Может ли договор оформлен на основании счета

Пример счета на оплату

В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.

Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.

Неоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает.

Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?

Счет на оплату — нужен или нет

Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

  • если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
  • если выставление счета прописано в договоре;
  • если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

Форма счета

Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

  • Дата составления,
  • Порядковый номер,
  • Платежные реквизиты получателя денежных средств,
  • Данные плательщика и покупателя,
  • Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
  • Должности и подписи уполномоченных лиц.
  • Наименование товаров, работ услуг,
  • Количество, единица измерения, цена и сумма.
  • Итоговая сумма к оплате.
  • Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

Узнайте является ли счет по 223 ФЗ, Гражданскому кодексу договором оферты, поставки. Здесь вы найдете мнения экспертов, является ли оплата счета договором, нужен ли счет на оплату, если есть договор.

Ответ:

Для того чтобы закрепить права и обязанности сторон подписывается контракт, который будет являть подтверждением согласия на совершение сделки. Предметом договора может быть товар и материальные ценности, выполнение работ или же оказание услуг. В общем порядке в нем прописывается сам предмет, сроки оплаты и время на полное совершение сделки. Однако, законодательством не предусматривается типовой образец договора, поэтому можно добавлять собственные условия, самое главное, чтобы они не противоречили законодательству.

В некоторых случаях дополнительно к подписанному договору выдается счет, представляющий собой необходимость оплаты определенной суммы. Но, является ли счет договором по 223-Ф3? Этот Федеральный закон не предусматривает того, что счет может заменять соглашение, а оплата по нему без подписания контракта будет считаться нарушением. В любом случае налоговая инспекция при проверке будет требовать наличие подписанного с обеих сторон договора, в случае отказа в представлении будут налагаться штрафные санкции. Таким образом, можно получить ответ на вопрос, является ли оплата счета договором оферты? Даже в случае поставки товаров такое действие будет незаконным. В этом же время имеется несколько исключений, которые по Гражданскому кодексу не требуют подписания соглашения, и будет достаточно оплаты счета.

Нужен ли счет на оплату, если есть договор — комментарии специалистов

Так как бухгалтерское дело очень важно, чтобы не дать наложить на предприятие штрафные санкции со стороны налоговой инспекции, следует тщательно изучить каждый отдельный вопрос. Практически каждая организация сталкивается с таким процессом, как подписание соглашения, и последующее выставление счета, что приводит к мысли, нужен ли счет на оплату если есть договор?

По мнению специалистов, организация имеет право не выставлять счет если в договоре прописаны тарифы, цена, наличие НДС и акцизного налога и сроки оплаты. Таким образом, все данные об цене товара или выполняемых услуг будут известны из контракта. Одним из примеров можно представить счет-договор на поставку товаров, где указывается весь перечень материальных ценностей и их цены, а после указывается общая сумма поставки.

Счет на оплату может понадобиться при подписании соглашений общего типа, как, например, на оказание коммунальных услуг, сотовой связи или дилерстве. В таких документах указываются права и обязанности обеих сторон, а о тарифах и ценах на услуги нет ни слова, по этому исполнению, для того, чтобы известить заказчика о необходимости выплатить деньги за выполненные услуги потребуется предоставить счет-фактуру.

Схематично сделку по договорам можно
представить в следующем виде:

Рис. 10-27 – Схема сделки по договорам и
счетам

С одной организацией может быть заключено
несколько договоров, а по одному договору может быть выписано
несколько счетов и оформлено несколько документов оплаты и
отгрузки. Например, ОАО «Ростелеком» при подключении телефона
заключает с организацией отдельный договор на каждый подключаемый
номер и сверку взаиморасчетов требует производить отдельно по
каждому договору
. Поэтому для сверки взаиморасчетов в таких случаях
удобно вести учет по договорам.

В системе СБиС++ допускается ведение учета по
договорам с одними организациями, и в то же время  учет без
договоров с другими контрагентами.

Если организация хочет вести взаиморасчеты в
разрезе договоров по всем совершаемым сделкам и контролировать
обязательность указания договора во всех расчетных документах, то в
настройках учета на закладке «Прочее» нужно поставить флаг
«Документы отгрузки, оплаты должны быть обязательно связаны с
договором
«:

Рис. 10-28 – Настройка контроля указания
договора в расчетных документах

Для того, чтобы вести учет по договорам,
требуется указание договора в каждом документе по сделке: в счетах,
в документах отгрузки и документах оплаты.

Рассмотрим пример оформления сделки по
договору: заключен договор, на основании договора выписан счет,
оформлена отгрузка по счету, оплачена отгрузка.

Сначала оформляется договор. Список договоров
ведется в отдельном реестре документов (пункт меню «Контрагенты/
Договоры
«).

Рис. 10-29 – Оформление договора

При оформлении договора обязательно
заполняются «Дата» и «Номер» договора, а также
указывается контрагент в поле «Лицо1«. Если платежи или
отгрузку по данному договору будет осуществлять третье лицо, то его
нужно указать в поле «Лицо2«.

Кроме того, при необходимости в договоре можно
указать период действия договора в поле «Срок действия с …
по…
«. Если срок действия по условиям договора не определен, то
поле «по» заполнять не нужно.

В системе СБиС++ при печати документов
отгрузки в качестве расчетного счета покупателя печатается основной
расчетный счет. Если же платежи от покупателя по договору
осуществляются не с основного расчетного счета, то его нужно
указать в поле «Расчетный счет покупателя«, и тогда именно
этот расчетный счет будет выводиться в печатных формах документов
отгрузки, оформленных по данному договору.

Для контроля отгрузки и оплаты по договору, в
поле «Сумма» нужно указать сумму договора. Если отслеживать
отгрузку и оплату по договору не требуется, то сумму можно не
указывать, в этом случае при указании договора в документах сумма
связи с договором будет равна нулю.

Если взаиморасчеты по данному договору ведутся
в валюте, то нужно поставить флаг «Взаиморасчеты в
валюте
«.

При необходимости описание договора или
выдержки из текста можно указать в поле «Описание«.

После оформления договора выписывается счет.
При оформлении счета нужно указать договор в поле «По
документам
«:

Рис. 10-30 – Указание договора в счете

Тип связи с договором автоматически становится
» » (Пусто) .

Рис. 10-31 – Тип связи » » (Пусто)

После выписки счета оформляется отгрузка. В
документе отгрузки в поле «По документам» нужно указать
счет. Кроме счета в документе должен быть указан договор. При
указании счета автоматически подвяжется договор, указанный в
основании счета. Хотя связь с договором создана автоматически, при
удалении счета из документа договор удален не будет
. Тип связи с
договором и счетом становится «Отгрузка основания» . В
результате счет становится отгруженным на сумму связи.

Рис. 10-32 – Отгрузка по счету и договору

При оформлении оплаты в платежном документе в
поле «По документам» нужно указать счет, по которому была
произведена отгрузка. Также в документе должен быть указан договор.
При указании счета договор подвяжется автоматически
. Тип связи с
договором и счетом становится «Оплата основания» .

Так как счет уже отгружен, то и оплата должна
быть отгружена, для этого при указании счета автоматически
подвяжется документ отгрузки, в основании которого был указан
данный счет. Тип связи с документом отгрузки становится
«Оплата» :

Рис. 10-33 – Оплата по счету и договору

В результате счет и документ отгрузки будут
оплачены на указанную сумму связи, а документ оплаты отгружен.

Схема связей при оплате и отгрузке по
договорам и счетам представлена на рисунке ниже. Сплошной линией
обозначены ручные связи, пунктирной – связи, созданные
автоматически:

Рис. 10-34 – Схема связей при расчетах по
договорам и счетам в программе

В данном примере рассмотрена схема оформления
документов в случае оплаты после отгрузки. Аналогичным образом
оформляются документы при отгрузке по предоплате, а также при
частичной предоплате и частичной последующей оплате.

Вместо договора основанием сделки может
выступать также и любой другой документ, например,
спецификация.

Если договор был оформлен задним числом и
указан в основании счета уже после оформления отгрузки и оплаты по
счету, то его вручную нужно указать во всех документах оплаты и
отгрузки по сделке.

Контроль взаиморасчетов

Для контроля указания договора в документах
используется знак , который появляется в
поле «Состояние» у документов, в которых указан договор.

Для отбора документов по конкретному договору
в реестре документов в параметрах выборки
(<Ctrl+Q>) его нужно указать в поле
«Договор«.

Рис. 10-35 – Отбор документов по договору

Согласно бухгалтерской и юридической терминологии, счет – это документ, согласовывающий с руководством оплату по безналичному или наличному расчету. Рассмотрим порядок выставления счета, информацию, которая указывается в этом документе и правила его оформления.

Когда необходимо выставлять счет

Наше законодательство не запрещает совершать сделки без счета. Поэтому, если условия договора о сотрудничестве между контрагентами не обязывают продавца выставлять счет на оплату, этот документ можно не оформлять. В данном случае покупатель оплатит товар или услугу на основании договоренности. Но бывают ситуации, когда без счета не обойтись. Чаще всего необходимость в этом документе возникает, когда покупатель должен перечислить продавцу сумму, которая изначально не определена. Например, счет обычно выставляется при оплате услуг связи, т.к. в договорах этой категории точная сумма оплаты заранее не прописывается.

Кроме того, счет-фактура должен быть выставлен в тех случаях, когда организация совершает операции, подлежащие налогообложению НДС, а также в ряде других ситуаций, прописанных законодательством.

Данный счет покупателю (заказчику) выставляется:

  • организацией, которая освобождена от НДС (статья №145 НК РФ);
  • организацией, реализующей товары (услуги) по агентскому договору от собственного имени, если используется общая система налогообложения (п.1 статьи 169 НК РФ);
  • организацией, получившей частичную оплату (аванс) от заказчика за реализацию товара (услуг) (ст. 168 НК РФ).

Предназначение счета

Удобно и быстро работать со счетами, актами и накладными в сервисе Моё дело можно заполнять счета, акты и накладные онлайн.

Основное предназначение счета проявляется в ускорении расчета между контрагентами сотрудничества. Счет можно рассматривать как документированное предварительное соглашение, в котором продавец назначает цену за свой товар (услугу), после чего покупатель производит оплату. Как правило, в таких случаях счет оформляется в единственном экземпляре.

В финансовой сфере счет-фактура относится к категории хозяйственных документов, которые используются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, являющимися плательщиками НДС. Как правило, счет выставляется продавцом (исполнителем) после продажи товара или услуг. Кроме того, этот документ может использоваться для подтверждения оплаты НДС и акцизного сбора. Иногда счет используется для информирования покупателя о стране-производителе товара, передачи сведений о номере таможенной декларации и т.д. Чтобы документ мог считаться основанием для вычета НДС с покупателя, он должен выписываться по строго установленной форме и оформляться в двух экземплярах.

Выставляется ли счет от физического лица?

Поскольку физические лица не являются плательщиками НДС, они не могут выставлять счет. Если у физического лица, совершающего какую-либо сделку, возникла острая необходимость в выставлении счета, можно решить проблему двумя способами:

  • оформить ИП/ЗАО/ООО;
  • составить договор с организацией на предоставление услуг, на основании которого физическое лицо получит оплату.

Но счет, выставленный напрямую от физического лица, не будет иметь абсолютно никакой юридической силы.

Счет на оплату от ИП или ООО

Поскольку счет не является бухгалтерским подотчетным документом, на сегодняшний день строгой формы, утверждающей его вид, не существует. Счет может выписываться в бумажном или электронном виде, однако в нем обязательно должна указываться следующая информация:

  • реквизиты юридического лица или ИП (наименование организации, идентификационный код, юридический адрес, правовая форма);
  • банковские реквизиты (наименование, адрес, корреспондентский и расчетный счет, БИК);
  • коды (ОКПО, ОКОНХ).

Указав все необходимые реквизиты, составитель документа должен прописать номер счета, поставить дату и указать наличие или отсутствие НДС. В конце счета ИП или юридическое лицо указывает свою фамилию, инициалы и личную подпись. Согласно правилам, печать можно не ставить.

Чаще всего, счет оформляется в стандартных офисных программах – Word или Excel, в которых можно создать шаблон, чтобы вносить в него необходимые данные. Также существуют специальные программы для формирования счетов, в которых предусмотрен ряд дополнительных функций: автоматический учет совершенных сделок, отслеживание оплаты, устранение возможных ошибок и т.д.

Как выставить счет на английском языке

В процессе сотрудничества с зарубежными партнерами может возникнуть необходимость в оформлении счета на английском языке. Само слово «счет» на английский переводится как «invoice». Этот документ может использоваться без перевода, но в нем обязательно должна указываться следующая информация:

  • имя и контакты продавца;
  • исходящий и входящий номер;
  • контактные данные покупателя (заказчика);
  • данные о компании;
  • вид налогообложения;
  • дата покупки/отсылки товара;
  • номер заказа, по которому покупатель сможет отслеживать доставку товара;
  • информация о налогах;
  • информация о возможных штрафах за несвоевременную оплату товара, его порчу и т.д.;
  • условия возврата товара;
  • дата выписки;

и т.д.

Составляя счет для работы с иностранными партнерами, важно учитывать, что законодательство других стран может отличаться от нашего, поэтому чтобы избежать возможного недопонимания, следует излагать информацию максимально подробно. Кроме того, обращайте внимание, что данные, указанные в счете, должны соответствовать информации в товарных накладных.

Распространенные ошибки при составлении счета

В процессе составления и оформления счета чаще всего допускаются следующие ошибки:

    1. Отсутствие расшифровки подписи

    Без расшифровки подписи уполномоченных лиц документ может быть признан недействительным. Если счет оформляется в электронном виде, то расшифровывать подпись не нужно, т.к. все необходимые сведения уже содержатся в электронной подписи.

    2. Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры

    Многие путают понятия «дата составления» и «дата выставления» счета-фактуры. В пункте 3 статьи 168 НК РФ эти термины не расшифровываются. Закон лишь указывает, что счет-фактуру нужно выставить не позже 5 дней с момента отгрузки товара. Кроме того, в реквизитах стандартной формы документа используется всего одна дата, которая одновременно выступает, как дата составления и дата выставления счета.

    3. Счет-фактура не получен в налоговый период, заявленный к вычету НДС

    Согласно рекомендациям Минфина, заявлять вычет следует в том же налоговом периоде, в котором был получен счет. Чтобы исключить возможность несоответствия, рекомендуется хранить квитанции и вести журнал входящей почты.

    4. На экземплярах счета продавца и покупателя указаны разные даты

    Это может произойти в тех случаях, если документ исправлялся, и конечный вариант не был сохранен. Если в экземплярах одного счета-фактуры указаны разные даты, документ не может считаться доказательством сделки.
    Кроме того, при составлении счета часто допускаются ошибки в оформлении «шапки» документа
    . Например, может быть указана неправильная информация в наименовании продавца или покупателя, в их адресах, ИНН и т.д., из-за чего документ будет признан недействительным.
    Чтобы исправить ошибку в счете-фактуре, неверный показатель следует зачеркнуть, вписать правильные данные, после чего отметить дату изменения документа, поставить подпись и печать предприятия. Обратите внимание, что вносить изменение в этот документ имеет право только организация, выписавшая счет.

    Не нашли ответа на свой вопрос?
    Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7(499)703-32-46 (Москва)

    +7(812)309-26-52
    (Санкт-Петербург)

    Это быстро и бесплатно!

    tinyton.ru
    Может ли договор оформлен на основании счета
    Может ли договор оформлен на основании счета

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями: