Приказ о ведении трудовых книжек на главного бухгалтера

Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем. Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек. При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения. Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия» ООО «Мелодия» Приказ 10 марта 2014 года №35 (краткое содержание) В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 Приказываю:

  1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
  2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин Отсутствие на рабочем месте кадровика На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  • командировки}
  • отпуска}
  • временной нетрудоспособности}
  • увольнения}
  • иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Важно

Какие нормативные акты регулируют порядок ведения документа о стаже? Правила ведения подробно рассматриваются в следующих документах:

  • Ст. 66 ТК РФ;

Как осуществляется хранение и учет? Согласно Правилам, ответственность за сохранность бланков работников лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков работников компании.

Такое решение оформляется приказом. Приказ о ведении трудовых книжек, образец скачать Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они хранятся в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата.
Все бланки подлежат строгому учету и хранятся согласно правилам. Для учета ТК необходимо вести две книги:

  • приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании.

Образец приказа о ведении трудовых книжек

Внимание

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным. Можно ли обойтись без ответственного Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя.

Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек. Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Образец приказа о ведении и хранении трудовых книжек

  • Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.
  • Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политикефирмы.
    После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов
    . Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Образец приказа о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек

Инфо

В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя. Кого назначить ответственным Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов.

В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа. Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Образец приказа об ответственном за ведение трудовых книжек

Главная → Бланки → Приказ → Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (примерный образец) Тематика документа: Приказ Файл текстовой версии: 1,5 кб Сохранить документ: Cкачать документ » Образец документа: Общество с ограниченной ответственностью «Серпантин» Приказ N 3 «О назначении ответственного за ведение трудовых книжек» г. Вологда26.06.2011 Во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.

N 225, Приказываю 1. С 26.04.2011 назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек инспектора отдела кадров Лаврову О.А. 2. В случае отсутствия на работе Лавровой О.А. ведение трудовых книжек возлагается на бухгалтера Орлову И.С. 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. Заявление на заведение трудовой книжки образец скачать При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение. Срок изготовления новой ТК — 1 неделя (п. 8 Правил).
Какая информация указывается в трудовой книжке? Какие сведения вносятся в трудовую книжку? При первичном оформлении ТК в титульный лист вносятся следующие данные о работнике:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • информация об образовании;
  • профессия;
  • специальность.

После оформления титульного листа работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз. 1 п. 2.2 Инструкции).

  • название документа(с обозначением сути);
  • его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
  • наименование предприятия;
  • дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

  • дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
  • назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Образец приказа о ведении трудовых книжек образец

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере. При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

  1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
  2. В бланк также вносится и основание – т.е.

Согласно законодательству, устраиваясь на работу, работник должен предоставить работодателю трудовую книжку, которая остается у него на хранении до конца трудовых отношений. На работодателя в соответствии с законом возлагаются обязанности по хранению данного документа. В связи с этим он должен назначить ответственное лицо за хранение и заполнение книжки. Для этого издается приказ о назначении ответственного за трудовые книжки, образец которого можно скачать ниже.

Важно: трудовая книжка – это один из важных документов, свидетельствующих о стаже человека.

Даже при наличии на предприятии кадрового отдела, занимающегося всеми документальными делами сотрудников, работодатель обязан назначить ответственного за трудовые книжки.

В его обязанности входит:

  • Контроль над хранением трудовых книжек;
  • Обеспечение для этого всех условий, чтобы не было доступа третьим лицам;
  • Он не имеет право их выдавать, только заверенная копия или оригинал под расписку в одном случае — для ПФР (образец заявления о выдаче трудовой книжки);
  • Заполнение учетной документации;
  • Выполнение прочих функций, связанных с передвижением трудовых книжек.

О правильном составлении приказа о назначении ответственного лица за трудовые книжки можно прочитать на blankived.ru.

Оформление приказа о назначении ответственного

Так как работодатель несет полную ответственность за надлежащие хранение и ведение трудовых книжек, он создает указ в произвольной форме с учетом положений компании – унифицированной формы для данного случая нет.

Однако в бланке приказа должны присутствовать юридически обоснованные данные:

  • В шапке приказа идет информация о предприятии, месте составления;
  • Указывается номер и дата приказа;
  • После слова «Приказ» указывается информация, о чем документ;
  • Обоснование – п.45 Правил ведения трудовых книжек;
  • Далее идет само распоряжение руководителя в отношении определенного лица – ФИО, должность;
  • Этим же приказом назначается замещающее лицо на момент отсутствия основного сотрудника;
  • Размер вознаграждения;
  • Ответственное лицо за исполнение приказа;
  • Подпись руководителя с полным указанием инициалов;
  • Подпись всех сотрудников, касательно которых он издан.

Важно: приказ о назначении можно составить на обычной бумаге или на фирменном бланке компании.

На время отсутствия основного работника

Если появляется необходимость передать полномочия ответственного за ведение трудовых книжек другому сотруднику, издается новый приказ о назначении, при этом новый сотрудник обязан принять все дела по акту.

Получив новые обязанности, сотрудник должен:

  • Принять все хранимые документы работников по акту;
  • Проверить состояние и правильность заполнения книги учета трудовых книжек, движения документов и вкладышей к ним;
  • Удостоверится в наличие и сохранности всех книжек;
  • Проверить запас бланков;
  • При отсутствии некоторых документов выявить причину их отсутствия;
  • При отсутствии вменяемых объяснений инициировать создание комиссии, мероприятия и выводы которой фиксируются в специальном акте.

Согласно законодательству именно на руководителя возлагается вся обязанность по организации мероприятий, связанных с надлежащим хранением трудовых книжек, а уже назначенный указом сотрудник должен обеспечить хранение, ведение и учет движения трудовой документации.

Образец оформления назначающего приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец — скачать.

Организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них должен работодатель (п. 45 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). А приказ о назначении ответственного за трудовые книжки, за их ведение, сохранность, учет и выдачу как раз подтвердит, что компания свою обязанность выполняет. Образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки смотрите в статье.

Если порядок учета трудовых книжек нарушает ответственный сотрудник, то трудинспекторы не вправе штрафовать за это компанию по статье 5.27 КоАП РФ (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.10.06 № 09АП-2127/2006-АК). А вот если сотрудник не назначен, то вся ответственность за учет книжек возлагается на компанию (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.08.06 № 09АП-9595/06-АК). Расскажем, как составить такой важный для компании документ и приведем образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки.

В каком виде составляется приказ

Приказ о назначении ответственного сотрудника за трудовые книжки компания может составить в произвольном виде. Никакой специальной формы для этого не предусмотрено.

Что предусмотреть в приказе о назначении ответственного сотрудника

В приказе о назначении ответственного за трудовые книжки указывают Ф. И. О. и должность сотрудника. На случай его отсутствия (отпуска, командировки, болезни) можно сразу же в приказе обозначить, кто будет исполнять его обязанности. Это избавит компанию от издания приказов об и. о. каждый раз, когда ответственного сотрудника не будет на работе. Ниже дан образец, который мы составили с учетом требований инспекторов.

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.Образец

Общество с ограниченной
ответственностью «Компания»

ПРИКАЗ

01.12.2014                                                                                                              № 178

о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками

Во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить бухгалтера Салову Елену Петровну ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников (в соответствии с п. 4.2 трудового договора от 01.12.2014 № 15-ТД).

2. Назначить секретаря Смирнову Ксению Геннадьевну ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников в периоды отсутствия Е.П. Саловой с доплатой 500 (двести) рублей за каждый день исполнения дополнительных обязанностей.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Петрову А.П.

Директор                                                                              Иванов И. И.

С приказом ознакомлены:

Бухгалтер                              01.12.2014                              Е.П. Салова

Бухгалтер                              01.12.2014                             К.Г. Смирнова

Главный бухгалтер              01.12.2014                              А.П. Петрова

  • Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки скачать

(наименование организации)

Приказ

 

  В целях выполнения требований  п. 45  «Правил  ведения  и  хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»,  утвержденных  постановлением  Правительства  Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»  

 П Р И К А З Ы В А Ю :

1. Назначить с   г. лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них  .

Основание: .

2.  В случае отсутствия на работе   ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, возлагается на    .

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель организации    
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

 С приказом ознакомлен(ы):

(должность)  (личная подпись)  (расшифровка подписи) (дата)

tinyton.ru
Приказ о ведении трудовых книжек на главного бухгалтера
Приказ о ведении трудовых книжек на главного бухгалтера

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: