В чем разница административного и функционального подчинения

Организационная структура отражается на эффективности компании. Почему нужно не только административное, но и функциональное подчинение, читайте в статье.

Что такое функциональное подчинение?

Административное и функциональное подчинение — это часть системы управления персоналом организации. В первом случае сотрудники подчиняются руководителю филиала, во втором — менеджерам других структурных подразделений или отдела, к которому прикреплены. Взаимодействие сторон регулируется внутренними регламентами.

Скачайте документы по теме:

Функциональное и административное подчинение: в чем разница?

  • Административный руководитель подразделения отвечает за организацию деятельности работников, за объемы поставленных задач и результаты, а также за исполнение специалистами правил и требований, принятых в компании. Административный руководитель распределяет рабочее время подчиненных.
  • Функциональный руководитель организует деятельность специалиста, который выполняет функции в зоне компетентности менеджера.

Обычно административный руководитель является и функциональным. В крупных компаниях роли распределяются между несколькими людьми. Закон не регулирует данный вопрос, но система управления отражается в локальных актах фирмы. Если обязанности возлагаются на одного человека, отличия административного подчинения от функционального все равно можно отследить.

Вопрос из практики

Можно ли установить, чтобы один сотрудник подчинялся нескольким руководителям?

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры».

Отвечает Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России.

Да, можно.

Закон не запрещает, чтобы сотрудник подчинялся более чем одному руководителю. Это можно зафиксировать как в его трудовом договоре, так и в должностной инструкции. Есть понятие административной и функциональной подчиненности. Административная подчиненность, которую еще называют прямой или линейной, сводится к тому, что сотрудник подчиняется вышестоящему руководителю…

Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

Нередко менеджеры не понимают, что значит функциональное подчинение, поэтому требуют от сотрудников многого. Чтобы решить проблему, права и обязанности закрепляйте в должностной инструкции. Несмотря на то, что одному функциональному руководителю может подчиняться много человек, правильно распределяйте нагрузку. В противном случае сложно контролировать рабочий процесс.

Пример прямого и функционального подчинения в должностной инструкции:

Проблемы функционального подчинения

При функциональном подчинении происходит разрыв между подчиненными на местах и руководителем. Возникает проблема в управляемости:

  1. Человек подчиняется одному из двух руководителей: административному или функциональному. Одного он не воспринимает серьезно, не выполняет приказы.
  2. Один из руководителей не считает работника своим подчиненным, поэтому не управляет им.

Если вы столкнулись с такой проблемой, узаконьте обоих руководителей с разделением зон влияния, отразите административное и функциональное подчинение в должностной инструкции. Административный руководитель будет отвечать за распределение и использование времени работником, соблюдение норм и правил. Функциональный руководитель станет отвечать за квалификацию специалиста и качество выполнения работы.

Сотрудники могут подчиняться сразу нескольким руководителям, но не нужно назначать много менеджеров для одного человека. Большое количество указаний дезориентирует специалистов, а это негативно отражается на эффективности труда. Возрастают и материальные затраты, что неуместно в условиях кризиса. Организационная структура компании должна соответствовать потребностям и возможностям компании.

Функциональный и административный руководители обязаны договариваться о выделении времени на функциональную подготовку сотрудника. Ответственность за договоренности лежит на административном руководителе. При этом функциональный менеджер контролирует целевое использование времени и результаты подготовки работника.

Как закрепить статус функционального менеджера?

Закрепите статус менеджера, издав приказ о функциональном подчинении — используйте образец документа. Для каждого сотрудника или группы определите руководителя. Донесите до работников организации, что они должны выполнять поручения не только линейного, но и функционального менеджера. Главное, чтобы они не противоречили друг другу. Проверяйте, насколько хорошо работают сотрудники и своевременно устраняйте выявленные проблемы.

Ознакомьте работников с распоряжением о функциональном подчинении под подпись. Пересмотрите документы, которые регулируют деятельность менеджеров и других сотрудников. Если в должностных инструкциях или договорах нет пункта о функциональном подчинении, дополните их, составив приложение.

HR-ситуация

Как проверить, хорошо ли руководят линейные менеджеры. Особенности оценки управленческих компетенций

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Директор по персоналу».

Отвечает Елена СУВОРОВА,
руководитель отдела управления персоналом компании «Код Безопасности» (ГК «Информзащита»).

Не так давно компания внесла коррективы в перечень оказываемых услуг, что отразилось и на работе всех подразделений. Однако руководству стало известно, что в некоторых отделах сотрудники работают, не подозревая об изменениях. В чем дело? HR-директор предположил, что, возможно, руководители среднего звена недостаточно хорошо выполняют свои управленческие функции…

Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

Вывод

Если в организации предусмотрено непосредственное и функциональное подчинение, сотрудники лучше работают, так как их действия координируют менеджеры. Управление персоналом не должно выходить за установленные рамки, иначе обязанности будут перекладываться с одного сотрудника на другого.

Организационная структура предприятия помогает распределить ответственность и полномочия между сотрудниками организации, поэтому так важно иметь оптимально сформированную структуру при моделировании бизнес-процессов. Анализ организационной структуры на соответствие выполняемым функциям в бизнес-процессах является необходимым этапом при построении комплексной процессной модели предприятия.

Оргструктура изображается, как правило, в виде графической схемы, отображающей иерархическую подчиненность персонала. Когда мы строим организационную структуру в программе Fox Manager, то формирование дерева происходит по принципу административной подчиненности персонала, функциональная подчиненность формируется при моделировании бизнес-процессов организации.


Нажмите, чтобы увеличить изображение

Несмотря на то, что не существует универсального варианта «правильной» оргструктуры, которая бы идеально подошла для любого предприятия, при разработке наших программных продуктов мы предусмотрели несколько универсальных критериев для анализа организационной структуры. Некоторые из них мы рассмотрим ниже:

Уровни организационной структуры

Уровнем в организационной структуре принято называть количество промежуточных должностей от исполнителя до руководителя организации. Чем больше сотрудников работает на предприятии, тем больше уровней в организационной структуре, однако при этом стоит стремиться к общей однородности организационной структуры, т.е. не допускать наличия отдельных «веток» в которых количество уровней управления значительно отличается от общего уровня организационной структуры.

Естественно, не следует стремиться к построению идеальной пирамидки, как на рисунке, однако большая разнородность уровней управления в различных подразделениях, как правило, указывает на ошибки при проектировании такой организационной структуры.

Административное подчинение

В ходе выполнения своей работы, каждый сотрудник может взаимодействовать с большим количеством работников предприятия, однако существуют разумные пределы на количество персонала, которым руководитель может эффективно управлять. Обычно в зависимости от опыта руководителя и специфики предприятия количество подчиненного персонала на одного руководителя должно варьироваться в пределах 5-9 человек.

«Лишние» руководителя и замы

Условно всех сотрудников предприятия можно разделить на два типа: производственный персонал, который выполняет исполнительные функции и руководящий персонал, который выполняет аналитические и контрольные функции, а также занимается стратегическим планированием. Очень часто на предприятии в организационную структуру вводятся дополнительные руководящие должности, но при этом им не выделяются необходимые полномочия и подчиненные сотрудники, которыми бы они могли управлять. В итоге, получается, что функции нескольких руководящих должностей пересекаются, то есть фактически один руководитель контролирует другого, что в условиях высокой конкуренции на рынке считается недопустимым расточительство.

В этом случае, рекомендуется сократить ненужную руководящую должность или закрепить за ней свою персональную зону ответственности.

Соотношение производственного и руководящего персонала

Чуть выше мы ввели условное разделение персонала на две категории и описали типовые функции, которые должны выполнять эти должности. Ко всему вышесказанному хочется добавить, что расходы на содержание руководящей должности значительно превышают содержание производственной должности, хотя бы из-за разницы в уровне оплаты специалистов. Поэтому, особенно в условиях кризиса рекомендуется свести к достаточному минимуму наличие руководящих должностей на предприятии.

При помощи программы Fox Manage ФМ, Вы сможете рассчитать процентное соотношение персонала на вашем предприятии. Рекомендуется поддерживать долю руководящего персонала в пределах 15-30% от общего количества сотрудников на предприятии.

Анализ выполняемых функций

Выше мы привели лишь базовые критерии для анализа организационной структуры предприятия. В действительности же, при применении современных инструментов для бизнес-моделирования, таких, как Fox Manager, есть возможность проведения более детального анализа на соответствие выполняемых функций и занимаемой должности.

Также, построив бизнес-процессы и распределив ответственность за выполняемые функции, Вы сможете подсчитать загрузку для каждой должности или рассчитать трудовые затраты на выполнение бизнес-процессов.

  • Подробнее о программе Fox Manager
  • Скачать демо-версию Fox Manager

При проектировании организационной структуры Business Studio позволяет:

  1. Сформировать иерархическую организационную структуру

  2. Построить организационные диаграммы для организации и отдельных подразделений

  3. Заполнить необходимые параметры объектов справочника «Субъекты»

  4. Провести расчет необходимого количества сотрудников

Субъекты сформированной организационной структуры необходимы для назначения владельцев, исполнителей и участников процессов.

Формирование иерархической организационной структуры может происходить в справочнике «Субъекты» в Навигаторе и с помощью организационной диаграммы.

При формировании оргструктуры в справочнике «Субъекты» создается иерархический перечень должностей и подразделений компании (Рис. 1).

Рисунок 1. Справочник «Субъекты»

Типы субъектов

В справочнике «Субъекты» предусмотрено создание субъектов четырех типов, описание назначения которых приведено в Табл. 1.

Название Изображение элемента Назначение
Должность Обозначает должность, занимаемую сотрудником или несколькими сотрудниками.
Подразделение Обозначает структурное подразделение организации (Департамент, Управление, Отдел, Бюро, Группа).
Роль Роль — группа должностей или подразделений (например, Руководители подразделений, Производственные подразделения), выполняющих идентичные действия в рамках процесса/процедуры. Возможно два варианта использования ролей:
1. Все субъекты роли выполняют процесс одновременно, например «Согласование договора».
2. Субъекты роли являются исполнителями одного и того же процесса, но в отношении разных предметов деятельности (например, для процесса «Продажи» может использоваться продуктовое разделение). В этом случае дополнительно заполняется и выводится в регламенты параметр «Предмет деятельности».
Предмет деятельности обозначает предмет деятельности сотрудника или подразделения
. В качестве предмета деятельности может быть выбран объект любого справочника, но значения рекомендуется заводить в справочнике «Направления деятельности» (Навигатор → вкладка Управление −> Направления деятельности.
Внешний субъект Внешний субъект — внешняя организация или её представитель (поставщик, клиент, государство). Используется для обозначения исполнителя (владельца или участника) процесса, когда исполнителем (владельцем или участником) процесса является субъект, внешний по отношению к организации.

Таблица 1. Типы субъектов организационной структуры

В справочнике «Субъекты» для группировки субъектов по различным признакам, например, для использования в разных моделях, необходимо использовать специальный объект типа «Папка».

Типы связей субъекта

Каждый субъект организационной структуры обладает связями с одним или несколькими субъектами, т.е. может являться руководителем, а может подчиняться другому субъекту. При этом различают прямое и функциональное подчинение.

Прямое подчинение — это непосредственное подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) ближайшему другому субъекту (руководителю). При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту и требовать исполнения этих распоряжений по функциональным (выполнение служебных обязанностей) и административным вопросам.

С помощью прямого подчинения создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между субъектами родитель-потомок) в справочнике «Субъекты».

Функциональное подчинение — это подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) другому субъекту в пределах реализации определенных функций. При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту только по функциональным вопросам деятельности подчиненного субъекта.

Информация о прямом и функциональном подчинении отражается в Должностной инструкции и Положении о подразделениях.

Помимо прямой и функциональной связи двух субъектов в Business Studio предусмотрены связи роли и субъектов, входящих в ее состав, а также вспомогательные связи, используемые при построении произвольных организационных диаграмм. Описание назначения типов связей приведено в Табл. 2.

Прямое название типа связи Обратное название типа связи Назначение связи
Прямо подчиняется Имеет в прямом подчинении Связь используется, если необходимо установить прямое подчинение между двумя субъектами.
Функционально подчиняется Имеет в функциональном подчинении Связь используется, если необходимо установить функциональное подчинение между двумя субъектами.
Связан с Имеет вспомогательную связь с Связь используется, если на диаграмме необходимо показать подчинение между двумя субъектами, не влияющее на подчинение в организационной структуре.
Входит в роль Включает в себя Связь используется, если необходимо отразить данные о том, что субъект входит в роль или роль включает в себя субъектов.

Таблица 2. Типы связей субъектов

Правила формирования организационной структуры

Должность, подчиненная вышестоящей должности, вводится в справочник как дочерний объект для вышестоящей должности (на Рис. 2 субъект «Зам. директора по снабжению» подчиняется субъекту «Генеральный директор»).

Рисунок 2. Прямое подчинение одного субъекта другому

Допускается два способа расположения руководителя подразделения относительно возглавляемого подразделения в организационной иерархии:

а) Руководитель находится выше возглавляемого подразделения на один уровень по иерархии (на Рис. 3 субъект «Зам. директора по снабжению» находится над субъектом «Отдел снабжения», который он возглавляет).

Рисунок 3. Подразделение ниже своего руководителя

б) Рекомендуемый способ: руководитель находится на один уровень вниз по иерархии относительно возглавляемого подразделения (на Рис. 4 субъект «Директор департамента продвижения и продаж» находится внутри подразделения, которое он возглавляет — «Департамент продвижения и продаж»):

Рисунок 4. Подразделение выше своего руководителя

Построение организационной диаграммы

В Business Studio существует 2 подхода к формированию организационной диаграммы:

  1. Организационная структура сразу строится на организационной диаграмме (Рис. 5). При этом в процессе рисования диаграммы необходимая иерархия подразделений и должностей создается в Навигаторе в справочнике «Субъекты» после сохранения организационной диаграммы.

  2. Организационная структура формируется в Навигаторе в справочнике «Субъекты», и на ее основе автоматически формируется организационная диаграмма.

Рисунок 5. Организационная диаграмма

Используемые графические символы

Описание назначения элементов, используемых на организационной диаграмме, приведено в Табл. 3.

Таблица 3. Элементы организационной диаграммы

На организационной диаграмме может быть отображена любая часть организационной структуры. На оргдиаграмму могут вноситься визуальные улучшения. При последующих открытиях оргдиаграмма всегда открывается в актуальном состоянии.

На Рис. 9 изображено, что субъект «Ведущий инженер» прямо подчиняется субъекту «Руководитель проекта», но в то же время функционально подчиняется субъекту «Начальник инженерно-технического отдела».

Рисунок 9. Фрагмент диаграммы организационной структуры, сформированной от должности «Заместитель директора по производству»

Используя вспомогательные связи, можно построить произвольные организационные диаграммы. Это удобно при работе с крупными организационными структурами. Например, может быть построена организационная диаграмма только из подразделений или только из должностей с использованием вспомогательных связей. Также можно построить диаграмму, на которой будут изображены организационные ветви только до уровня руководителей подразделений без нижележащих субъектов (Рис. 10).

Рисунок 10. Организационная диаграмма (до уровня руководителей подразделений)

Также на диаграмме можно отобразить части других организационных структур. Например, можно построить диаграмму, на которой будут изображены только часть подразделений компании, их связь с филиалами и организационные структуры самих филиалов до заданного уровня (Рис. 11).

Рисунок 11. Организационная диаграмма компании с ее филиалами

На организационной диаграмме один субъект может подчиняться только одному субъекту при помощи либо прямого, либо вспомогательного подчинения. Функционально один субъект может подчиняться нескольким субъектам.

При необходимости на диаграмме можно изменить тип подчинения субъектов: прямое подчинение можно сменить на вспомогательное, вспомогательное — на прямое. При смене вспомогательного подчинения на прямое необходимо помнить, что такая схема может привести к изменению иерархии субъектов в Навигаторе, т.к. с помощью прямого подчинения создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между субъектами родитель-потомок) в справочнике «Субъекты».

Любую организационную диаграмму можно отформатировать в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Подробнее про построение организационной структуры и ее диаграммы в Business Studio описано в главе Руководство пользователя → Организационная структура.

Решение доступное для любой компании – узаконить двух руководителей для одного исполнителя с четким разделением зон влияния. Административный руководитель как «владелец ресурса» отвечает за распределение и использование времени сотрудником, соблюдение им всех норм и правил, принятых на предприятии. Функциональный руководитель как «носитель компетенций» отвечает за квалификацию сотрудника и качество выполнения своих функций. Административный и функциональный руководители обязаны договориться о выделении времени для функциональной подготовки сотрудника. Ответственность за наличие такой договоренности лежит на административном руководителе, функциональный руководитель отвечает за целевое использование выделенного времени и за результаты подготовки сотрудников в своей функции, т.е. за их квалификацию.

Функциональное подчинение. варианты применения

Инфо

Поэтому данный устаревший и принципиально неверный термин — непосредственно — не отражает действительного характера подчиненности работников. [7] В [175] правильно указывается на различное понимание термина организационная структура разными авторами и приводятся примеры определений. Наиболее общепринятым является, по-видимому, представление структуры в виде структурной схемы: каждый структурный блок на такой схеме соответствует какому-либо подразделению либо должности в организации; линии, соединяющие блоки, служат для обозначения административного или функционального подчинения и связей элементов.

В более широком смысле термином структура организационной системы обозначают всю совокупность правил и предписаний, регламентирующих деятельность членов организации. [8] Одной из особенностей группировки по районам является ее сочетание с группировкой по подведомственности хозяйства.

Виды отношений распоряжения — подчинения

Административное право регулирует общественные отношения, возникающие в сфере государственного управления, в процессе организации и …bibliotekar.ru/hozyaystvennoe-pravo/8.htm Конституционное (осударственное право в правоведении. Термины … Термины «конституционное право» и «государственное право» зачастую считаются синонимами.

… которые охватывают и административное право, и судебное право, …www.bibliotekar.ru/konstitucionnoe-pravo-2/3.htm

Внимание

Отрасли права. Конституционное право. Определение конституционного … Ведь административное право также регулирует общественные отношения, связанные с осуществлением государственной власти, да и не только оно.

Российское административное право

Обычно это договоренность о звонке клиенту в конкретную дату и время, не позднее 1-2 недель после выставки. При таком подходе, продажи новым клиентам не заставят себя ждать! Проверено.

Работает. Итоги по двум статьям о функциональном подчинении

  1. Обращаем внимание на существование двух видов руководства: административного и функционального.
  2. Обычно административный и функциональный руководитель для конкретного сотрудника – это один руководитель, руководитель его подразделения.
  3. Определяем, за что отвечает каждый из двух видов руководителей: административный – за использование времени сотрудника, функциональный – за квалификацию сотрудника в зоне его компетенций.
  4. Закрепляем статус функционального руководителя за отдельными руководителями и специалистами.
  5. Для закрепления статуса функционального руководителя используем документ «Должностной функционал».

В чем разница административного и функционального подчинения

Для линейных систем характерно прямое подчинение; субъект власти вправе принимать нормативные или индивидуальные акты, давать задания, решать структурные и кадровые вопросы, распоряжаться материальными и иными ресурсами, непосредственно руководить деятельностью, осуществлять дисциплинарное принуждение или обладает несколькими из названных полномочий. Функциональная подчиненность чаще всего означает, что субъект власти в рамках конкретной функции вправе осуществлять нормативное, методическое руководство, контроль, административное принуждение или наделяется хотя бы одним из названных полномочий.

Возникает отношение типа «инспектор – контролируемый». Функциональная подчиненность состоит в подчинении по какой-то части деятельности, в рамках определенной функции.
Спектр властных полномочий субъектов исполнительной власти в подобных случаях довольно узок.

Большая энциклопедия нефти и газа

Их власть бывает «положительной», сопряженной с созидательной деятельностью (право распределять, осуществлять методическое руководство и т.д.), и юрисдикционной, связанной с нарушениями (право приостанавливать работу, отстранять от должности, налагать взыскания и т.д.). Функциональная власть может быть ограничена рамками ведомства (организации) или иметь межведомственный характер.

Важно

Линейное руководство всегда основано на прямом служебном подчинении. Оно распространяется на подчиненные структурные единицы; линейные системы базируются на административной подчиненности.

Проблема «моно-компаний» Сотрудники «моно-компаний» обычно находятся в одном месте: общий офис, здание и т.д. Главное преимущество такой структуры – у каждого сотрудника в одном лице и административный, и функциональный руководитель. Он же руководитель его отдела. Пример структуры «моно-компании» Плюсы очевидны – не нужно решать проблему распределения ресурса времени сотрудника для работы с ним функционального руководителя, территориально находящегося где-то в другом месте. В минусы я бы записал – недостаточные знания руководителей о возможности применения функционального подчинения. Многолетний опыт управления моно-компанией сам по себе редко подсказывает идею ввести функциональные связи.
Структурные подразделения в течение бюджетного периода находятся в функциональном подчинении различных служб аппарата управления
. Функциональное подчинение существенно отличается от полного ( линейного) подчинения. Во-первых, каждая управленческая служба имеет свой профиль, что ограничивает пределы ее вмешательства в оперативную деятельность подразделения. Например, планово-экономическое управление, занимающееся вопросами планирования и контроля выпуска и производственных затрат, не может давать указания отделу сбыта в части корректив политики в сфере продаж — это прерогатива управления маркетинга и сбыта.
Во-вторых, прямой контроль управленческих служб относится лишь к текущему выполнению централизованных показателей. В части же методов их достижения аппарат управления может лишь давать свои рекомендации руководителю центра ответственности.

tinyton.ru
В чем разница административного и функционального подчинения
В чем разница административного и функционального подчинения

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: