Как оформить перевод в трудовой книжке

Трудовая книжка отражает всю производственную деятельность человека. В ней отражаются все основные моменты, связанные с ней.

Занесение информации в трудовую книжку должно осуществляться в соответствии с общими установленными правилами, закрепленными в правовых актах.

При этом любая запись должна быть обоснована нормативами трудового законодательства. Все виды записей должны производиться не позднее 7 рабочих дней. 

Кто вносит

Кадровая служба занимается комплектованием предприятия кадрами, оформлением и ведением первичной документации по приему и увольнению работников.

Ее основные функциональные обязанности специфичны, поэтому сотрудники должны соблюдать все требования, которые предъявляет Трудовой кодекс. Как правило, каждый сотрудник отвечает за вверенный ему производственный участок или отдел.

О грамотном оформлении документации касающейся приема на работу, внесения изменений в заключаемый при приеме работника трудовой договор отмечено в Трудовом кодексе, последняя редакция которого действует в настоящее время, иных видах нормативных актов.

Кадровая служба занимается:

  • оформлением документации по приему на работу и увольнению работников;
  • осуществляет учет трудовых книжек, их заполнение;
  • внесением записи в учетную карточку соответственно записи в трудовой книжке;
  • ведением документации по учету движения кадров, включая табель рабочего времени;
  • составлением статистического отчета, отражающего количество работников предприятия;
  • выдачей разнообразных справок, пропусков на предприятие;
  • разработкой планов по комплектации работников.

В обязанности сотрудника кадровой службы входит осуществление в трудовой книжке записи об изменениях деятельности. Она должна быть внесена на основании приказа, изданного руководителем предприятия на протяжении одной рабочей недели.

Если в трудовую книжку они своевременно не были осуществлены, то работодатель привлекается к мере воздействия в виде административной ответственности.

Невнесение записи расценивается в качестве административного нарушения. При этом пропущенная запись в обязательном порядке должна быть восстановлена в трудовой книжке по обнаружению факта.

Трудовая книжка начинается с записи полного с сокращенного наименования предприятия, которая записывается от руки, некоторые предприятия проставляют фирменный штамп. Все записи в ней осуществляются без каких-либо сокращений.

Как написать в трудовой книжке о переводе на другую должность

Все сведения о производственной деятельности владельца трудовой книжки сообразно нормативам трудового законодательства должны быть зафиксированы в ней. Она должна заполняться с особой внимательностью, чтобы в них не были допущены ошибки, помарки.

Трудовая книжка заполняется соответственно правилам, приведенным в нижеследующих актах:

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков книжки и обеспечение ими работодателей, опубликованного 16 апреля 2003 года, он утвержден постановлением правительства под номером 225;
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, она учреждена постановлением правительства под номером 69, испущенного 10 октября 2003 года.

При возникновении производственной необходимости любого работника, возможно, переместить из одного рабочего места на другое, предварительно заручившись его согласием.

Вслед за осуществлением перевода, который осуществляется путем издания внутреннего приказа предприятия нужно занести запись в книжку о произведенном действии.

Записи осуществляются в последовательности:

 графа 1  порядковый номер
 графа 2  дата исполнения перевода на другой участок работы
 графа 3  квалификация, ее уровень, например, плотник 5 разряда
 графа 4  номер приказа либо распоряжения, послужившего основанием для осуществления перевода, дата его издания

По общеустановленным правилам запись должна быть разборчивой, написанной без исправлений. Она записывается ручкой, наполненной темными чернилами.

Образец записи об осуществлении перевода в другое структурное подразделение:

  • переведена в отдел маркетинга на должность ведущего специалиста;
  • переведен в производственный цех № 2 по профессии фрезеровщика 4 разряда.

Образец записи о производстве перевода в то же структурное подразделение, но на другую должность, профессию:

  • переведен на должность старшего специалиста по сбыту;
  • переведен по профессии токаря 5 разряда.

Если перевод осуществляется временно, то запись сообразно нормативам трудового законодательства, статьи 66 ТК не производится.

Как сделать запись при окончании

К трудовым книжкам изготавливаются специальные вкладыши, которые применяются по окончанию ее страниц.

Вкладыши вместе с трудовыми книжками выдаются бухгалтерией сотрудникам кадровой службы, которые используют их для осуществления дальнейших записей. Если какой-либо раздел книжки полностью будет заполнен, то в нее подшивается вкладыш.

Он считается недействительным при отсутствии трудовой книжки согласно правилам пункта 38 вышеуказанного акта. Вкладыш заполняется аналогично разделам трудовой книжки.

Сообразно инструкции в его правом углу на титульном листе проставляется штамп, размер которого равен 10х25мм.

Там же заносится надпись о том, что выдан вкладыш, с отметкой его серии, порядкового номера. Он имеет степень защиты, позволяющий предотвратить его подделку.

Как правило, их начинают использовать вслед за окончанием страниц разделов сведения о работе, награждениях. Вкладыш необходимо вшить в конце книжки, расположив вслед за ее последней страницей перед задней обложкой.

В нем делается сквозная нумерация, позволяющая продолжить имеющиеся пометки. При этом вслед за последним номером проставляется последующий номер в каждом из разделов сообразно нормативных актов.

Также во вкладыш заносятся все изменения, касающиеся официальных данных работника. Его титульный лист заполняется по аналогии с титульным листом книжки, для чего в него вносятся личные данные работника:

  • дата рождения;
  • образование, специальность, квалификация соответственно диплома, профессия;
  • дата осуществления записи.

На нем ставится подпись работника, оформившего вкладыш лица.

О присвоении квалификационной категории

Практически на всех предприятиях проводятся аттестации работников, процедура которой закрепляется локальными актами. По ее результатам каждому работнику выдаются рекомендации относительно его квалификационных навыков и умений.

Если они соответствуют требованиям функциональных обязанностей, то работнику присваивается определенная квалификационная категория, разряд, класс, которые подтверждается приказом по предприятию.

В трудовую книжку сообразно инструкции, пункта 3.1 делается запись:

 графа 1  порядковый номер
 графа 2  дата присвоения квалификационного класса, категории, разряда
 графа 3  присвоенная квалификация, например, присвоен 5 разряд токаря
 графа 4  акт, который служит основанием записи, сделанной в графе 3

В трудовом кодексе отмечено, что любой работник в ходе производственной деятельности вправе:

  • получить соответствующую подготовку по профессиональную подготовку;
  • пройти повторное обучение;
  • повышать уровень квалификации;
  • обучаться вновь появившимся родам трудовой деятельности.

Указанное право может быть реализовано путем заключения добавочного соглашения к трудовому договору.

Работник должен представить работодателю удостоверение, которое он получил по завершению обучения. Работодатель издает приказ о повышении квалификации, позволяющий осуществить новую запись.

Вносятся ли сведения о награждениях

Согласно указаниям статьи 66 Трудового кодекса, правил Инструкции в трудовую книжку вносится информация, касающаяся присуждения наград, почетных грамот, благодарностей и других видов поощрений.

Раздел «Сведения о награждениях» необходимо заполнять в аналогии с разделом, в который заполняется информация о работе.

Заголовок содержит наименование предприятия. Ниже запись осуществляется по графам:

 графа 1  порядковый номер
 графа 2  дата, когда было принято решение о присвоении награды, поощрения
 графа 3  полное название предприятия, которое награждает работника, вид награды, основание присвоения, например, за достижение высоких результатов в производственной деятельности
 графа 4  вписывается наименование акта, в соответствии с которым работнику присуждена награда, то есть приказ или распоряжение, дата издания акта, его номер

В трудовую книжку заносятся поощрения, обусловленные приказом, например, звания, награды, грамоты. Назначение поощрений должно быть оформлено приказом, чтобы запись о назначении была занесена в  трудовую книжку.

К тому же о порядке назначения, предоставления наград и поощрений, их виды необходимо внести в локальный акт.

И в заключении необходимо заметить, что трудовая книжка подтверждает производственную деятельность человека. Она является основным документом.

Любая запись должна быть записана грамотно, ее оформление должно соответствовать нормам трудового законодательства.

Она должна быть сделана при соблюдении правил, утвержденных в инструкции. Не правильно сделанная запись в будущем может вызвать проблемы, которые разрешаются в Государственной инспекции труда, судебном органе.

Видео: Не выдали трудовую книжку при увольнении. Что делать?

Перевод работника на другую должность, в другое подразделение или филиал всегда должен быть отражен в соответствующих документах. Если сотрудник переведен на другое место, то тогда необходимо обязательно сделать запись в трудовой книжке. Важно знать, как правильно это сделать, чтобы в дальнейшем избежать различных недоразумений.

Регулирование

Если работник переводится на другую должность или в другое подразделение, то данные вопросы, как любые взаимоотношения в вопросах труда, регулируются нормативными актами. Статья 70.1 Трудового Кодекса детально рассматривает все особенности перевода.

Когда новая работа подразумевает также изменения каких-либо условий деятельности, то в обязательном порядке потребуется подписать дополнение к трудовому договору, который заключается при приеме на работу. Надо понимать, что дополнение допускается лишь в том случае, если работодатель не был изменен. Когда происходит реорганизация предприятия (поглощения, слияния), то тогда с новым фактическим работодателем подписывается уже новый коллективный договор, если работник согласен на его условия.

Если говорить конкретно о том, как делается запись о переводе в трудовой книжке, то это регулируется дополнительными инструкциями о ведении трудовых книжек. В них разъясняется, как трудовая книжка должна вестись, храниться и при необходимости выдаваться работнику.

Согласно Трудовому Кодексу перевод представляет собой изменения условий трудового соглашения. Перевод зачастую бывает постоянным, но иногда также временным. Понятие отмечено в ТК РФ в статье 72.1.

Процедура оформления

Если необходимо перевести работника в другое подразделение или на любую другую должность, то тогда процедура включает в себя такие этапы:

  1. Ознакомление с новыми условиями работника, получение его согласия.
  2. Написание заявления от имени работника с просьбой перевести его на новое место работы.
  3. Издание приказа.
  4. Подписание нового коллективного договора, внесение изменений в трудовую книжку и прочие документы.

В некоторых случаях заявление работника может не требоваться. Это возможно в тех ситуациях, когда от работника по факту ничего не зависит. К примеру, если предприятие переезжает в другой регион или его собственник изменяется, то работник должен согласиться с новыми условиями или уйти с работы. Также возможен принудительный перевод на другую должность, если эта трудовая единица сокращается.

В этом случае сотрудника знакомят с приказом под роспись. Если он согласен с условиями, то с ним подписывают нужный договор. Если нет – сотрудника должны уволить в установленные законодательством сроки с соответствующей формулировкой.

Если работник трудоустроен в иностранной компании, то все документы обычно переводятся на английский. Тогда соглашение должно быть предоставлено на двух языках.

Образец записи

Когда делается запись в трудовой необходимо руководствоваться рядом основных правил:

  • что-либо вносить в трудовую можно только на основании уже изданного и подписанного приказа. До этого запрещено вносить какие-то сведения;
  • запись вносится только на русском языке, понятным почерком. Следует избегать любых помарок и исправлений;
  • формулировка и даты должны полностью соответствовать тексту приказа;
  • когда работник является жителем другой республики, возможно сделать запись на двух языках сразу (при этом текст на русском будет обязательным, а на втором языке – по желанию).
  • чтобы избежать любых ошибок, предварительно нужно просмотреть примеры внесения подобной информации и далее уже использовать готовый образец записи, внеся туда основные данные.

Делать запись следует по следующей схеме:

  1. найти последнюю запись и отступить от нее ровно 1 строчку;
  2. поставить номер записи, которая будет делаться;
  3. поставить дату, когда был оформлен перевод. Изменять ее нельзя даже на 1 день;
  4. указать, на какую должность перевели работника (уточнять причину перевода вовсе не обязательно). Уточнять снова название организации не нужно;
  5. поставить номер приказа, подписать запись у руководителя предприятия, поставить подпись.

Иногда может также потребоваться запись о временном переводе. Это связано с тем, что сотрудник мог уехать в длительный отпуск, заболеть, уйти в декрет. В этом случае заместитель может потребовать документально все оформить и тогда временный перевод в трудовой книжке отражается обязательно.

Запись о временном переводе на другую должность в трудовую книжку не вносится, поскольку законом такая запись не предусмотрена.

Перевод чаще всего означает смену должности с продолжением работы в той же компании.

Он происходит либо на время, либо на постоянной основе, если для сотрудника найдена более подходящая должность. Кроме того, временами выполняется и перевод в другую компанию по согласованию всех трёх сторон. Иногда он случается по инициативе работодателя, иногда же инициатива исходит от сотрудника. Как бы то ни было, а его нужно будет оформить, сделав запись в трудовой о переводе.

Основания для перевода

Как следует из 72 статьи ТК, перевод необходимо осуществить на одном из оснований, указанных непосредственно в кодексе. Обычно для него обязательно согласие работника, но всё же не всегда – в определённых случаях оно не требуется. Перечислим их:

  • природные либо техногенные катастрофы;
  • несчастный случай или авария на производстве;
  • чрезвычайные случаи, угрожающие жизням людей, такие как наводнения, пожары, эпидемии и т.д.

Во всех этих случаях перевод может оказаться необходимым, и если так и есть, то для его выполнения нужна лишь воля работодателя. Однако если не было получено согласие сотрудника, то срок такого перевода составляет не более месяца, после чего надлежит вернуть работнику его место.

Есть и другой случай, в котором нужно осуществить перевод – причём эта необходимость не зависит ни от воли работника, ни даже от воли самого работодателя: согласно статье 254 беременная женщина должна быть переведена при наличии соответствующих медицинских показаний. Если же подходящей ей должности на предприятии не нашлось, то она должна быть отправлена на отдых, и при этом за ней сохранится заработная плата (для этого рассчитывается её средний заработок).

Что же до оснований для обычного перевода, для которого необходимо заручиться согласием сотрудника, то вот они:

  • заключение врача либо комиссии о том, что работник должен сменить род деятельности, поскольку нынешний угрожает его здоровью;
  • заявление самого сотрудника;
  • произошедшие в компании организационные либо технологические изменения условия труда, сделавшие перевод желательным для оптимизации её работы или штата;
  • приведение должностей в соответствии со штатным расписанием или профессиональным стандартом.

Самым частым из этих оснований является третье. Чтобы произвести перевод при согласии работника, необходимо оформить дополнительное соглашение. После этого издаётся приказ с указанием основания перевода.

Виды переводов

Какие выделяют виды? Главное разделение – на постоянный и временный, а уже в рамках двух этих основных категорий выделяются виды.

Постоянные делят на:

  • внутри компании, при котором работник продолжает трудиться в другом отделе, либо же меняет специальность:
  • в другую компанию;
  • переезд вместе с работой.

Уже по названиям перечисленных видов ясно, чем они отличаются друг от друга. Что до временных переводов, то уже при их осуществлении необходимо согласовать с сотрудником срок, на который он должен будет перейти, а после истечения вернётся обратно. Среди них выделяют переводы:

  • внутри компании;
  • при простое, то есть приостановке работы из-за того, что нет условий для её продолжения (к примеру: нет материалов, сломалось оборудование);
  • по состоянию здоровья.

Отметим, что если сотрудник переходит в рамках одного предприятия, но при этом трудовая функция у него остаётся прежней, то переводом это являться не будет, и оформляться как таковой не должно.

Документальное оформление перевода

Первый документ, который необходимо составить, – дополнительное соглашение. Его образец прилагается к статье.

Затем готовится приказ. Именно на нём должна будет основываться запись в трудовой. Без этого приказа данные в неё вноситься просто не могут. Издаётся приказ директором либо заместителем директора, подписывается этим лицом и скрепляется печатью компании. Также с ним требуется ознакомить самого работника, в ином случае он не будет иметь законной силы.

Запись в трудовую книжку

Заполняться книжка должна в соответствии с законодательством. Образец заполнения прилагается, здесь же мы дадим определённые рекомендации:

  1. Изложение должно быть чётким, не отклоняться от установленного порядка. Конкретные формулировки будут разобраны далее.
  2. Записи необходимо вносить разборчивым почерком, чтобы всё написанное можно было без труда прочесть.
  3. Помарок быть не должно, а печать необходимо поставить аккуратно и отчётливо.
  4. Разрешено использовать исключительно арабские цифры и русский язык.
  5. Недопустимы сокращения – их нередко делают, но на деле это серьёзное нарушение, допускать которое не следует.

Помимо вида, соответствующего установленным образцам, каждая запись должна быть чётко обоснована – проставляется название и номер документа, в соответствии с которым она вносится. Иногда случается, что занимающиеся заполнением сотрудники не ориентируются на примеры, делая записи, – отсюда и ошибки. Разберём стандартные формулировки, которые должны содержаться в трудовой. Это нужно, чтобы не допустить подобного.

При переводе на другую должность

Поскольку при данном виде сотрудник остаётся в той же компании, не нужно писать её название, необходимо сделать запись вида «Переведён на должность…», а также указать номер записи, дату и данные о приказе.

Может быть и такое, что, оставаясь в компании, работник переходит в иной отдел или представительство. Это также следует отразить, и после записи о переводе на должность и названия новой должности дополнить «… в отдел…».

При переводе к другому работодателю

Хоть перевод из одной компании в другую не назвать частой практикой, но всё же иногда можно столкнуться и с ним, а потому следует знать, как вносить запись о переводе в трудовую книжку в таком случае. Сначала указывается номер и дата, затем наименование организации и добавляется запись «Уволен в порядке перевода в…», а вместо многоточия следует название той компании, в которую переводится сотрудник. После этого указывается приказ, послуживший основанием для внесения записи.

Следующую запись будут выполнять уже в той организации, в которую перешёл сотрудник. Указывается название компании, а также что он принят в порядке перевода на определённую должность. Запись может выглядеть так: «Открытое акционерное общество «Альтаир», принят в финансовый отдел на должность экономиста в порядке перевода из открытого акционерного общества «Гарант». Ещё раз обращаем внимание на недопустимость сокращений при записи. В остальном она оформляется как предыдущая – нужен будет номер, дата, ссылка на приказ.

Вносится ли запись о временном переводе?

Временный перевод относится ко внутренним, но всё же имеет особый характер, обычно осуществляясь лишь на то время, пока другой работник отсутствует. Иногда он выполняется и потому, что руководство решило проверить, насколько сотрудник справится с обязанностями на новой должности, и уже после этого принимать решение о том, на какой должности он продолжит работу (и будет ли вообще) – некий вариант испытательного срока.

Такая специфика может вызвать вопрос о том, нужно ли вносить запись, если перевод лишь временный, ведь в большинстве случаев после прохождения срока работнику предстоит возвращение на свою прежнюю должность. Да, это обязательно, поскольку важно для начисления пенсионного стажа.

Сама запись о временном переводе отличается от записи об обычном внутреннем лишь одним – добавлением «временно» после указания самой должности.

Скажем, «переведена временно на должность секретаря-машинистки». Либо второй вариант тоже верный – «принята на должность секретаря-машинистки в порядке временного перевода».

Образцы документов

Дополнительное соглашение о переводе на другую должность

  • Скачать

Запись в трудовой о переводе

  • Скачать

При переводе сотрудника на другую должность издается соответствующий приказ и вносится запись в трудовую книжку. Образцы документов, инструкция по заполнению книжки и практические советы можно найти в этом материале.

Мнение эксперта

Озерова Марина

Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные дела

Советуем ознакомиться со статьей о том как правильно внести запись в журнал регистрации приказов, подробности

смотрите тут

.

Законодательная база

В основе законодательной базы лежит Трудовой кодекс, а также соответствующее Постановление Правительства, в котором прописаны правила ведения книжек. Кадровому специалисту важно понимать, что перевод возможен только при взаимном согласии компании и самого сотрудника. Поэтому основной принцип – добровольность решения работника и предприятия, что подтверждается наличием соответствующих документов.

При этом новые условия труда должны соответствовать здоровью работника. Если же они ничем не отличаются (сотрудник работает в таких же условиях, на таком же оборудовании, в той же местности), согласие сотрудника необязательно.

Также важно понимать, что законодательство выделяет постоянный и временный перевод. В последнем случае речь идет об изменении, длящемся не более года или до выхода коллеги на работу.

Процедура оформления перевода: 5 практических шагов

Прежде всего, важно понимать, что перевод может быть:

  • внутренним (в пределах 1 компании, ее филиалов, подразделений);
  • внешним (между 2 разными работодателями).

В первом варианте речь идет о классическом перемещении работника, а во втором – об увольнении и принятии на работу в другую компанию (без отработки на прежнем месте). Кадровому специалисту важно знать особенности оформления как того, так и другого случая, поскольку они имеют несколько принципиальных отличий.

Внутренний перевод

На практике процедура выглядит таким образом:

  1. Изначально работник составляет заявление о переводе. В нем указывается новая должность, причина кадрового изменения. В документе обязательно должна стоять дата и подпись как самого сотрудника, так и визы нынешнего, будущего руководителя, а также начальника отдела кадров.
  2. Следующий этап – заключение дополнительного соглашения, которое является неотъемлемой частью трудового договора. В нем указывается факт перевода, должность и другие существенные сведения. Соглашение составляется в 2 одинаковых, оригинальных экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами (сам работник и представитель работодателя в лице директора или его заместителя).
  3. Далее компания должна издать приказ (распоряжение) за подписью директора, который окончательно узаконит произошедшее изменение. Его можно составлять по единому образцу (форма Т-5) или в произвольном виде. Документ содержит полное наименование прежнего и нового места работы, дата перевода и другие данные. С распоряжением сотрудник должен ознакомиться в обязательном порядке, поставив свою подпись в конце документа.
  4. Далее кадровый специалист должен собрать всю необходимую документацию о работнике и направить ее в другое подразделение, куда он переводится. Речь идет о личной карточке, личном деле и других бумагах – т.е. весь набор документов должен отправиться вслед за работником.
  5. Только после этого можно вносить запись в трудовую, а также в личную карточку. В отметке фиксируют факт произошедшего изменения, ставят дату, а также обязательно указывают номер и дату распоряжения.

Запись делается разборчивым, аккуратным почерком, синей или черной ручкой.

Внешний перевод

В данном случае процедура формально похожа, однако формулировки в документах существенно отличаются. Особенность ситуации в том, что работник, по сути, увольняется из 1 компании и трудоустраивается в другую. Однако это не классический случай увольнения с поиском работы, а именно перевод, поэтому во всех бумагах должны значиться формулировки «уволен в порядке перевода».

Пошаговая инструкция в данном случае выглядит так:

  1. Сначала сотрудник также обязан составить заявление, но теперь речь идет именно о заявлении об увольнении в порядке перевода. Указывают наименование прежнего работодателя (в «шапке») и нового (в тексте).
  2. Если в общем порядке гражданин обязан отработать 14 дней, то в этом случае сотрудник освобождается от отработки. Работодатель тем временем должен издать обычный приказ об увольнении, который можно оформить по Т-8 или же выбрать произвольный образец. Документ содержит стандартные данные, с его текстом сотрудник обязан ознакомиться лично, поставить дату и подпись.
  3. Никаких дополнительных соглашений к трудовому договору, разумеется, в данном случае подписывать не нужно. Договор расторгается, а с новым работодателем сотрудник подпишет новое соглашение. Кадровому специалисту важно только внести корректную запись в трудовую книжку. Сделать это можно сразу после того, как директор издаст распоряжение об увольнении. Формулировки указываются в точном соответствии с ТК. Как всегда, указывают дату и номер приказа.

Особенности временного перевода

Иногда компании и самому работнику заведомо известно, что предстоящие изменения будут носить лишь временный характер, например, работник:

  • замещает сотрудницу, которая ушла в декретный отпуск;
  • переводится в филиал на несколько месяцев в связи с сезонным увеличением нагрузки;
  • замещает длительно отсутствующего коллегу в связи с заболеванием или командировкой последнего и т.п.

В таких случаях должно быть подписано соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору. Но запись в книжку может не вноситься, потому что в этом документе фиксируются только данные о постоянной работе.

При этом сотрудник в любой момент имеет право запросить подтверждение сведений о том, что он действительно занимал временную должность в конкретный период – для этого достаточно предоставить справку от работодателя произвольного образца.

tinyton.ru
Как оформить перевод в трудовой книжке
Как оформить перевод в трудовой книжке

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: