    Далее в повествовательной форме следует отразить информацию о произошедшем случае. Обязательно в этом разделе нужно упомянуть дату и время, длительность отсутствия, должность, наименование структурного отдела, а также личные данные работника, который не явился на работу.

    После этого должны быть перечислены меры, которые были предприняты составителем данного документа, чтобы выяснить что случилось с отсутствующим работником. Например, что были предприняты попытки связаться с работником по телефонной или иной связи, и т.д.

    Затем отражаются результаты проведенных мероприятий по выяснению причин неявки этого сотрудника на работу. Здесь фиксируется получены ли он объяснения причин неявки на работу, есть ли у него подтверждающие документы и т. д.

    Важно! Если связаться с таким человеком не удалось, то это должно быть отражено в докладной записке.

    Желательно в докладной отразить возникшие последствия отсутствия сотрудника, особенно если хозяйствующему субъекту был нанесен материальный ущерб.

    Далее документ должен содержать просьбу начальника отдела о привлечении провинившегося работника к дисциплинарной ответственности и принятию администрацией соответствующих мер.

    Отступив немного места, составитель докладной ставит подпись в документе, с расшифровкой его должности и личных данных.

    tinyton.ru
    Как правильно написать докладную периодически отсутствует на рабочем месте
    Как правильно написать докладную периодически отсутствует на рабочем месте

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями: