Ведущий специалист по организации делопроизводства функции

Основной целью
службы делопроизводства, независимо
от ее названия, является организация,
руководство, координация, контроль и
реализация работ по документационному
обеспече­нию. Выполнение этой цели
предусматривает решение следую­щих
задач:

• постоянное
совершенствование форм и методов работы
с документами;

• обеспечение
единого порядка документирования,
органи­зации работы с документами,
информационно-поисковых систем, контроля
исполнения и подготовки документов к
передаче в ведомственный архив в
соответствии с дейст­вующими
государственными нормативно-методическими
документами;

• сокращение
документооборота;

• разработка и
внедрение нормативных и методических
до­кументов по совершенствованию
документационного обес­печения в
организации и в подведомственной
системе, прог­рессивных технологий
делопроизводства*.

* Там ж е, с. 66

Функции современной
службы делопроизводства в России
определяются из целей и задач ее
деятельности и включают полный объем
работы, которая выполняется службой.
Типовой состав функций следующий:

1. Разработка,
внедрение и ведение табеля и альбома
унифи­цированных форм документов
организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и
проектирование бланков документов.

3. Осуществление
экспедиционной обработки поступающих
и отправляемых документов.

4. Регистрация
входящих, исходящих и внутренних
докумен­тов и выполнение
информационно-справочной работы по
документам.

5. Организация
своевременного рассмотрения и подготовки
к докладу руководству поступающих
документов.

6. Контроль за
правильностью оформления документов,
пред­ставляемых на подпись руководству.

7. Регулирование
хода исполнения документов, контроль
прохождения, оформления и исполнения
документов в ус­тановленный срок.

8. Организация
машинописного (компьютерного) изготовле­ния
текстов документов, их копирования и
оперативного размножения.

9. Разработка
номенклатуры дел организации, обеспечение
хранения дел и оперативного использования
документной информации.

10. Организация и
ведение делопроизводства по предложе­ниям,
заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация
контроля за работой с документами в
струк­турный подразделениях.

12. Разработка
(совместно с соответствующими структурными
подразделениями организации) мероприятий
по совер­шенствованию форм и методов
работы с документами, а также по повышению
исполнительской дисциплины.

13. Контроль за
правильностью оформления и формирова­ния
дел в структурных подразделениях
организации.

14. Организация
работы архива учреждения (ведомственного
архива) в соответствии с действующими
нормативно-методическими рекомендациями
Росархива.

15. Повышение
квалификации работников службы
делопро­изводства и архива, проведение
совещаний и консульти­рование по
вопросам, относящимся к компетенции
службы делопроизводства.

16. Организация
рабочих мест, АРМ, условий труда
сотруд­ников службы делопроизводства*.

* Государственнаясистема документационного обеспечения
управления. Основ­ные положения. — М.,
1991, с. 66.

Этот набор
функций относится к типовым, так как
регламен­тирован в Общих положениях
ГСДОУ. Эти функции должны выполняться
любой службой вне зависимости от ее
структуры и масштабов деятельности —
от секретаря до управления делами.

1. Общие положения

1.1. Ведущий специалист по документообороту относится к категории руководителей среднего звена.

1.2. На должность ведущего специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность ведущего специалиста по документообороту и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению

1.4. Ведущий специалист по документообороту в своей деятельности руководствуется:

— Правилами внутреннего трудового распорядка;

— Инструкцией (положением) о секретариате компании;

— Положением о документообороте компании;

— Положением по работе с конфиденциальной информацией;

— Положением о персонале;

— настоящей должностной инструкцией;

1.5. Ведущий специалист по документообороту должен:

— знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и, в частности, деятельности секретариата; положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу организации в области документооборота и секретариата; а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— соблюдать правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив организации и в государственные архивы;

— знать организационную структуру, руководящий состав организации и ее структурных подразделений, специализацию деятельности организации;

— учитывать специфику работы с документами в связи с отраслевой принадлежностью организации;

— применять современные методы оформления и обработки документов;

— владеть английским языком (уровень не ниже «________________»); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования; отлично владеть навыками составления протокола;

— владеть навыками работы с компьютером: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, Е-mail;

— знать и соблюдать правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее «___» внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон);

— знать схемы документооборота;

— соблюдать порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— соблюдать сроки и порядок сдачи дел в архив;

— системы организации контроля исполнения документов;

— уметь пользоваться оргтехникой и другими средствами механизации управленческого труда;

— знать основы экономики, организации производства, труда и управления;

— знать законодательство о труде и охране труда;

— соблюдать правила эксплуатации вычислительной техники;

— соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты работодателя;

— осуществлять финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности;

— участвовать в составлении планов, направленных на обучение подчиненного персонала;

— применять системы мотивации.

1.6. Ведущий специалист по документообороту подчиняется непосредственно

1.7. На время отсутствия ведущего специалиста по документообороту (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

2. Должностные обязанности

Ведущий специалист по документообороту обязан:

2.1. Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата.

2.2. Обеспечивать контроль документооборота организации (бумажного и электронного), своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления; обеспечивать хранение печатей компании.

2.4. Планировать работу секретариата: представлять на согласование и утверждение планы работы секретариата, организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение и т.д.

2.5. Участвовать в совершенствовании (создании, разработке) инструкции по ведению делопроизводства и во внедрении ее новых положений; создавать единую систему документооборота (ЕСДО) в организации (электронного и бумажного ДО), разрабатывать иные документы, регламентирующие деятельность организации в области документооборота.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании; проводить контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив; готовить справки о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке совещаний и собраний, организовывать их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Вести базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей (государственную, коммерческую и служебную) тайну.

2.14. Выполнять поручения руководства компании.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Вести финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетенции.

2.17. Разрабатывать систему мотивации подчиненного персонала.

2.18. …

3. Права

Ведущий специалист по документообороту имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности документооборота, на рассмотрение руководителя секретариата — предложения по улучшению форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение руководителя секретариата предложения о поощрении работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

3.8. …

4. Ответственность

Ведущий специалист по документообороту несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

4.3. Причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Подпись

Расшифровка подписи

Визы согласования
с заинтересованными
должностными лицами
(при необходимости)

С инструкцией ознакомлены:

Наименования должностей работников

Подписи

Расшифровки подписей

Даты

В дело № 00-00

Подпись Дата

Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.

Где работает делопроизводитель

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот, за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся: регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

  • прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
  • организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
  • регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
  • обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
  • выполнение мелких поручений директора;
  • контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
  • организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя. Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой.

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Основные обязанности

Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм.

Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия. Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.

Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

  1. Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
  2. Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
  3. Ведение конструктивной переписки;
  4. Создание документальной базы предприятия;
  5. Ведение бумажного и электронного реестра;
  6. Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
  7. После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
  8. Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
  9. Рассылка деловой переписки по адресатам;
  10. Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
  11. Составление архива.

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции.

Требования к сотруднику

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:

  • великолепная память;
  • дотошность и терпеливость;
  • аккуратность;
  • самообладание;
  • деловой стиль общения;
  • само организованность и самодисциплина;
  • педантичность;
  • высокая концентрация внимания;
  • эмоциональная устойчивость;
  • высокий уровень ответственности.

Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

  • высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
  • умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
  • знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
  • умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
  • опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
  • знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

Делопроизводитель обязан знать и применять в работе правила, инструкции, нормативно-правовые законодательные акты, регулирующие организацию документооборота на предприятии. Он должен ориентироваться на положения государственной структуры делопроизводства.

Важные положения должностной инструкции

При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях. Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.

Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.

Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.

Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

  1. Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
  2. Функциональные обязанности работника.
  3. Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
  4. Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
  5. Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.

Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.

1.Общие положения:

1.1. Структурное подразделение:

— отдел делопроизводства

1.2
. Порядок назначения и освобождения от должности:

на основании приказа Генерального директора и заключенного Трудового договора

1.3
. Непосредственное подчинение:

генеральному директору

1.4. Дополнительные распоряжения и указания от: Членов совета директоров, генерального директора


1.5. При отсутствии на рабочем месте, его замещает:

специалист отдела делопроизводства

1.6. В подчинении у руководителя службы секретариата:

— специалист отдела делопроизводства

1.7. В своей деятельности руководитель службы секретариата руководствуется:

— настоящей должностной инструкцией;

— приказами (указаниями) непосредственного руководства;

— инструкцией по делопроизводству (документообороту);

— иными нормативными документами, принятыми и утвержденными в Компания;

— трудовым договором;

— действующим законодательством РФ.

1.8. Начальник отдела делопроизводства должен знать:

— положения, постановления, приказы, распоряжения, инструкции и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства;

— структуру и руководящий состав Компании и ее региональных представительств;

— машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— правила эксплуатации ПК, факса и другой оргтехники, используемой в работе;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, принятые в Компании.

1.9. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за выполнение своих обязанностей, установленных должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством РФ.

2. Задачи:


2.1. Начальник отдела делопроизводства руководит работой сотрудников данного структурного подразделения, рационально распределяет полномочия и поставленные задачи, определяет степень ответственности, следит за выполнением подчиненными своих должностных обязанностей;

2.2
. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции;

2.3
. Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения поставленных задач, своевременную рассылку служебной документации;

2.4. Участвует в подготовке проводимых руководством совещаний, рабочих групп, и обеспечивать их материальное и техническое обслуживание;

2.5. Контролирует обеспечение структурного подразделения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами;

2.6. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в Компании;

2.7. Взаимодействует по направлениям своей работы с руководителями структурных подразделений Компании;

2.8
. Организовывает работу по архивации документов Компании на бумажных носителях;

2.9. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы;

2.10. Соблюдает установленные в Компании правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в структурное подразделение.

3. Должностные функции

3.1
. Направления деятельности

1. Контроль за деятельностью подчиненных сотрудников:


— специалист отдела делопроизводства


3.2. Должностные функции

1. Контролирует работу сотрудников отдела делопроизводства, вносит замечания и предложения для более эффективной работы. Следит за выполнением поставленных задач;

3.3. Приказы и распоряжения

1. На основании соответствующих распоряжений начальник готовит проекты приказов и распоряжений.

2. Обеспечивает правильность оформления проектов данных документов.



3.4. Документы

1. Представляет на рассмотрение, согласование и утверждение руководству договоры, письма, исходящие, входящие и иные внутренние документы.

2. Ведет журнал учета всей документации.

4. Полномочия

Для наиболее эффективного выполнения своих служебных обязанностей, начальнику отдела делопроизводства предоставляются следующие полномочия;

— право на получение информации в пределах компетенции, в том числе конфиденциальной;

— право составлять, визировать, согласовывать документы, принятые к обороту внутри службы;

— вносить предложения по изменению штата структурного подразделения и совершенствованию его работы (повышение квалификации);

— вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам оптимизации, учета и обеспечения документооборота Компании, совершенствования форм и методов организации труда;

— право запрашивать информацию от руководителей структурных подразделений Компании, относящуюся к сфере деятельности;

— право обращаться к непосредственному руководителю, его заместителям, начальникам структурных подразделений по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники, а также получения информации необходимой для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий;

— право принимать решения в пределах своей компетенции;

— проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств компании;

— знакомится с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.

5. Ответственность

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за:

— некачественное и несвоевременное выполнение всех закрепленных за ним основных задач и функций;

— полноту, достоверность и своевременность предоставляемой отчетности и информации;

— правильность разработки и осуществления мероприятий, направленных на решение конкретных вопросов;

— правильность применения положений, тех или иных инструктивных документов Компании;

— нарушение этики поведения в общении с сотрудниками;

— соблюдение правил внутреннего трудового распорядка Компании;

— за разглашение информации, являющейся коммерческой тайной.

6. Оценка эффективности

Эффективность работы отдела делопроизводства, оценивается непосредственно генеральным директором на основе следующих показателей:

— выполнение поставленных задач в установленные сроки;

— рациональность и полнота проработки поставленных задач;

— четкость организации и контроль исполнения мероприятий в рамках поставленных задач;

— самостоятельность выполнения своих должностных функций;

— стремление к профессиональному росту и повышению уровня профессиональной компетентности;

— этичность поведения (вежливость, обязательность) в общении с посетителями и сотрудниками фирмы;

— соблюдение правил трудовой дисциплины, установленного графика работы.

7. Квалификационные требования

На должность Начальника отдела делопроизводства принимается лицо, имеющее высшее образование или имеющее опыт работы в должности руководителя службы секретариата не менее 2 лет.

tinyton.ru
Ведущий специалист по организации делопроизводства функции
Ведущий специалист по организации делопроизводства функции

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: