Образец заявления на возмещение расходов по договору управления услуги за наличный расчет

Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению. Причём объём средств, направленный на покрытие расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией такого имущества, законодательно не ограничен. К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ.

Обоснование необходимости

Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.

Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:

  • легковой;
  • грузовой;
  • мотоцикл.

Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.

Компенсация ГСМ

Организация должна возместить издержки, возникшие при использовании личного транспорта работника для её нужд, если ситуация удовлетворяет ряду условий:

  • руководство поставлено в известность;
  • сотрудник — собственник автомобиля или имеет доверенность на управление;
  • размер компенсации установлен соглашением сторон;
  • отношения оформлены в письменном виде;
  • затраты подтверждены соответствующими документами;
  • имеется обоснование (расчёты и бумаги) того, что машина эксплуатируется в интересах компании.

Кому положено

Покрытие расходов на приобретение бензина, дизельного топлива, масел и других материалов предоставляется владельцу или лицу, имеющему полномочия на вождение либо распоряжение автомобилем. Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами.

Чаще всего — это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него.

У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон. Они связаны с налогообложением, размером выплат, возможностями по использованию имущества.

Оформление

Один из самых очевидных способов возместить расходы на ГСМ — компенсация, установленная руководителем. Её объём и виды затрат, подлежащие возмещению, согласовывают с сотрудником. Кроме топлива, в список могут входить ремонт и амортизация. При необходимости сумма может быть увеличена.

Приведённый вариант имеет как достоинства, так и недостатки:

+
Не требуется заключение соглашения. Нормы, установленные законодательством, не покрывают реальных издержек.
Легко скорректировать размер выплат. Восполнение затрат сверх лимита не уменьшает базу налога на прибыль.

В этом случае нужно действовать следующим образом:

  • согласовываются все детали возмещения;
  • составляется Дополнительное соглашение к трудовому договору о компенсации ГСМ;
  • издаётся соответствующий Приказ на компенсацию ГСМ;
  • служащий передаёт в бухгалтерию компании Заявление на компенсацию ГСМ на ежемесячную компенсацию средств, потраченных на обслуживание автомобиля.

Оптимальный порядок покрытия финансовых затрат на эксплуатацию машины сотрудника в интересах организации — это Договор аренды ТС без экипажа. Гражданский кодекс РФ предлагает альтернативу: нанять транспорт с экипажем или без него. Первый вариант не может быть использован, поскольку в рассматриваемом случае водитель является собственником. Как следствие, у него не получится заключить трудовой контракт с самим собой.

Используя такой способ, можно учесть любые нюансы, например:

  • размер арендной платы;
  • какая из сторон оплачивает ремонт и заправку;
  • возмещение собственнику суммы, потраченной на транспортный налог, или стоимости страхового полиса.

Оформление отношений таким способом, несомненно, выгодно организации и владельцу автомобиля вместе с тем есть отрицательные моменты:

+
Сумма прибыли, которая принимается для исчисления налога, уменьшается на расходы, связанные с оплатой найма. Стоимость аренды облагается НДФЛ — 13%.
Компания может взять на себя все затраты по эксплуатации транспорта и учесть их при расчёте обязательного взноса в бюджет. Требуется составление договора.

Сделка по аренде предполагает следующий алгоритм:

  • согласование с руководством фирмы привлечения собственного транспорта служащего;
  • выбор способа возврата средств, использованных на обслуживание машины;
  • подписание соглашения;
  • переоформление ОСАГО с учётом изменившегося количества лиц, допущенных к управлению;
  • составление бумаг, подтверждающих передачу автомобиля организации на оговорённый заранее срок.

Вариант, при котором вознаграждение за предоставление транспортного средства для исполнения служебных обязанностей не предполагается, выгоден, если оно принадлежит, например, учредителю. Впрочем, если необходимо, перечисление денег можно оформить, как материальную помощь сотруднику.

Использование имущества по безвозмездному соглашению увеличивает основу для расчёта налога на прибыль, согласно рыночной стоимости услуги, оказанной бесплатно.

В этом и состоит самый большой минус такого способа. И всё же он дешевле, чем простой возврат денег за ГСМ.

Выплата

Покрытие расходов сотрудника на использование личной собственности в рабочем процессе происходит с периодичностью, указанной в соглашении, подписанном обеими сторонами. Чаще всего — один раз в месяц. Во время отпуска, больничного, командировки возмещение не предусмотрено.

Для получения денег нужно представить ряд документов:

  • паспорт транспортного средства;
  • свидетельство о регистрации;
  • доверенность (если служащий не является владельцем);
  • обоснование расходов, например, чеки;
  • путевые листы подтверждающие, что автомобиль эксплуатировался для нужд фирмы (Путевой лист легкового автомобиля).

По последнему пункту нередко возникают споры. Дело в том, что такая бумага предназначена для учёта перемещений транспорта, принадлежащего компании.

Законодательство не регламентирует применение личной собственности в служебных целях и не требует заполнения соответствующей документации.

Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем. Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.

Налогообложение

Все организации, неважно применяют они общую систему или УСН, возмещение затрат на привлечение личного транспорта сотрудника для исполнения служебных обязанностей относят к расходам.

В случае легкового автомобиля — эта величина ограничивается на законодательном уровне:

Характеристика объёма двигателя (куб./см) Норма (руб./мес.)
Не более 2000 1200
От 2000 1500

Для грузовиков сумма не регламентируется. А при эксплуатации мотоцикла базу налога на прибыль можно уменьшить на 600 рублей. Тип легко определяется с помощью ПТС или свидетельства о регистрации.

На выплаты работнику, в свою очередь, не начисляются:

  • НДФЛ (не отражается в соответствующей декларации);
  • обязательные взносы в ФСС и ПФР.

Чтобы избежать возникновения налога необходимо передать в организацию бумаги для подтверждения:

  • права собственности на транспорт;
  • применение машины для нужд компании;
  • суммы фактических затрат на эксплуатацию.

Нередко возникает вопрос, обложения доходов физического лица, полученных сверх норматива, установленного для прибыли Правительством РФ. Такой подход не совсем верен. И несколько лет назад ВАС принял решение, что указанные лимиты нельзя применять для определения базы НДФЛ. Следовательно размер возмещения ничем не ограничен.

В случае когда сотрудник управляет автомобилем, который ему не принадлежит, мнения о взимании налога с суммы компенсации разделились. ФНС и Минфин считают, что НДФЛ нужно начислять. В то же время есть несколько судебных решений в пользу освобождения от обязательной выплаты. Однозначного ответа пока не существует.

А вот организация, сможет учесть в составе расходов выплаты, связанные с возмещением затрат на использование транспортного средства, управляемого по доверенности.

Такие действия удовлетворяют нормам НК РФ, при условии, что сотрудник представит следующие бумаги:

  • копию технического паспорта;
  • путевой лист с учётом служебных поездок.

Расчёт суммы

Размер выплаты определяется по соглашению сторон. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана провести соответствующие вычисления.

Ниже представлен примерный образец:

Операция Наличие в начале периода Уменьшение объекта учёта
Покрытие издержек на привлечение собственности сотрудника в рабочем процессе. 26 73.
Удержан НДФЛ с возмещения, предоставленного сверх, установленной нормы. 73. 68.
73. 50-1. Выдача денег из кассы.
73. 51. Перечисление с расчётного счёта организации на карточку служащего.

Периодичность

Работодатель исполняет обязательства, связанные с расходами подчинённого на применение собственного автотранспорта для служебной необходимости, ежемесячно.

Затраты на ГСМ в текущем периоде покрываются до его окончания.

Все сроки должны быть согласованы обеими сторонами и оформлены в письменном виде.

Таким образом, для восполнения расходов, связанных с эксплуатацией машины, которая находится в собственности или управляется по письменному уполномочию, нужно придерживаться простого алгоритма:

  • поставить в известность руководителя компании о желании привлечь своё имущество для выполнения служебных функций;
  • выбрать способ оформления отношений (договор аренды самый выгодный);
  • представить все бумаги для подтверждения правомерности распоряжения автомобилем;
  • написать заявление в бухгалтерию;
  • своевременно и аккуратно передавать чеки и другие бумаги для отчёта о потраченных средствах;
  • составлять путевые листы, в которых показываются все передвижения по заданию компании;
  • помнить, что издержки не возмещаются в период отпуска, больничного, командировки и в нерабочее время;
  • получать компенсацию ежемесячно на зарплатную карту или наличными деньгами в кассе;
  • выплата не включается в базу налога на доходы физических лиц и не вносится в соответствующую декларацию, за исключением арендной платы по договору;
  • страховые взносы не перечисляются;
  • компания имеет возможность минимизировать налогооблагаемую прибыль за счёт затрат, связанных с наймом транспорта, приобретением топлива, осуществлением текущего ремонта и техобслуживания.

Негласно компенсация ГСМ помимо экономической справедливости, носит ещё и характер мотивационной выплаты. Компании, которые в полном размере и без задержек выплачивают вышеуказанное возмещение, находятся на более высоких позициях в рейтинге работодателей.

В различных случаях при проведении юридических разбирательств или других мероприятий, связанных с материальными затратами, имеет смысл заключить соглашение о возмещении расходов. Для этого используется стандартный бланк договора, в котором указываются данные сторон, заключивших основной договор. Одна из сторон добровольно берет на себя возмещение материальных затрат, которые понесет вторая сторона в процессе выполнения договора. Если имеются оговорки и описаны виды расходов, которые возмещению не подлежат, то они указываются отдельными пунктами. Например, возмещение транспортных расходов может не включать в себя заказ такси, и подразумевает использование исключительно муниципального транспорта. Также соглашение о возмещении расходов может обязать одну из сторон представить подтверждающие документы, чеки и квитанции, согласно которым рассчитывается сумма понесенных трат.

Вы можете скачать образец соглашения ниже.

Соглашение о возмещении расходов

Мы, (ФИО) , с одной стороны,

и (ФИО) , с другой стороны,

заключили настоящий договор о нижеследующем:

Если требования истца оказались правомерными, а в деле за плату участвовал юрист, можно подать заявление о взыскании расходов на оплату услуг представителя.

И гонорар юриста или иного представителя, даже не имеющего юридического образования, можно вернуть. Суд обязан взыскать денежные средства с проигравшей стороны, рассмотрев заявление о взыскании расходов на оплату услуг представителя. Кстати, если выиграет ответчик, в том числе по встречному иску, он тоже может подать такое заявление.

Заявление о взыскании расходов на оплату услуг представителя не является исковым. Требование связано со спором, который рассматривает (или уже рассмотрел) суд и правом сторон на компенсацию судебных расходов в гражданском судопроизводстве. Нюансы и особенности процедуры возмещение затрат на представителя размещены ниже.

Скачать образец: 

  Заявление о взыскании расходов на оплату услуг представителя (15,5 KiB)

Пример заявления о взыскании расходов на оплату услуг представителя

В Бийский городской суд Алтайского края

Заявитель: Белова Виктория Владимировна,

адрес: 659300, г. Бийск, ул. Мухачева, д. 74

Заинтересованное лицо: ЗАО «Страховое дело»,

адрес: 659300, г. Бийск, ул. Савинкова, д. 16

Заявление о взыскании расходов на оплату услуг представителя

17 октября 2020 г. мною в качестве истца направлено в Бийский городской суд исковое заявление к ЗАО «Страховое дело» о  взыскании денежных средств, а именно суммы страхового возмещения в связи с наступлением страхового случая: частичной потери трудоспособности с установлением 2 группы инвалидности. 15 января 2021 г. Бийским городским судом вынесено решение суда по гражданскому делу об удовлетворении заявленных исковых требований в полном объеме.

В судебных заседаниях от моего имени участвовал представитель: юрисконсульт ООО «Правое дело» Иванчуков Сергей Васильевич. Представитель привлечен к делу на основании заключенного договора возмездного оказания юридических услуг от 01.10.2020 г. Мною понесены следующие расходы: 1 800 руб. на составление и нотариальное удостоверение доверенности (копия квитанции оплаты услуг нотариуса прилагается), 5 000 руб. на составление искового заявления, 9 000 руб. за участие в заседаниях (по 3 000 руб. за участие в каждом заседании, всего заседаний – 3).

В связи с изложенным и в соответствии со ст. 100 Гражданского процессуального кодекса РФ, с учетом того, что решение суда состоялось в мою пользу,

Прошу:

  1. взыскать с ЗАО «Страховое дело» расходы на оплату услуг представителя по делу Иванчукова Сергея Васильевича в размере 15 800 руб.

Приложение:

  1. Копия решения суда на 4 л. в 1 экз.;
  2. Копия квитанции по оплате услуг нотариуса;
  3. Копия договора об оказании услуг представителя;
  4. Копия расписки о получении денежных средств представителем.

Белова В.В.                                                            20.02.2021

Какие расходы на оплату услуг представителя можно взыскать

Какие именно расходы на представителя подлежат компенсации? Анализ судебной практики позволяет нам утверждать, что практически все, связанные с делом, но не всегда в полном объеме. Одно из важнейших условий — все понесенные расходы должны быть документально подтверждены.

Возмещаются услуги на соблюдение досудебного порядка урегулирования споров — составление досудебных претензий. Подтверждать можно отдельным договором на оказание услуг или включить в состав услуг общего договора.

Как правило представитель предъявляет суду нотариально удостоверенную доверенность на представление интересов. А это — расходы на оплату услуг нотариуса. Затраченную сумму можно взыскать в полном объеме. Но при условии, что нотариус оформил не общую доверенность, а специальную — на представление интересов именно по такому гражданскому делу. Правда, можно обойтись и без нотариального оформления доверенности – путем устного или письменного заявления в суде (ст. 53 ГПК).

Между представителем и доверителем заключается договор – его копия обязательно должна быть приложена к заявлению на оплату услуг представителя. А оригинал представлен для ознакомления. В договоре отражается или полный перечень услуг и их стоимость (подготовка искового заявления, представительство в суде, подготовка ходатайств и др.) и их стоимость, или общая сумма, выплачиваемая доверителем (стороной дела).

Кроме того, должен иметь место «акт приема оказанных услуг», где указывается наименование и стоимость каждой оказанной представителем услуги, и расписка в получении денежных средств. Расписка должна содержать дату и место составления, размер денежной суммы, переданной представителю, объем оказанных услуг.

Как составить заявление о взыскании расходов на оплату услуг представителя

Заявление подается на любой стадии судебного производства, включая апелляционное обжалование. Форма и алгоритм составления — общие. Наименование суда, заявителя, просьбы взыскать судебные расходы на представителя. 

Подготовленное заявление с приложением копий документов, подтверждающих оплату услуг представителя, подается в суд, который рассматривал дело. Если положительное решение суда в Вашу пользу уже состоялось, а издержки в виде оплаты услуг представителя не взысканы, то такое заявление Вы вправе подать в любое время. В тот же суд.

При взыскании других судебных расходов, помимо услуг представителя, воспользуйтесь заявлением о взыскании судебных расходов.

Рассмотрение судом заявления о взыскании расходов на оплату услуг представителя

Закон предоставляет возможность возместить денежные суммы на оплату услуг представителя только в разумных пределах. Юридически они не установлены, но подразумевают учет судом цены иска (юридическая помощь не может быть больше взысканной суммы), а также средних цен на такие услуги в регионе и сложности дела. Проигравшая сторона может подготовить возражения на заявление. В качестве аргумента использовать средние цены в регионе, ставки адвокатов (утвержденные коллегией адвокатов).

Как правило, судами подлежащие компенсации за услуги представительства суммы значительно снижаются, поэтому, если заявитель не злоупотребил правом в части определения размера суммы, на вынесенное судом определение можно подать частную жалобу.

Если состоялся отказ от иска, оплата услуг представителя не взыскивается. За исключением случая, когда ответчик добровольно выполнил требования истца. Тогда можно подать заявление о взыскании расходов на оплату услуг представителя.

Если сторонами было заключено мировое соглашение, подразумевается, что вопросы возмещения расходов должны были быть определены сторонами до его подписания. То есть суд вернет заявление о взыскании расходов на оплату услуг представителя, оставив его без рассмотрения, если утверждено мировое соглашение.

Файл текстовой версии: 2,8 кб

Образец документа:

__________________________________________
(наименование работодателя)
адрес: ___________________________________
от _______________________________________
(Ф.И.О. работника, должность,
структурное подразделение)
адрес: __________________________________,
телефон: ____________, факс: ____________,
адрес электронной почты: ________________

Заявление о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личного мобильного телефона

В период с __________________ по _________________ в связи со служебной
необходимостью, а именно: _______________________________________________,
___________________________________________________________________________
(Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение)
велись служебные переговоры по личному мобильному телефону ____________
__________, что подтверждается ___________________________________________.

Стоимость услуг телефонных разговоров, произведенных по личному мобильному телефону в служебных целях составила ________ (__________) рублей, что подтверждается детализированным счетом за услуги сотовой связи от «___»________ ____ г. N ___ (позиции N ________).

На основании вышеизложенного и руководствуясь ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, просьба возместить расходы на служебные переговоры по личному мобильному телефону в размере ________ (__________) рублей в следующем порядке ________________________________________________.

Приложение:

1. Документы, подтверждающие служебный характер переговоров.

2. Копия детализированного счета за услуги сотовой связи от «___»________ ____ г. N ___.

«___»________ ____ г.
___________________
(подпись)

Приложения к документу:

  • Заявление работника о возмещении работодателем расходов на оплату служебных переговоров с личного мобильного телефона.rtf (Rich Text Format)

Какие документы есть еще:

  • Все документы из раздела «Заявление»
  • Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «Заявление»:

tinyton.ru
Образец заявления на возмещение расходов по договору управления услуги за наличный расчет
Образец заявления на возмещение расходов по договору управления услуги за наличный расчет

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: