Требования к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке (ТК) делается соответствующая запись.

Скачать для просмотра и печати:

Бланк книги учёта и движения трудовых книжек

Обязательной фиксации подлежит информация о порядковом номере приказа и должности лица, в отношении которого он выдан. Вместе с этим работодатель или ответственный сотрудник обязан зафиксировать факт передачи пакета документов в книге учета.

Местом хранения журнала является:

  1. кадровый отдел;
  2. бухгалтерия;
  3. секретариат.

Что представляет собой документ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — это своеобразный регистр, основным предназначением которого является накопление сведений о передаче ТК от работников работодателю с последующим их возвращением законным владельцам.

Журнал должен иметь установленную Постановлением Российского Министерства Труда форму и соответствовать правилам оформления, закрепленным законодательно. Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности.

Для чего нужна книга

Документ требуется для фиксации фактов:

  1. Передачи ТК руководителю предприятия.
  2. Оформления ТК для работника, который устраивается на работу в первый раз.
  3. Выдачи дубликата.
  4. Оформления нового вкладыша.
  5. Выдачи ТК в связи с увольнением.

Внимание! Представленная информация вносится в журнал от руки с учетом хронологии.

Наличие на предприятии данного документа обеспечивает порядок в работе с трудовыми книжками, способствует определению ответственности в случае их утери.

Согласно правительственному Постановлению № 225 работодатель обязан не только иметь журнал, но и придерживаться правил хранения и внесения данных. Вместе с книгой учета работодатель должен вести расходно-приходную книгу, предназначением которой является фиксация сведений о документах, приобретенных за счет предприятия.

Скачать для просмотра и печати:

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»

Кто ведет книгу

Полномочиями на ведение журнала, как правило, наделяются:

  • сотрудники кадрового отдела;
  • бухгалтеры;
  • менеджеры по персоналу.

Процедура назначения такого сотрудника предусматривает выдачу соответствующего приказа, на основании которого он приступает к выполнению своих обязательств.

Полезно знать! Особых требований к оформлению приказа законодательством не предусмотрено, главное, чтобы он включал данные о личности ответственного сотрудника и детальный перечень его полномочий.

Замена ответственного лица

При необходимости замены лица, ответственного за ведение книги, к примеру, в случае его увольнения или перевода на другую должность, составляется акт приема-передачи документов. В бланк акта вносится полный перечень документации, подлежащей передаче.

Уполномоченного сотрудника в обязательном порядке знакомят с ответственностью, которая наступает вследствие нарушения правил ведения документов строгой отчетности, в число которых входит книга учета.

Правила заполнения

В соответствии с законодательными нормами на обложке журнала указывается полное название компании, период, на протяжении которого велся документ. Характер информации внутри книги зависит от причины ее внесения.

При трудоустройстве

Так, при приеме на работу в столбцы бланка вносятся такие сведения:

  1. номер по порядку (1 столбец);
  2. дата внесения данных (2,3,4 столбцы);
  3. ФИО владельца ТК. Чтобы избежать возможности наложения штрафа контролирующими органами, фамилию, имя и отчество работника следует прописывать полностью (5 столбец);
  4. серия и номер ТК, а при наличии и вкладыша (6 столбец);
  5. данные о занимаемой владельцем ТК должности, его профессии и специальности. Информация вносится согласно приказу о приеме на работу, дальнейшие факты повышения сотрудника или перевода на другую должность в книге учета не отображаются (7 ст.);
  6. название структурного отдела (согласно приказу)(8 ст.);
  7. дата и номер приказа (9 ст.);
  8. сведение о сотруднике, уполномоченном на заполнение ТК (10 ст.).

Обратите внимание! Сведения, подлежащие фиксации в 11 графе, на данный момент утратили свою актуальность, поскольку средства на покупку ТК сегодня не выделяются.

При увольнении

При увольнении записи вносятся только в 12 и 13 графу бланка. В 12 прописывается дата последнего рабочего дня, в 13 — подпись владельца ТК, свидетельствующая о факте получения документа на руки.

Если работника нет на работе в день увольнения, порядок действий будет следующим:

  • направить ему письмо с уведомлением с просьбой дать разрешение на почтовую отправку ТК или же прийти за ней лично;
  • вложить ксерокопию письма и уведомления в книгу учета;
  • зафиксировать реквизиты платежного поручения в журнале.

Если по итогам проделанной процедуры сотрудник так и не явился за своей ТК, она остается на предприятии и хранится в соответствии с установленными правилами на протяжении 75 лет.

Требования к ведению и хранению

Документ ведется вручную ответственным работником. Перед началом заполнения книгу необходимо прошить и опломбировать.

Как прошить

Перед внесением записей в журнал его необходимо прошить. Для реализации процедуры следует выполнить такие действия:

  • пронумеровать каждый лист журнала;
  • на линии изгиба проделать два сквозных отверстия;
  • через образовавшиеся отверстия провести нить. Желательно использовать шелковую нить, она более прочная;
  • туго завязать концы нитки с задней стороны журнала.

Требования к опломбированию

За прошивкой книги учета следует ее опломбирование.

Под данным термином подразумевается процесс закрепления концов нити, посредством использования специальной пломбы-наклейки или же аналога, изготовленного самостоятельно.

На пломбе прописывается:

  • количество страниц в журнале;
  • данные ответственного сотрудника и его подпись.

Заверяется пломба печатью предприятия.

Основное предназначение опломбирования — зафиксировать нить так, чтобы ее нельзя было изъять, не повредив печать.

Как исправить ошибку

Ввиду того что журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

Если подобная ситуация имеет место, необходимо выполнить такие действия:

  1. аккуратно под линейку зачеркнуть некорректные данные, снизу написать корректные;
  2. на внутренней стороне титульного листа зафиксировать информацию о проделанном исправлении (номер откорректированной записи, дата внесения поправки, подпись ответственного сотрудника и ее расшифровка).

Ответственность за отсутствие книги

Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей отсутствует на предприятии и данный факт выявлен контролирующими органами, работодатель привлекается к админответственности в виде наложения штрафа.

Согласно ст. 5.27 КоАП его размер равен 70 тыс. руб.

Скачать для просмотра и печати:

Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 07.06.2017) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2017)

Период хранения

Подобно иным документам строгой отчетности книга учета должна храниться в архиве организации на протяжении 75 лет. По истечении данного периода документ подлежит уничтожению, что происходит в установленном законодательством порядке.

Посмотрите видео о хранении и учете трудовых книжек

Как правильно вести?

Ведение журнала осуществляется по определённому стандарту, регламентированному Трудовым кодексом, а также другими нормативными документами, к числу которых относятся Правила ведения обозначенной Книги, утверждённое правительством РФ от 16 апреля 2003 года, за № 225.

Все нюансы и основные положению заполнения основываются на представленных Правилах.

Прежде чем начать вносить записи в Книгу, она должна быть надлежаще подготовлена:

  • пронумерована;
  • прошита;
  • подписана;
  • опломбирована.

В ней должны регистрироваться трудовые книжки при приёме и увольнении, то есть когда ответственное лицо получает их на хранение и передаёт владельцу по окончании этого периода. Кроме этого учёту в журнале подлежат книжки, оформленные непосредственно на предприятии на чистом бланке. Они заводятся работникам, которые приступают к трудовым обязанностям впервые.

Каждая запись о приёме ТК всегда вносится под соответствующим порядковым номером. Для того, чтобы её оформить, нужно заполнить 11 граф, каждая из которых содержит совокупность сведений о трудовой владельца и об основаниях её принятия на хранение, которыми являются приказы о приёме на работу. Две последние графы – 12 и 13 оформляются при увольнении.

Правила заполнения и ведения

Правила (№ 225) оглашают, что за достоверное внесение сведений и надлежащее ведение журнала ответственность несёт работодатель.

Он оформляет приказом уполномоченное лицо, которое разделяет с ним эту ответственность. Выбор уполномоченного зависит:

  1. От масштабности предприятия, на котором производится учёт и хранение ТК.
  2. От наличия на предприятии штатных кадровиков.
  3. От личных предпочтений руководителя, который выбирает ответственного за ведение журнала на основании различных подходов к вопросу.

Книга заполняется аккуратно, без помарок, шариковой ручкой или чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета.

Каждая запись наделена собственным уникальным номером, под которым вносятся сведения о движении ТК.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек».

Как заполнять?

В Книгу вписываются сведения о книжках, передаваемых на хранение работодателю при поступлении на работу. Впоследствии, по увольнении с работы, трудовые выдаются на руки владельцам, о чём в соответствующих графах № 12 и 13 вносятся необходимые записи.

Момент заполнения последней колонки у многих неопытных кадровиков вызывает вопросы, которые необходимо рассмотреть отдельно. Казалось бы, нет ничего проще проставленной в 13 графе подписи при получении трудовой. Однако в случае неявки за ней работника лично, возникают сомнения в том – кто может поставить подпись.

Правила и инструкции, на основании которых производится учёт и ведение трудовых книжек, нигде прямо не отвечают на этот вопрос. Кроме этого, внимательно изучив нормативные документы – невозможно найти какого либо запрета на подпись в журнале лица, который забирает трудовую работника:

  • по доверенности;
  • в случае смерти.

То же касается кадровика, пересылающего трудовую книжку почтой. При оформлении её на хранение (в случае неполучения работником) уполномоченный так же окажется в затруднительном положении.

Он может посчитать возможным выходом – внесение собственной подписи. Но подобное окажется нарушением нормативов, в которых указано, что подпись за получение трудовой работник ставит лично. Из этого положения следует недопустимость проставления в журнале чужой подписи. Однако в перечисленных случаях в последней графе необходимо сделать пометку со ссылкой на документ:

  • номер почтовой квитанции;
  • номер доверенности.

Как подписывать титульный лист?

Титульный лист заполняется ответственным лицом, которого приказом назначил руководитель предприятия.

Прежде чем заполнить его, необходимо, чтобы книга соответствовала предъявляемым к ней требованиям, с нумерацией страниц и опломбировкой.

После этого уполномоченный на заполнение специалист может приступить к заполнению титульного листа. Записи должны вноситься аккуратно и без помарок – эти требования предъявляются ко всем без исключения записям, вносимым в журнал.

Наименование предприятия, на котором осуществляется учёт ТК должно вноситься правильно и в соответствии с правоустанавливающими документами предприятия, то есть должно полностью совпадать с наименованием в учредительном документе. Также нужно указать форму и тип собственности предприятия.

Если титульный лист оформляется индивидуальным предпринимателем собственноручно, по причине отсутствия специалистов, ответственных за делопроизводство, ему необходимо прописать форму собственности ИП, а далее внести свои личные данные полностью, в качестве наименования предприятия.

Эти данные полностью должны совпадать со сведениями, используемыми при регистрации ИП, а также – с паспортными данными.

Затруднение в некоторых случаях вызывает дата хранения, где необходимо указать срок, в течение которого журнал будет находиться в организации. Этот срок устанавливается локальным актом (приказом) и составляет от 50 до 75 лет. При внесении записи необходимо поставить дату заполнения титульного листа в качестве отправной точки начала ведения и учёта ТК, а далее через тире поставить аналогичное число, а год – на 50 или 75 лет больше, в зависимости от решения руководителя.

Исправления

Учитывая наличие человеческого фактора, сложно полностью застраховаться от ошибок. Несмотря на то, что Правила прописывают заполнять журнал без помарок и ошибок, предусмотрено, что ошибки всё равно могут быть допущены.

Ни в коем случае нельзя допускать исправления ошибок.

Журнал – документ строжайшего учёта и контроля, исправления в котором аналогичны подделке документов. Некомпетентный работник, внёсший непосредственное исправление в Книгу учёта может значительно пострадать от своей недальновидности.

Наличие пломб, печатей и нумерации листов обозначает, что никакое неправомерное вторжение в записи производиться не может. Не являются исключением и неправомерные исправления.

При допущении ошибки нельзя:

  • пользоваться штрихом;
  • ластиком;
  • зачёркивать букву или номер и исправлять их в тексте.

Однако в нормативных документах, в том числе – в Трудовом кодексе или Правилах (№ 225) не указываются способы исправления ошибок, которые допускаются законодательно.

Поэтому будет не лишним издать приказ или другой нормативный акт локального происхождения, который позволит кадровику исправлять ошибки по стандарту, установленному для конкретного журнала учёта.

Можно составить памятку исправления ошибок, которой пользуются некоторые кадровики, понимая, что кадровый работник или лицо, уполномоченное за ведение журнала, может перемениться и начать исправление ошибок по собственному усмотрению. Желательно этого избегать, как собственно – стремиться избегать допуска ошибок в принципе.

Существует два правомочных варианта, которые предусматривают возможность исправления ошибок в документах, если иное не предусмотрено специальными инструкциями.

Оба из них можно использовать при работе с Книгой учёта:

  1. Неверная запись полностью зачёркивается одной линией полностью, рядом делается надлежащая запись и делается приписка: «исправленному верить». Обязательно проставляется должность лица, исправившего ошибку, с указанием фамилии и инициалов.
  2. Следом за неверной записью или опиской, следует внести: «запись за номером (указать) считать недействительной» или «запись в колонке (указать) считать недействительной». После этого необходимо внести верную запись.

По правовому статусу оба способа равнозначны. Однако для ведения одного журнала желательно избрать определённый способ исправления ошибок, утвердить его локальными инструкциями по ведению журнала и использовать законно.

Замена книги учёта движения трудовых книжек

Законодательство не предусматривает определённого алгоритма замены журнала, в котором учитывались трудовые.

Однако пользование этими документами происходит на протяжении 10 лет, что допускает их замену. Естественно, что на многих предприятиях за этот период журналы заканчивались. В обиходе сложились правила, которые распространяются повсеместно и принимают форму установленных норм.

В первом случае, по окончании Книги учёта, заводится новый экземпляр. Последняя заполненная страница завершается записью, что журнал окончен. Он сдаётся в архив, а на новом бланке оформляется новый журнал. То есть вновь образованная Книга учёта оформляется в качестве самостоятельного документа, с новым перечнем порядковых номеров. Она утрачивает логическую и правовую связь с предшествующим журналом.

Во втором случае, последняя страница в журнале не знаменует завершения Книги учёта, а продолжает её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой.

Здесь могут повторяться регистрационные номера книги, а также могут использоваться те же идентификаторы при её опломбировании. Этот экземпляр нумеруется по принципу продолжения порядковых номеров. То есть последний номер в старой Книге является предшествующим для первого (следующего по порядку) номера в новом экземпляре.

Оба правила правомерны и могут использоваться с равным успехом. Самое главное – надлежащее оформление, которое требуется по нормативам.

Что делать если книга учёта движения трудовых книжек не велась?

Отсутствие Книги учёта или её ненадлежащее оформление – грубое нарушение трудового законодательства.

При первой же проверке трудовых инспекторов и обнаружении столь серьёзного недочёта в работе, будут вменяться штрафные санкции. Если руководитель предприятия, который отвечает за организацию кадрового делопроизводства, обнаружил эту проблему, ему необходимо срочно принять меры по её исправлению.

Обычно отсутствие журнала наблюдается у индивидуальных предпринимателей, которым до недавнего времени не разрешалось вести ТК.

Соответственно, в таких условиях не были заведены и Книги их учёта. В настоящее время нужно завести журнал, внеся в него все имеющиеся в наличии трудовые работников, работающих у юридического лица.

Для этого нужно подготовить журнал по всем правилам, заполнить титульный лист, а далее – вписать в хронологическом порядке все имеющиеся трудовые работников. То есть под номером 1 должен быть вписан тот, кто устроился на работу ранее всех, а далее – книжки тех, кто устроился позже (поочерёдно). Ничего страшного в том, что дата заполнения журнала и дата приёма на работу сотрудника различаются. Главное, чтобы документ был оформлен надлежащим образом.

Скачать бланк книги учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.

Образец титульного листа книги учёта трудовых книжек и вкладышей к ним

Полезное видео по теме

Заключение.

При работе с документами учёта трудовых книжек, к которым относится соответствующий журнал, могут возникнуть вопросы, которые придётся решать незамедлительно. Для этого Книгу учёта с самого начала нужно вести ответственно и аккуратно, не допуская грубых нарушений. По окончании свободных страниц в документе – его нужно незамедлительно заменить. А если обнаружено его отсутствие – срочно завести.

При поступлении на работу человек должен иметь трудовую книжку. Документ отражает стаж и рабочую деятельность, поэтому очень ценен для работодателя.

После оформления сотрудника его трудовая книжка и вкладыши в нее должны храниться в учреждении. Дополнительно данные о документе содержит книга учета трудовых книжек.

Многие не знают, нужна ли специальная книга учреждению. По закону регистрация документов обязательна как для организаций, так и индивидуальных предпринимателей.

Заполнение журнала производится в определенном порядке. Самостоятельно изменять его запрещается. Важно знать основные правила оформления, чтобы проверяющие органы не привлекли работодателя к ответственности.

Определение

Книга учета трудовых книжек, утвержденная Министерством труда России, необходима для внесения сведений о документах поступивших работников. Она содержит большое количество страниц. В журнале формата А4 имеется 13 граф для заполнения.

Книга выпускается специальными предприятиями. Ее необходимо купить каждой организации. Также можно самостоятельно изготовить документ. Но при этом важно соблюдать основные требования.

Записи вносятся в журнал специалистами отдела кадров. Новые отметки делаются в момент поступления работника. Также в книге отражены первично выданные документы.

При наличии вкладыша его регистрация также обязательна. Если он выдавался другой организации, то вписываются сведения об имеющихся в трудовой книжке записях. Информация, представленная во вкладыше, вносится в специальную строку.

Зачем нужен журнал

Ведение журнала необходимо каждому учреждению.

При наличии книги регистрируются трудовые книжки:

  • отданные в отдел кадров при поступлении на работу;
  • оформленные впервые для новых сотрудников, не имеющих опыта;
  • вкладыши, которые открыл работодатель (при наличии вкладыша с предыдущего места работы проводится регистрация только самой книжки).

Согласно записям в специальном журнале можно отследить движение трудовых книжек, их поступление и выдачу. Работодатель обязан выдать трудовую книжку при увольнении работника. Поэтому отследить выполнение законодательных требования можно по дате выдачи и подписи получателя документа.

Кто должен заполнять?

Заполнение книги осуществляется сотрудником, которые принимает документы при поступлении работников и проводит процедуру по увольнению.

Среди таких лиц выделяют:

  • кадровиков;
  • бухгалтеров;
  • менеджеров по персоналу.

В некоторых организациях работодатели назначают ответственное за ведение журнала лицо. Подтверждается назначение специально изданным для этого приказом. Согласно нему работник не только вносит данные, но и хранит документ надлежащим образом.

Бланк книги учёта трудовых книжек

Рекомендации по ведению книги учета трудовых книжек и вкладышей в них

Учет трудовых книжек, вкладышей и запасных бланков проводится в определенном законом порядке. Его содержат Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (пункт 40). Документ разработан на основании Постановления Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года.

Под учетом понимается внесение сведений о документе в специальной книге. Регистрация осуществляется путем записи информации о трудовой книжке, форма которой предусматривает внесение даты создания, отправления или получения.

Регистрировать необходимо все бумаги, подлежащие учету и использованию. После внесения данных документ получает номер, по которому его можно найти в системе поиска.

Скачать унифицированную форму журнал учета трудовых книжек

Регистрация предусматривает обязательно ведение книг и журналов работниками кадровой службы. Они не имеют строгой формы в большинстве случаев. Но трудовые книжки вносятся только в специальную книгу. При этом приходно-расходная часть заполняется бухгалтерами, где учитывается бланк и вкладыш книжки. Движение документов отражается кадровой службой.

Книга разрабатывалась Министерством труда РФ. Она включает в себя 13 граф. Предыдущий вариант состоял из 14 разделов, но впоследствии один из них упростили.

Новая и старая книги отличаются друг от друга незначительно. Графы 11 и 12, которые содержали сведения об оплате бланка книжки, содержали данные о рублевом и копеечном выражении стоимости. В настоящее время решено было оставить одну графу 11, отражающую стоимость в рублях.

Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек

При этом книга имеет ряд особенностей, которые отличают ее от других документов:

  • Оформление производится не за календарный год, как заполняют другие журналы, а до полного окончания книги. Таким образом страницы заканчиваются через несколько лет.
  • Если в учреждении книга велась в свободной форме не по установленному образцу, то она требует замены. Ее необходимо закрыть, отметив причину прекращения ведения. Также указывается количество регистрационных записей.
  • Новая книга ведется на основании прежних записей. Уничтожать старый вариант запрещено, так как он содержит сведения о трудовых книжках ранее принятых на работу сотрудников и выдаче документов уволившимся лицам.

Запись в журнале должна быть сделана при:

  • передаче трудовых книжек в момент приема на работу сотрудника;
  • оформлении новой книжки при поступлении на работу впервые;
  • регистрации вкладышей.

Если работник получил вкладыш по предыдущему месту трудоустройства, он не подлежит регистрации.

Образец заполнение разделов журнала

Стандартная форма содержит 13 граф, которые отражают полные сведения о регистрируемом документе. Если сотрудник кадровой службы сомневается в правильности внесения данных, необходимо ориентироваться на образец.

Каждый из разделов имеет свою функцию:

  1. В первой графе отражается порядковый номер записи.
  2. Следующие три графы необходимы для указания даты трудоустройства или заполнения трудовой книжки. Данные вносятся спустя пять дней трудовой деятельности. Во второй графе ставится число, в третьей – месяц, а в четвертой – год приема на работу.
  3. Пятая графа необходима для указания данных о сотруднике. Фамилия, имя, отчество прописываются полностью, без сокращений и инициалов.
  4. В шестом разделе прописываются серия и номер трудовой книжки, вкладыша к ней или выданного дубликата.
  5. Седьмая колонка необходима для описания должности, на которую принимают работника. Данные берутся из штатного расписания. Они должны совпадать с отметкой в трудовой книжке.
  6. Восьмая графа содержит сведения о подразделении, в котором будет вестись трудовая деятельность. Данный раздел к заполнению необязателен.
  7. Девятая колонка необходима для указания информации о приказе, который подтверждает прием сотрудника на работу. Если выдается дубликат книжки или вкладыша, раздел остается незаполненным.
  8. В десятой графе работник, который ведет журнал, ставит свою подпись.
  9. Если книжка была куплена сотрудником при приеме на работу, то заполняется одиннадцатая графа с указанием взимаемой суммы. При предоставлении уже имеющейся книжки работником графа остается пустой.
  10. В случае увольнения необходимо заполнить 12 и 13 графы. Работник ставит подпись и дату прекращения трудовой деятельности. В случае отправки документов по почте данные разделы содержа сведения о дате отправления.

Титульный лист

Каждый регистрационный журнал должен иметь титульный лист. Он помогает отследить не только характер документа, но и дату его открытия.

На первой странице прописываются:

  • название организации/сведения об индивидуальном предпринимателе;
  • дата начала заполнения журнала;
  • дата окончания ведения документа.

Последняя дата ставится после заполнения всех страниц книги.

Опломбирование и требования к оформлению

Книга в обязательном порядке должна быть прошита и опломбирована. Нити можно скрепить сургучом или пломбой. Процедура упрощается при использовании пломбиатора.

Также некоторые предприятия используют самозапирающий элемент, который может быть использован только один раз. После этого в журнале проставляется номер пломбы и заверяющая надпись.

При оформлении книги учитываются несколько важных требований, предъявляемых к документу:

  • Журнал должен иметь твердую обложку. Это позволит сохранить его первоначальный вид на многие годы. Ведь хранение должно осуществляться на протяжении 75 лет.
  • Важно проверить соответствие листов форме, которая утверждена на законодательном уровне.
  • Нумерация страниц должна быть сквозной. Также возможна пометка как страниц, так и листов. Важно добиться того, чтобы из журнала невозможно было изъять отдельные элементы. Документ необходимо прошить.
  • На обложке с задней стороны ставится название документа, количество листов в прописном и цифровом выражении, дата начала ведения, а также данные и подпись ответственного лица.
  • Заверить книгу может только руководитель учреждения или индивидуальный предприниматель.
  • Нити прошивки и заверительная запись скрепляются сургучом или пломбой. Бумажные наклейки не допускаются.

Если правила не будут соблюдены, то учреждение, ответственное лицо могут быть привлечены к административной ответственности. Организация заплатит штраф, а может и вовсе приостановить свою деятельность на основании решения контролирующих органов.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

Нумерация страниц и прошивка

Нумерация страниц в журнале должна быть сквозной. Проставлять номера необходимо до осуществления прошивки.

Цифры прописываются на каждой странице или листе. Это позволит исключить вероятность удаления элементов или их замены.

Номер ставится в нижнем правом углу. После нумерации необходимо провести прошивку книги. Далее документ заверяется подписью начальника учреждения.

На обратной стороне книге ставится запись о:

  • названии документа;
  • количестве страниц (прописью и цифрами);
  • должности и данных лица, которое заверило документ;
  • дате начала ведения книги.

Возможна ли электронная версия

Электронная версия журнала для учета и регистрации трудовых книжек не может вестись. При этом законодательно отсутствует невозможность такого ведения. Однако некоторые особенности заполнения свидетельствуют о том, что электронный документ не может быть использован.

Это обусловлено тем, что в журнале проставляются подписи:

  • руководителя учреждения;
  • ответственного сотрудника;
  • работника.

Поэтому скачать книгу не представляется возможным. Необходимо заводить обычный печатный вариант журнала.

Исправление ошибок в записях

Журнал заполняется ответственными сотрудниками собственноручно. Поэтому нередко появляются ошибки или описки. Для исправления необходимо ориентироваться на общепринятый порядок.

Трудовой кодекс РФ не содержит сведений о внесении исправлений в книгу. Поэтому использовать нужно правила изменения данных, предусмотренные для стандартных форм.

Одним из вариантов является зачеркивание неверной записи и указание «Исправленному верить/Исправлено в графе №». Рядом обязательно ставятся данные лица, производившего исправление.

Также можно не зачеркивать ошибочные данные. Рядом разрешается написать «Запись недействительна», внеся новые сведения.

Хранение

Хранение книги осуществляется в определенном порядке. Необходимо соблюдать не только правила, но и длительность. Сроки хранения доходят до 75 лет. Они обусловлены тем, что журнал содержит сведения о трудоустройстве работников.

Документ необходимо иметь до того момента, пока не будет выдана последняя трудовая книжка, отраженная в списке. После этого журнал может быть передан в архив.

Нередко возникают вопросы о ведении книги при реорганизации. Если численность и состав остаются неизменными, то документы можно использовать дальше. Журнал передается вместе с трудовыми книжками, договорами и другими документами, имеющимися на каждого сотрудника.

Как сделать выписку

В Трудовом кодексе РФ (статья 62) прописано, что сотрудник имеет право обратиться к работодателю для получения документов согласно его трудовой деятельности. Внесение записей о трудовых книжках является внутренним документооборотом учреждения.

Если работодатель будет согласен, то лицу предоставляется выписка из журнала. Документ необходим для предъявления в судебные органы, которые рассматривают спорные моменты при увольнении.

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

В выписке отражаются:

  • наименование и реквизиты учреждения;
  • ведение учета трудовой книжки работника в виде таблицы;
  • регистрационный номер.

Составлять выписку нужно на фирменном бланке учреждения. Ее нужно зарегистрировать в журнале исходящих бумаг. Книга учета является важным документом для любой организации. Поэтому вести ее необходимо с учетом основных требований.

Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.

Для учета форм предусмотрен журнал, ведение которого требует соблюдения правил заполнения.

Что говорит закон?

Обязанность ведения работодателями учета трудовых книжек закреплена в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 (действующая редакция от 19.05.2008), (далее – Постановление).

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Для систематизации данных кадровой ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее.

Нормативная база

Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Зачем нужна?

В журнале производится регистрация трудовых книжек работников:

  • переданных в кадровый орган на хранение при трудоустройстве;
  • открытых для сотрудника первого рабочего места;
  • оформленных работодателем вкладышей — в случае выдачи вкладышей на предыдущем месте работы регистрируется только книжка.

Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек.

Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в день увольнения, что подтверждают дата и подпись получателя документа.

Обязательно ли вести?

Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.

В подзаконных актах (Постановление) имеется прямое указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек.

На предприятии назначается лицо, ответственное за ведение журнала учета.

Как заполнять журнал учета трудовых книжек?

Обязанность ведения журнала учета возлагается на кадровую службу. В организациях или ИП с малой численностью ведением кадрового учета занимается бухгалтерия.

Правила заполнения и ведения

Ведение учета производится в хронологическом порядке поступления документов.

На предприятии имеется только одна форма, применяемая до полного использования.

Основные требования

Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение.

Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму. В процессе ведения не допускается замена, удаление листов.

Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам.

Разделы

В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 13 граф.

В составе информации разделов указываются:

  • В графе 1 указывают номер записи в журнале.
  • Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку. Заполнение документа производится после 5 дней работы.
  • Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений.
  • Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа.
  • Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник. Сведения должны соответствовать штатному расписанию и записи в книжке.
  • В графе 8 указывают подразделение, в которое принят работник (можно не заполнять).
  • В колонку 9 вносятся данные о приказе, на основании которого сотрудник принят. Сведения не заполняются при выдаче дубликата или вкладыша.
  • Графа 10 предназначена для подписи лица, ответственного за ведение журнала.
  • Колонка 11 заполняется только при внесении платы за выдачу трудовой, вкладыша работнику. Если плата не взималась, в разделе ставится прочерк.
  • Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника и получении им трудовой книжки. Подпись и дата свидетельствуют о соблюдении работодателем трудового законодательства.

При отправке документа при увольнении работника почтой в графы 12 и 13 вносятся номер и дата отправления.

Образец заполнения:

Бланк:

Книга движения трудовых книжек

Дополнительные материалы

Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет.

В бланках, изданных по образцу 1938 года, отсутствует личный номер документа. Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала.

При внесении записи в колонке ставится прочерк.

Можно ли сделать самим?

Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации.

При использовании печатного образца необходимо обратить внимание на длительный период использования или архивации журнала и использовать обложку из плотной бумаги или картона.

Можно ли вести электронно?

Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

Можно ли пропускать строчки?

Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

Оформление титульного листа

Титульный лист книги должен быть в наличии в обязательном порядке.

Лист позволяет идентифицировать предприятие и дату открытия документа. На титуле указывают наименование организации или ИП, день, месяц и год начала ведения журнала.

При закрытии учета на титуле фиксируется дата окончания ведения документа.

Пример:

Внесение записей

Текст, вносимый в книгу учета, должен вестись темными чернилами.

В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника.

Как сделать запись о дубликате?

Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства.

Сведения о документе вносятся в журнал.

Основанием для записи служит не приказ о приеме на работу, а заявление работника.

Запись вносится под своим номером на строке, соответствующей хронологии выдачи и сопровождается ссылкой – «дубликат».

Пример:

Нумерация

Журнал имеет сквозную нумерацию, проставленную до ее прошивки.

Допускается присвоение номеров постранично или на каждом листе формы. Нумерация документа позволяет избежать удаления или замены листов.

Проставление номера производится в нижнем правом углу листа или страницы.

Ошибки и исправления

Записи, внесенные в журнал с помарками или неточностями, не допускаются.

Ошибочные или неверные сведения необходимо исправлять грамотно:

  • Строка с ошибками должна быть зачеркнута сплошной линией таким образом, чтобы перечеркнутый текст легко читался.
  • Если в журнале имеется столбец «Примечание», исправления вносятся в нем, сопровождая названием «Исправление столбца 4».
  • При отсутствии столбца с примечаниями текст аннулируется и под строкой производится новая запись с правильными данными.

Приведем пример заполнения по порядку при отсутствии колонки с примечаниями:

  • Текст с № 15 зачеркивается.
  • «Запись под № 15 недействительна».
  • Верная запись: инспектор Васечкина Т.П (подпись).
  • В строке с порядковым номером 16 указывается полностью правильный текст.

Текст заверяется работником, ответственным за ведение журнала движения трудовых книжек с расшифровкой личных данных.

Как подписывать?

Документ содержит подписи ответственного лица, ведущего учет, и работника, предоставившего трудовую книжку на хранение.

Работник ставит подпись в журнале только в момент получения документа, удостоверяя факт получения и дату выдачи.

Как прошить?

В Постановлении утверждена обязательная прошивка книги учета, заверенная подписью руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя.

Запись, сделанная на обороте, должна содержать:

  • Название книги учета.
  • Количество страниц, указанные цифрами и прописью.
  • Должность, ФИО лица, заверяющего документ.
  • Дата создания записи.

Заверение формы осуществляет только руководитель предприятия.

Опломбирование

После прошивки книги необходимо произвести опломбирование документа.

Для скрепления нитей используется сургучная печать или пломба. Для упрощения процедуры используют пломбиратор – простое в применении устройство. Предприятие может устанавливать на документ пломбу – самозапирающий элемент одноразового применения.

После опломбирования в журнал необходимо внести номер контрольной пломбы рядом с заверяющей надписью.

Про

ведение трудовых книжек

читайте на нашем сайте.

Как составить заявление о приеме на работу переводом? Смотрите здесь.

Типовой бланк положения о приеме на работу можно скачать тут.

Если книга испорчена

Журнал, не пригодный для дальнейшего использования, испорченный в процессе ведения деятельности, подлежит замене.

Для документального оформления процесса оформляется акт комиссии, созданной на предприятии. В документе указывается причина порчи документа и лицо, ответственное за восстановление данных.

Новый документ должен содержать сведения о трудовых книжках работников, трудоустроенных на момент создания новых данных.

Если журнал закончился

Законодательством не установлены правила, как вести новую книгу учета после окончания старого журнала.

Новая книга должна быть по аналогии со старой пронумерована, опломбирована и заверена руководителем.

Практики кадрового делопроизводства предлагают 2 варианта подсчета листов:

  • нового журнала — ведется с 1 номера;
  • нумерация ведется со следующего, указанного в качестве конечного в старом журнале, номера.

Выбор порядка нумерации определяется кадровой службой. Журнал, не имеющий места для записей, продолжает использоваться для удостоверения выдач книжек, ранее принятых на учет.

После увольнения последнего работника, чей документ отмечен в журнале, ее закрывают и хранят положенный срок.

Сколько хранится документ в организации?

Срок хранения книги составляет 75 лет.

Длительность периода хранения обусловлено спецификой информацией журнала, связанной с трудоустройством работников.

Документ хранится в непосредственном доступе до выдачи последней книжки, указанной в форме. В дальнейшем книга подлежит архивации по акту.

Вопрос о дальнейшем ведении книги часто возникает при реорганизации, проводимой в компании.

Если структура продолжает действовать при сохранении численности, состава работников, документы передаются на вновь созданное предприятие.

Передача журнала производится по акту одновременно с трудовыми книжками, договорами, карточками и прочими формами, открытыми на сотрудников.

Ответственность работодателя

При отсутствии книг учета или в случае, если форма не скреплена сургучной печатью или пломбой, работодателя можно привлечь к ответственности.

Штрафу могут подвергнуть:

  • Должностных лиц организации в размере суммы от 1 до 5 тысяч рублей.
  • Организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.

Административные наказания налагаются по ст. 5.27 КоАП. Повторное нарушение влечет дисквалификацию руководителя на срок от 1 до 3 лет.

Статья 5.27 КоАП РФ

Как сделать выписку из книги учета?

Обоснованность права работника запрашивать выписку из книги учета является спорной.

Согласно ст. 62 ТК РФ, работник может обратиться с письменным заявлением к работодателю и получить документы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Процедура регистрации трудовых книжек относится только к документообороту предприятия.

Работодатель может пойти навстречу работнику и выдать документ.

На практике выписку испрашивают судебные органы, разбирающие спорные вопросы с увольнениями.

Среди сведений выписки указываются:

  • Реквизиты предприятия.
  • Данные, связанные с учетом трудовой книжки конкретного лица. Информация представляется в табличной форме.
  • Документ составляется на фирменном бланке предприятия. Бумага регистрируется в журнале исходящих документов.

Бланк выписки можно скачать здесь:

Бланк выписки из журнала движения трудовых книжек

Учет трудовых книжек ведется в журнале, записи которого позволяют определить факт и дату сдачи документа на хранение в кадровую службу предприятия и выдачи при увольнении сотрудника.

tinyton.ru
Требования к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Требования к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: