Акт об отсутствии на рабочем месте печать

Если работник отсутствует на рабочем месте, и при этом связаться с ним не удается, необходимо составить акт об отсутствии. О том, как правильно оформить этот документ, его готовый пример заполнения и порядок действий в таких нестандартных ситуациях – расскажем прямо сейчас.

Суть прогула и ответственность работника

Среди нарушений трудовой дисциплины прогул является одним из наиболее грубых. При этом в законодательстве содержатся конкретные критерии определения этого понятия. Все они связаны со случаями отсутствия без уважительной причины, в том числе:

  • на протяжении всего дня (смены);
  • от 4 часов;
  • преждевременного прекращения работы и уход с рабочего места;
  • самовольное применение отгулов (в том числе за счет имеющихся переработок), без согласования с руководством.

Отсылки на правовые нормы ТК представлены на схеме ниже.

Наряду с составлением акта работодатель вправе применить к работнику меры ответственности, вплоть до увольнения:

  1. Замечание устное и/или письменное.
  2. Письменный выговор.
  3. Увольнение возможно применить в тех случаях, когда сотрудника не было на работе от 4 часов и более. Подробнее о порядке увольнения в таких случаях можно узнать здесь.

Работодатель имеет право на выбор любой меры по своему усмотрению. То есть проходить всю эту последовательность необязательно – в случае отсутствия более 4 часов по неуважительным причинам можно сразу поставить вопрос об увольнении.

Что не относится к прогулу

Важно также иметь в виду, что законодательство гарантирует определенные права сотрудника, в том числе и право отсутствия на работе в связи с уважительными причинами, которые не считаются прогулом:

  1. Временная нетрудоспособность (по болезни).
  2. Декретный отпуск.
  3. Отсутствие в связи со сдачей сессии, зашитой диплома (для этого предварительно оформляется ученический отпуск в предусмотренном порядке).
  4. Обязательная явка в суд или в любые правоохранительные структуры (в принудительном порядке).
  5. Обстоятельства форс-мажорного характера, на которые сотрудник объективно не мог повлиять: стихийные бедствия, разбойные нападения, экстренная ситуация с близким родственником, пожар и др.

Образец и пример 2018 г.

Строгой формы акта не утверждено, поэтому для подтверждения об отсутствии работника на его рабочем месте каждая компания вправе использовать собственный вариант. Обычно документ оформляется на стандартном листе А4, и в нем содержатся такие сведения:

  1. Дата составления прописывается, как правило, в левом верхнем углу, а номер – с правой стороны на одном уровне. Нумерация ставится произвольная – обычно сквозная (для аналогичных документов) в течение года.
  2. Дале следует прописать название документа – т.е. акт об отсутствии работника на рабочем месте.
  3. Затем констатируют собственно отсутствие гражданина: от первого лица представитель комиссии указывает свою должность и ФИО и устанавливает факт неявки.
  4. Далее нужно прописать, какой именно работник не пришел – фамилия, имя, отчество, должность, табельный номер (при наличии).
  5. Еще раз прописывается дата неявки и точное время: например, с 09:00 до 15:55. С другой стороны, достаточно зафиксировать просто тот факт, что работника не было в течение 4 часов подряд, например, написать с 14:00 до 18:00 (это обычные случаи, когда он не вернулся с обеда).
  6. Далее можно указать, что отсутствие не было связано с уважительными причинами, если подобный факт действительно был выяснен (например, сотрудник вообще отказывается пояснять свое отсутствие).
  7. Прописывается состав комиссии, зафиксировавший факт неявки: указывают ФИО, должность, ставят подпись.
  8. В самом конце документа работник, который отсутствовал, должен поставить подпись, что он ознакомился с актом об этом событии (подпись ставится вместе с расшифровкой – фамилия, инициалы).

За основу можно взять следующий бланк:

А в качестве готового примера документа использовать образец, приведенный ниже:

Порядок составления: пошаговая инструкция

Тщательное соблюдение процедуры фиксирования прогула – очень важная задача для работодателя, поскольку в противном случае прогульщик может обратиться в суд и даже восстановиться работе. Причем суд может принять его сторону в том числе и потому, что работодатель не выполнил все обязательства по трудовому законодательству и поторопился обвинить своего работника в прогуле.

Основная задача руководства компании – убедиться в том, что причина отсутствия точно не относится к уважительным. Здесь действует логика по типу «от обратного»: гражданин сам обязан предоставить все документы, которые подтверждают уважительные обстоятельства его невыхода на работу. Если же таких документов нет, сотрудник отказывается дать письменную объяснительную или приводит в ней явно неуважительные причины (проспал, был не в настроении и т.п.), то у работодателя есть законные основания для увольнения за прогул.

Таким образом, чтобы избежать ненужных рисков, руководство обязано организовать выполнение сразу нескольких задач:

  1. Письменное фиксирование факта отсутствия на его рабочем месте путем составления акта об этом событии.
  2. Получение письменных объяснений сотрудника о причинах его неявки.
  3. Фиксирование факта отказа гражданина пояснить причину неявки в письменном виде.

Последовательность действий в общем случае выглядит так:

  1. Сотрудники обнаруживают, что коллега до сих пор не появлялся на работе и незамедлительно ставят начальство в известность.
  2. Непосредственный руководитель, которому подчиняется сотрудник (прораб, начальник отдела, менеджер подразделения, директор филиала, бригадир и т.п.) пытается выйти на связь с сотрудником всеми доступными средствами по своему желанию – т.е. работодатель не обязан пытаться сделать это.
  3. Фиксируется время начала отсутствия, а по истечении 4 часов обязательно составляется акт, который подписывается как минимум 2 (лучше 3) свидетелями – коллегами этого сотрудника. Желательно выбрать коллег из других отделов, поскольку в этом случае вероятность личных симпатий, антипатий, возможных конфликтов в будущем минимальна.
  4. После этого если сотрудник появляется на работе, работодатель требует письменных объяснений и предоставления доказательств того, что причины неявки действительно уважительные. На написание объяснительной (ее форма свободная) у работника есть 2 рабочих дня. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за днем появления на работе.
  5. Также от работника нужно потребовать незамедлительно подписать составленный ранее акт.
  6. Если он отказывается выполнять любое из этих действий, работодатель ничем не рискует – важно зафиксировать эти факты в соответствующих актах. Их форма и порядок составления аналогичны тем, что был рассмотрен выше. Документы также подписываются 2-3 свидетелями.
  7. В случае неуважительных причин неявки работодатель вправе уволить сотрудника без отработки.

Возможность обжалования и аннулирования

На самом деле документ просто фиксирует факт, но не дает описания причин. Если же впоследствии выяснится, что на самом деле гражданин не дошел до работы по уважительным причинам, то акт автоматически аннулируется.

Это возможно в двух случаях:

  1. Когда работник предъявляет соответствующие документы, доказывающие уважительность причины неявки на работу:
  • больничный лист;
  • справка из органов полиции;
  • справка из суда;
  • свидетельские показания;
  • прочие доказательства.
  1. Когда акт был составлен некорректно – в основном это касается случаев, если нет подтверждения неявки со стороны свидетелей. Таким образом, документ без подписей свидетелей является недействительным.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если работник настаивает на признании акта недействительным, работодатель может, но не обязан прислушиваться к его доводам. Поэтому в спорных случаях гражданин имеет право обратиться в трудовую инспекцию или же сразу в судебный орган для проведения разбирательства и компенсации возможного вреда.

Таким образом, факт неявки фиксируется достаточно просто. Однако работодателю важно не спешить с выводами и решениями. Прежде всего, нужно соблюсти все требования законодательства и далее действовать в границах своих полномочий.

В работе начальников подразделений предприятий, иногда, приходится выслушивать устные объяснения нерадивых работников о невыходе на работу и требовать письменных объяснительных. В результате возникает вопрос – составлять или нет акт об отсутствии на работе и как его составлять. Надо отметить, что законодательством не предусмотрен образец такого документа. Рассмотрим, как заполнять такой акт и что требуется включать в него.

Что считается прогулом

Законодательство РФ регламентирует, что прогул – это пропуск работником работы больше 4-х часов подряд без сообщения руководителю. Главным отличием прогула является тот факт, что, как правило, работник не способен, или не имеет желания написать письменную причину пропуска работы. Учитывая, что прогул является дисциплинарным нарушением, отображенным при заключении трудового соглашения, возникает необходимость в наложении дисциплинарного наказания, согласно ст. 192 ТК РФ (замечание, выговор и даже увольнение). Однако, для наложения взыскания необходим документ, подтверждающий факт прогула. Поэтому, в результате отсутствия объяснительной записки, прямой начальник работника обязан оформить акт.

Что же относится к прогулу без уважительной причины?

  • Пропуск работником работы полного рабочего дня, не зависимо от его длительности.
  • Опоздание работника на работу более 4-х часов подряд.
  • Уход с предприятия без сообщения руководству о разрыве трудового контракта по собственному усмотрению, или до окончания срока отработки при увольнении, или до окончания срока контракта (при срочном трудовом соглашении).
  • Самостоятельный уход в отгул, а также самостоятельный уход в основной или добавочный отпуск.

Однако к прогулу не относится использование сотрудником дней отдыха, при незаконном отказе руководителем в предоставлении такого отгула (к примеру, при сдаче крови в качестве донора).

Что не считается прогулом

Наравне с обозначением прогула законодательство четко оговаривает обстоятельства, при которых пропуск сотрудником работы к прогулу не относится. Это:

  • Нахождение сотрудника на больничном.
  • Пропуск в связи со сдачей экзаменов, защитой диплома и т.п.
  • Осуществление государственных или общественных обязательств.
  • Вызов работника в судебные или правоохранительные инстанции.
  • Арест работника.
  • Форс-мажорные моменты (катастрофы, непогода и т.д.).
  • Взятие отгула при сдаче крови в качестве донора.

Перечисленные и прочие причины пропуска работы, при предоставлении подтверждающих документов не относятся к прогулам.

Также нельзя назвать прогулом отсутствие сотрудника на работе при неисполнении руководством предприятия своих обязательств, а именно невыплате зарплаты на протяжении более 15-ти дней. Однако при таких обстоятельствах необходимо заблаговременное уведомление руководства.

Кто составляет акт о прогуле

Обычно, заполнением акта занимается прямой начальник подразделения. Однако такой документ вправе составить кадровый сотрудник, юрист или секретарь учреждения. При составлении акта о пропуске, необходимо привлечь, либо специально сформированную комиссию из работников учреждения (не менее двух человек), либо просто понятых (из числа сотрудников), которые должны подписать составленный документ о пропуске работником работы.

После заполнения акта, обязательно необходимо ознакомить работника, совершившего пропуск, а также написать руководству докладную с прикрепленным актом. Руководитель учреждения на основании представленных ему документов издает приказ о нанесении дисциплинарного наказания за прогул.

Акт необходимо составлять не позже одного месяца после отмеченного пропуска, иначе документ теряет юридический статус, и руководитель не вправе будет накладывать взыскание. При наложении взыскания при таком обстоятельстве, работник вправе оспорить его в судебных инстанциях.

Основные особенности Акта об отсутствии работника на рабочем месте

Акт о пропуске работником работы не обладает нормативным образцом, поэтому его заполнение осуществляется в произвольном виде или по утвержденному в учреждении образцу. Документ можно заполнять на фирменном бланке учреждения либо на обыкновенном листе А4. Оформляется акт в 2-х экземплярах и каждый экземпляр подписывается членами комиссии, составившими документ в том числе и виновником ситуации. В случае, если виновник «торжества» отказывается подписать акт, это обстоятельство отображается в документе, с подтверждением подписями членов комиссии. После этого один экземпляр отправляется руководителю, второй вручается работнику.

При заполнении акта в нем обязаны быть включены следующие сведения:

  • Об учреждении, на котором трудится нарушитель дисциплины.
  • Состав членов комиссии, участвующие в освидетельствовании о пропуске работы.
  • Объяснение (если таковое написано) о причинах пропуска рабочего дня.

Пример акта об отсутствии работника на рабочем месте

Как составить акт отсутствия на рабочем месте

Акт обычно заполняется по стандартной форме и при составлении не должен вызывать затруднений. Документ состоит из:

  1. Шапки.
  2. Состава комиссии.
  3. Содержательной части.
  4. Подписей комиссии.
  5. В «шапке» – посередине страницы записывается название документа(«Акт») с кратким отображением его сути (в данном примере «об отсутствии (прогуле) сотрудника на работе). Ниже отображается город, где расположено учреждение, составляющее акт и дата его заполнения.
  6. Затем перечисляется состав членов комиссии с указанием их фамилий, имен и отчеств, и занимаемых ними должностей.
  7. В содержательной части вносятся сведения о работнике (Ф.И.О – полностью и занимаемая им должность), на которого заполняется акт. При этом требуется четко отобразить дату пропускаи время, если этот пропуск обозначен часами отсутствия, с отображением времени начала и конца пропуска работы. Также надо отобразить причину, по которой работником был совершен пропуск. При отсутствии объяснений, этот факт также требуется отобразить в акте.
  8. В заключении требуется поставить подписи, участников оформленного акта, в том числе и подпись прогульщика.

Если прогульщик не согласился с оформленным документом, он вправе искать защиту своих интересов в трудовой инспекции или судебных органах. Практика таких обращений, иногда приводит к отмене зафиксированного прогула и соответствующего дисциплинарного взыскания.

Возможные причины отмены зафиксированного прогула и составленного акта:

  • В составленном документе нет данных о причине пропуска, а также доказательства пропуска работы более 4-х часов подряд (отсутствуют свидетельские подписи)
  • Работник допустивший пропуск отказался подписать акт и этот факт не отображен в документе.
  • После оформления акта сотрудник предоставил руководству материалы, подтверждающие уважительную причину отсутствия на рабочем месте.

Скачать образец и бланк акта об отсутствии работника на рабочем месте

Скачать бланк акта

Скачать образец акта об отсутствии работника на рабочем месте

Пример заполненного документа.

В одной из предыдущих статей мы разбирались с составлением акта об опоздании на работу. Сегодня на повестке дня его ближайший родственник: акт об отсутствии на рабочем месте. Он составляется в похожей ситуации: работника нет, и где он – неизвестно. Подробности и образец акта в статье. 

Отсутствие на рабочем месте

Рабочее место работника закреплено за ним в трудовом договоре. В норме – с точностью до структурного подразделения. Под рабочим местом подразумевается, во-первых, организация, в которой человек, трудится. Это, конечно, в договоре указано. Во-вторых, структурное подразделение: оно тоже указывается. Таким образом, отсутствие на рабочем месте – это когда работника нет ни в его отделе, ни на территории организации, причем никто не был об этом отсутствии предупрежден. Под «никто» имеется в виду непосредственный начальник.

Отсутствие или опоздание?

Опоздание

Опоздание – это неявка к строго определенному времени. Если в Правилах внутреннего трудового распорядка написано, что рабочий день начинается в 8, то ровно в 8 все должны быть на местах. То же с обедом: если он заканчивается в 13, то будьте добры быть на местах в 13.

Когда руководителя окончательно выводят из себя опоздания подчиненного, он решает запустить процесс дисциплинарного взыскания за это. Составители будущего акта об опоздании на работу договариваются заранее, и в определенное время они уже ждут опаздывающего на его рабочем месте. Если опоздание происходит, оно тут же актируется.

Отсутствие

Отсутствие на рабочем месте может произойти в любое время рабочего дня. Человек может не явиться на работу, не прийти с обеда или просто исчезнуть, никого не предупредив. Телефон не отвечает, на связь человек не выходит.

Конечно, могло что-то случиться. Решение о том, актировать ли это отсутствие, принимает руководитель. Обычно это происходит в отношении «злостных» прогульщиков. Если такое случилось с работником впервые, то его будут искать и волноваться. По крайней мере, в хороших коллективах J

Если отсутствие случилось не впервые и взбешенный начальник решает наказать подчиненного, составляется акт об отсутствии на рабочем месте.

Когда составлять акт об отсутствии на рабочем месте?

Акт об отсутствии на рабочем месте составляется либо когда работник, наконец, изволит появиться, либо в самом конце рабочего дня.

Работника нужно дождаться, чтобы убедиться, что его отсутствие не имеет уважительных причин. Скрывать эти причины не в интересах работника. Если живой и здоровый сотрудник не может объяснить свое отсутствие, составляем акт и тут же даем ему с этим актом ознакомиться.

Если человек не появился до конца рабочего дня, пишем акт без него.

Акт об отсутствии на рабочем месте: правила составления

В целом акт составляется по стандартным правилам. Из особенностей:

  1. избегаем формулировки «комиссией в составе», если только это не специально созданная Комиссия по трудовой дисциплине, действующая на основании положения;
  2. указываем время составления акта;
  3. избегаем формулировки «без уважительных причин»: по ТК (ст. 193) у работника есть два дня на письменное объяснение, и они еще не прошли (то, что ему был задан вопрос при появлении, не считается).

Скачать образец акта об отсутствии на рабочем месте, pdf, 417кВ

Image by Vlado / www.freedigitalphotos.net

Акт об отсутствии на рабочем месте необходим, когда сотрудника привлекают к дисциплинарной ответственности за прогул. Скачайте образцы и проверьте, как вы составили акт.

Акт об отсутствии на рабочем месте фиксирует нарушение работником трудовой дисциплины. Если работодатель правильно составит такой документ, нарушитель не сможет оспорить взыскание. Чтобы уволить недобросовестного работника за прогул или применить другие дисциплинарные меры, нужно следовать установленной процедуре и подготовить документы. Начать необходимо с акта об отсутствии рабочем месте.

Рассмотрим, что учесть, если перед юристом стоит задача составить или проконтролировать подготовку такого документа. Образцы актов об отсутствии работника на рабочем месте смотрите в статье. Пустые формы актов об отсутствии работника на рабочем месте скачивайте из приложения.

Перед подготовкой акта об отсутствии работника на рабочем месте изучите обстоятельства

Прежде чем подготовить акт отсутствия на рабочем месте, проанализируйте ситуацию. Убедитесь в том, что для составления акта есть основания.

Юрист может:

  • составить акт об отсутствии работника на рабочем месте;
  • проконтролировать заполнение обязательных реквизитов;
  • убедиться в надлежащей отправке.

К подготовке документа нельзя подходить формально. Работа окажется бесполезной, если сотрудник, которого нет на месте, отсутствует правомерно. Чтобы не тратить время, узнайте причины, по которым сотрудника нет на рабочем месте. Уточните информацию в отделе персонала и подразделении, где он трудится.

Если прогулы – обычная практика для сотрудника, и прежде он писал объяснительные и получал взыскания, можно готовить акт. Другое дело, если компания имеет задолженность по зарплате, и поэтому сотрудник подготовил соответствующее заявление и приостановил работу (ст. 142 ТК РФ). В этом случае нет оснований для составления акта об отсутствии на рабочем месте. Работник отсутствует на законных основаниях. Если компания погасила долг не в полном объеме, она также не вправе потребовать выхода сотрудника на работу и уволить за прогул. Суд признает незаконным такое решение.

Например, работник компании приостановил выполнение трудовой функции из-за задержки зарплаты. Работодатель составил акт об отсутствии работника на рабочем месте и уволил за прогул. Суд признал действия компании незаконными, поскольку она не ликвидировала задолженность. Сотрудник вправе приостановить работу, пока не получит деньги полностью, частичная выплата не является основанием возобновить работу. В итоге работник:

  • взыскал средний заработок за период вынужденного прогула,
  • получил компенсацию морального вреда и возмещение судебных расходов,
  • оспорил увольнение (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 19.07.2017 по делу № 33-9515/2017).

Сохраните сведения, которые удалось найти в ходе проверки оснований для составления акта об отсутствии на работе. Документы, которые фиксировали факты предшествующих прогулов, приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности и т.д. пригодятся в ходе разбирательства, когда сотрудник начнет оспаривать увольнение. Указанные данные помогут суду составить представление о работнике. Если он прежде не выходил на работу и нарушал трудовую дисциплину, работодателю будет проще отстоять позицию.

Акт отсутствия на рабочем месте подписывает комиссия

Чтобы акт служил доказательством в суде, попросите сотрудников подтвердить отсутствие нарушителя личными подписями. Когда возникнет спор, суд сможет вызвать подписантов в качестве свидетелей. Это поможет доказать правомерность действий (определение Московского городского суда от 08.09.2017 № 4г-10168/2017).

Например, суд признал законным привлечение работника к дисциплинарной ответственности. Работодатель предъявил на заседании акт об отсутствии работника на рабочем месте. Документ подписала комиссия в составе заместителя генерального директора по экономике и финансам, начальника отдела кадров, заместителя главного бухгалтера. Из содержания акта суд сделал вывод, что человек отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин в период с 11 января по 20 марта (апелляционное определение Московского городского суда от 16.03.2017 № 33-9547/2017).

Работодатель вправе составить один акт или несколько. Второй вариант подходит для ситуаций, когда сотрудник отсутствует продолжительный период времени.

Например, работник не приходил на работу с 02.03.2016 по 23.03.2016. Представитель компании зафиксировал отсутствие работника. Комиссия составила и подписала три акта (апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 07.12.2016 по делу № 33-10032/2016).

Известите нарушителя о составлении акта об отсутствии на рабочем месте

Направьте уведомление сотруднику о составлении акта и по возможности ознакомьте с документом под роспись. Как правило, работники уклоняются от подписания или не соглашаются с его содержанием. Во втором случае акт пригодится в суде в случае спора. Подпись сотрудника даже в случае несогласия с содержанием документа, будет свидетельствовать о том, что работодатель поставил его в известность. Если работник откажется подписывать акт отсутствия на рабочем месте, сделайте отметку об этом.

Затребуйте у работника объяснения. Направьте по адресу его регистрации соответствующее уведомление. Так компания не только поставит в известность лицо о составлении акта, но и получит доказательства уведомления работника.

Перед заполнением формы акта об отсутствии работника на рабочем месте выясните причину отсутствия

Узнайте причину отсутствия лица на рабочем месте. Попросите изложить основания в форме письменных объяснений. Если сотрудник заявит о болезни, просите предъявить больничный лист. Недобросовестный сотрудник не сможет оспорить приказ о наложении дисциплинарного взыскания, если работодатель сохранит доказательства отправки письма с требованием объяснить прогул.

Например, суд не восстановил работника в должности, не взыскал оплату вынужденного прогула, премию и заработную плату. Работодатель вручил нарушителю уведомление, в котором просил письменно объяснить причины отсутствия на работе. Работник заявил о временной нетрудоспособности, но доказательств не представил. Суд сделал вывод, что увольнение правомерно (апелляционное определение Московского городского суда от 30.03.2017 по делу № 33-12179/2017).

Если работник действительно был на больничном, но не сообщил об этом работодателю, последний не должен нести ответственность за недобросовестные действия. Суд признает законным увольнение, если сотрудник по своей вине не поставил в известность о болезни компанию в разумные сроки.

Например, работник не смог оспорить дисциплинарное взыскание. Работодатель не знал и не мог знать о временной нетрудоспособности отсутствующего лица (апелляционное определение Свердловского областного суда от 09.06.2017 по делу № 33-9357/2017).

После оформления акта ознакомьте сотрудника с приказом о взыскании

Работника привлекают к ответственности после этапа получения объяснений. Чтобы нарушитель не оспорил действия компании, не ставьте на акте и приказе о взыскании одинаковую дату. После того как работодатель составляет акт об отсутствии на работе, должно пройти время (период, в который сотрудник может обосновать свое отсутствие). Законодательство не предусматривает конкретные сроки. Если работодатель направлял уведомление и приказ по почте, отследите получение с помощью сведений на сайте.

Отмечайте отсутствие сотрудника в табеле учета рабочего времени. Как и акт об отсутствии на рабочем месте, табель пригодится в суде в качестве доказательства (апелляционное определение Московского городского суда от 14.08.2017 по делу № 33-31600/2017). Если сотрудник не появляется на работе, направьте ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку. Работодатель также может выслать ее по почте. В этом случае сотрудник не сможет предъявить претензий и обвинить компанию в том, что бывший работодатель препятствует дальнейшему трудоустройству.

Незаменимые помощники в работе юриста

tinyton.ru
Акт об отсутствии на рабочем месте печать
Акт об отсутствии на рабочем месте печать

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: