Как правельно написать об удержании отпуска

При увольнении работодатель обязан произвести выплаты работнику за отработанный период, а также за все неиспользованные отпуска.

При увольнении до окончания его рабочего года с уже истраченным отпускным периодом руководитель нуждается в денежной компенсации от трудящегося за неотработанные дни. В каких случаях можно удержать с работника отпускные, выданные авансом, и как это сделать?

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Можно ли удержать излишне выплаченные деньги за отпуск?

Исходя из ст.122 Трудового кодекса РФ, на первом году работы в организации сотрудник имеет право на отпуск по истечению шести месяцев беспрерывного труда. В последующие годы время ухода на отдых может распределяться согласно графику отпусков на данном предприятии.

Таким образом, проработав полгода, трудящийся имеет право уйти в полноценный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней, несмотря на то, что заработал за этот период только 14 дней. Оставшиеся две недели работнику предоставляются авансом, который он должен отработать в следующие шесть месяцев.

Если работающее лицо решит уволиться до окончания рабочего года, отгуляв при этом отпуск авансом, то руководитель имеет право при расчете удержать с него переплаченные отпускные.

Это является оправданным и правомерным действием, так как оплата, выданная авансом на отдых сотруднику, не будет отработана до конца рабочего года при расторжении трудового договора.

При этом, ссылаясь на статью 138 Трудового кодекса РФ, размер удержания с отпускных выплат не может превышать 20 процентов.

Важно! Удержание за неотработанный отгулянный авансом отпускной период считается правом работодателя, но не его обязанностью.

Если предприниматель вынес решение осуществить возврат недоработанной суммы отпускных, то согласие работника, отгулявшего отпуск авансом, при этом не требуется.

Но в случае, когда у последнего не имеется нужной суммы для выплаты, или же она превышает процент, прописанный законом, он имеет право выплатить ее в добровольном порядке.

Также имеются отдельные ситуации, когда удержание излишне выплаченных отпускных невозможно по причинам, предусмотренным Трудовым кодексом.

Правила и методика расчета отпускных.

Когда не допускается?

В ст.137 Трудового кодекса РФ указаны условия, при которых удержание выданной авансом суммы при увольнении до окончания рабочего года не может быть произведено.

Так, работнику не нужно осуществлять возврат использованного аванса за отгулянный отпуск, если он был уволен по следующим обстоятельствам:

  • отказ от перевода на другую работу вследствие медицинского заключения;
  • ликвидация предприятия или прекращение деятельности его руководителя;
  • сокращение штата работников;
  • смена собственника организации;
  • призыв наемника на военную службу;
  • восстановление на должности предыдущего работника;
  • признание сотрудника нетрудоспособным по медицинскому заключению;
  • смерть руководителя или подчиненного;
  • наступление чрезвычайных обстоятельств, при которых продолжение трудовой деятельности невозможно (война, стихийное бедствие, катастрофа, крупная авария и прочее).

Если вышеуказанных обстоятельств при увольнении не обнаружено, удержание работодателем отпускных, выплаченных авансом, будет правомерным.

Возврат излишне выплаченных средств работником производится добровольно или же путем судебных разбирательств в случае отказа последнего.

Как работодателю оформить возврат?

Удержание и возврат суммы за неотработанный отпуск производится при расчете с сотрудником в день его увольнения.

Чтобы определить, сколько трудящийся остается должен за недоработанный период, необходимо рассчитать количество месяцев и дней, проработанных в организации, и количество не отработанных им дней до окончания рабочего года.

Рассчитать количество календарных дней, за которые отпускные выплачены авансом, можно следующим способом:

  1. Разделить количество отпускных дней на 12 месяцев и умножить на количество проработанных месяцев на предприятии.
  2. От количества дней отпуска на время действия трудового договора отнять получившееся число в первом случае.

При подсчете количества месяцев число можно округлить. Если последний месяц был отработан менее чем на половину, то он не учитывается, если на половину и больше, то считается как один отработанный месяц.

Получившееся число неотработанных дней также разрешается округлять до целого числа. Делать это необходимо в пользу работника.

Чтобы рассчитать сумму задолженности за неотработанный период, подлежащую удержанию при увольнении, необходимо высчитанное число неотработанных дней умножить на сумму среднего заработка на время отпуска.

Нужно ли составлять приказ?

Приказ об удержании излишне выплаченной суммы отпускных при увольнении необходимо оформлять работодателю, дабы обезопасить себя от споров и судебных разбирательств с бывшим сотрудником. Общепринятой формы приказа нет, поэтому его составление считается произвольным для каждой организации.

Важно! Руководитель должен издать приказ об удержании в течение месяца со дня завершающего срок на возвращение неотработанного аванса.

Важно указать в документе информацию о работнике (имя, фамилию, должность), количество неотработанных дней, сумму долга за неотработанный период. Также в конце должна быть пометка о том, что сотрудник ознакомлен с условиями, и его подпись для согласия с написанным в документе.

Образец приказа о возврате отпускных, выплаченных авансом, при увольнении — скачать:

Если работник не согласен возвращать деньги, использованные авансом

Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе.  В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд. Однако тут мнения юристов расходятся.

Трудовой кодекс не предусматривает взыскания излишне выплаченных отпускных в судовом порядке.  

При этом некоторые специалисты утверждают, что если имеется возможность доказать неправомерные действия уволившегося, можно взыскать ущерб, причиненный предпринимателю согласно статьям 248, 391 Трудового кодекса.

Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.

Отказ от удержания должен быть обоснован руководителем в случае налоговых проверок. Обоснованием может стать недостаток суммы для возврата из зарплаты.

Пример

Условия примера:

Работник был оформлен на предприятие 1 декабря 2017 года. Срок его рабочего года заканчивается 30 ноября 2018 года.

В течение года сотрудник был отправлен в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней.

Средняя заработная плата на время отпуска составила 755 рублей. 31 июля 2018 работник подал заявление об увольнении по собственному желанию.

Неотработанных месяцев осталось четыре. 

При увольнении работодатель хочет провести удержание и возврат денег за неотработанное время.

Расчет:

Рассчитаем количество неотработанных календарных дней отпуска:

  1. 28 к.д./12 мес * 8 месяцев работы на предприятии (2,3 * 8 = 18,4).
  2. 28 дней отпуска – 18,4 = 9,6

Результат округляем в пользу работника – 9 неотработанных календарных дней отпуска.

Рассчитаем сумму излишне выплаченных отпускных = 9 дней * 755 рублей = 6795 рублей.

В этом случае руководитель предприятия имеет право провести возврат денег и их удержание из зарплаты при увольнении в размере 6795 рублей.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Разные бывают жизненные ситуации. У нового сотрудника, которому до положенного времени отпуска ещё «пахать и пахать», возникает необходимость его срочного оформления.

Что можно предпринять в создавшемся положении? Выручает обоюдное согласие работодателя и служащего на оформление отпуска авансом.

Что говорит закон?

Каждый работающий гражданин России один раз в году имеет право на отпуск, оплачиваемый работодателем, учитывая стаж на конкретном предприятии не менее полугода.

При условии согласия работодателя, Трудовой Кодекс (ст.122) говорит о возможности оформления отпуска и до наступления 6 месяцев.

Такой отпуск предоставляется вперед, за неотработанное ещё время, в народе известен под названием «отпуск авансом».

Если первый отпуск предоставляется по истечении полугода, то второй и следующий плановый отпуск может быть предоставлен в любое время в течение года.

Необходимое условие предоставления в последующие периоды – утвержденный график отпусков.

Какие отпуска авансом можно предоставлять работникам?

У работодателей есть практика предоставления дней отдыха раньше положенного периода,  пропорционально отработанному рабочему времени.

Сюда относятся ежегодные оплачиваемые очередные отпуска. А вот дополнительные отпуска, по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебные и без сохранения денежного содержания не могут быть предоставлены авансом — они предоставляются по факту предъявления документа-основания.

Согласно Трудовому Кодексу (статья 122), очередной отпуск авансом может быть предоставлен на полный период отпуска (28 календарных дней). По желанию сотрудника период  может быть разделен на части.

Кто имеет право на получение?

Согласие работодателя для предоставления отпуска авансом имеет большое значение.

Но есть категория сотрудников, которым, по их желанию, дирекция фирмы должна предоставить отпуск до истечения 6 месяцев:

  • сотрудницам до или после декретного отпуска;
  • работникам, у которых супруги оформили отпуск по беременности и родам;
  • служащим, оформленным по совместительству, чтобы их период отпуска совпадал с отпуском по основному месту работы;
  • родителям с двумя детьми, возраст которых не достиг четырнадцатилетнего возраста;
  • сотрудникам, имеющих несовершеннолетних детей-инвалидов;
  • супругам военнослужащих — в одно время с отпуском мужа (жены);
  • в иных случаях, утвержденных коллективным или трудовым договором.

Беременным сотрудницам по их желанию до ухода в декретный отпуск или сразу после него должен быть предоставлен очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, независимо от стажа работы на данном предприятии.

Пример:

Гладкова А.С. была принята в ООО «АртСервис» на должность экономиста 3 июня 2018 года. 1 июля 2018 года сотрудница оформила заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней с 15 июля 2018, в связи с предстоящим уходом в отпуск по беременности и родам. К заявлению была приложена справка их женской консультации об имеющемся сроке беременности.

Руководитель ООО «АртСервис» удовлетворил просьбу сотрудницы. Беременной женщине перед декретом по её желанию был оформлен ежегодный оплачиваемый отпуск и выплачена полностью начисленная сумма отпускных.

Как отражается в графике?

В составляемом графике отпусков на предстоящий год должны быть учтены интересы и пожелания всех сотрудников предприятия.

Утвержденный за две недели до наступления нового календарного года график отпусков является обязательным к исполнению документом для:

  • работодателя;
  • сотрудника предприятия.

По соглашению сторон сотруднику может быть предоставлен отпуск авансом за следующий год до срока, утвержденного в графике отпусков.

Этот случай не относится к нарушениям Трудового Законодательства.

Много полезной информации про

расчет отпуска в 2018 году

вы найдете на нашем сайте.

Предоставляется ли неиспользованный отпуск при увольнении? Узнайте тут.

Документы

Последовательность операций при оформлении отпуска авансом:

  • Сотрудник предприятия пишет заявление на имя руководителя с просьбой предоставления отпуска с указанием причины и желаемого периода отдыха.
  • Работодатель письменно подтверждает согласие на предоставление требуемого отпуска.
  • Кадровая служба оформляет приказ на отпуск сотрудника.
  • В бухгалтерии производится начисление и выдача отпускных сумм.

Примерный текст заявления:

Заявление на отпуск

Типовой бланк можно скачать тут:

Заявление на отпуск

Особенности расчета

Размер суммы выплаты по ежегодному оплаченному отпуску за отработанное время рассчитывается, исходя из начисленных сумм за 12 предшествующих месяцев.

Причитающиеся суммы по отпуску, предоставленному авансом, рассчитываются исходя из начислений по фактически отработанному времени.

Пример:

Экономист Гладкова А.С., оформившая отпуск авансом, получила отпускные в размере 28988 руб.

Показатели Величина
Оклад по штатному расписанию 25000 руб.
Количество рабочих дней в июне 2018 г. 21 день
Количество фактически отработанных дней 19 дней
Начисленная заработная плата за июнь 2018 года (25000 /21 х 19 = 22619) 22619 руб.
Среднедневной заработок сотрудницы для расчета отпускных (22619 / 19 = 1190) 1190 руб.
Календарные дни предоставленного отпуска авансом 28 дней
Сумма начисленных отпускных (1190 х 28 = 33320) 33320 руб.
Налог на доход физических лиц (33320 х 0,13 = 4332) 4332 руб.
Выданная на руки сумма начисленных отпускных (33320 – 4332 = 28988) 28988 руб.

Удержания при увольнении

В случае, если сотрудник увольняется, не отработав положенное время за предоставленный ему отпуск, администрация предприятия имеет право осуществить удержание сумм за неотработанные дни отпуска из причитающегося ему размера окончательного заработка при увольнении.

Об этом говорит статья 137 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Когда положены выплаты?

Работодатель, удерживая неотработанные суммы отпускных, при увольнении работника должен придерживаться определенных правил:

  • требование о вычете авансовых сумм из заработной платы должно быть утверждено не позднее одного месяца до окончания срока возврата аванса;
  • увольняющийся сотрудник должен дать добровольное согласие на удержание.

Излишне выплаченные суммы подлежат возврату на момент увольнения сотрудника, если:

  • были получены вследствие счетной ошибки;
  • вынесено решение суда о признании вины работника в невыполнении должностных обязанностей;
  • вынесено решение суда о признании неправомерных действий уволившегося сотрудника, которые предшествовали выдаче сумм аванса.

Если сумма окончательного расчета сотрудника не покрывает размер полученных авансовых сумм, администрация предприятия вправе осуществить следующие действия:

  • бывшему сотруднику предлагается добровольно внести в кассу организации излишне полученную сумму;
  • при несогласии сотрудника погасить задолженность добровольно работодатель отказывается от дальнейших попыток вернуть сумму аванса или обращается в суд с иском о взыскании с бывшего служащего требуемой суммы.

Когда оплата не производится?

По завершению действия трудового договора, администрация предприятия не имеет права удерживать авансовые суммы в случаях:

  • служащий отказывается от перевода на другую работу по медицинским показаниям, либо из-за отсутствия у работодателя необходимого места работы;
  •  ликвидация организации, в связи с прекращением производственной деятельности;
  • сокращение штата предприятия;
  • смена учредителя фирмы;
  • получение повестки для прохождения военной службы;
  • решение суда о восстановлении на данную должность раннее уволенного сотрудника;
  • заключение медицинской комиссии о признании сотрудника недееспособным;
  • смерть сотрудника предприятия или работодателя;
  • чрезвычайные обстоятельства, из-за которых невозможна дальнейшая производственная деятельность предприятия.

Размер

Решение об удержании излишне полученных сумм авансовых отпускных работодатель должен принимать, основываясь на положениях статьи 138 Трудового Кодекса РФ.

В данной статье определен максимально возможный размер по возврату авансовых выплат, который не должен превышать двадцать процентов.

Требуется ли корректировка налогов и сборов?

Налогообложение полученных сумм за отпуск авансом осуществляется в тот отчетный период, когда оформляется документальное начисление.

В случае возврата авансовых отпускных величина начисленного окончательного расчета при увольнении корректируется на размер возвращенной суммы. Налоговая база для расчета налогов и сборов на ФОТ в данном случае рассчитывается, арифметически уменьшаясь на сумму возврата.

Специальной корректировки начисленных налогов и сборов не требуется.

Бухгалтерский учет

Суммы отпуска авансом относятся на расходы по обычным видам деятельности, включаются в затраты на оплату труда на дату начисления:

Дебет 20, 23,25,26,44 — Кредит 70

Возвращенные суммы аванса в бухгалтерском учете проводят по тем же самым счетам затрат на дату получения, использую метод сторно.

Особенности взыскания через суд

ТК РФ стоит на страже интересов трудящихся, поэтому зачастую суды встают на сторону сотрудников.

Работодателям, принявшим решение об обращении в суд, стоит позаботиться о достоверных доказательствах, доказывающих неправомерность действий бывших работников.

Право работодателя предоставлять отпуск авансом не может относиться к категории обязанностей. Согласие сторон является обязательным условием.

Сегодня официально трудоустроенных работников государство поддерживает различными доступными способами. Один из них – выплата отпускных.

Работодатель обязан предоставлять своим работникам 28 дней в году для отпуска, причем за данный период в обязательном порядке выплачивается средняя заработная плата.

Необходимо в обязательном порядке соблюдать процедуру выплаты и начисления отпускных, компенсации, так как в противном случае трудовая инспекция может привлечь к ответственности, наложить штраф и начислить пени.

Также не стоит осуществлять излишние выплаты, так как впоследствии взыскать средства с работников будет крайне проблематично, а в некоторых случаях попросту невозможно.

Общие сведения ↑

Сегодня одной из самых частых ошибок является переплата отпускных при увольнении. В таком случае работодатель имеет право взыскать средства со своего бывшего работника только в достаточно ограниченном количестве случаев.

Для этого должен в обязательном порядке совпасть целый ряд факторов. Чаще всего подобного рода ошибки связаны с банальной неопытностью бухгалтеров и кадровых работников, осуществляющих расчет.

Так как вероятность ошибки всегда сохраняется, лучше всего заранее ознакомиться со способами разрешения подобного рода ситуаций.

Также желательно раскрыть следующие вопросы:

  • основные понятия;
  • порядок оформления увольнения;
  • законные основания.

Причем ознакомиться с ними следует не только осуществляющему увольнение и расчёт работодателю, но также самому работнику.

Это позволит избежать возникновения различных конфликтных и спорных ситуаций, а также даст возможность проконтролировать саму процедуру расчета/начисления отпускных работнику.

Основные понятия

Чтобы без каких-либо затруднений разобраться с действующим законодательством, затрагивающим данный вопрос, необходимо знать значение основных понятий.

К ним можно отнести следующее:

  • отпускные;
  • компенсация;
  • удержание;
  • увольнение;
  • расторжение трудового договора.

Отпускные – некоторая сумма денег, рассчитываемая специальным образом по обозначенной в действующей редакции Трудового кодекса Российской Федерации формуле.

Причем порядок расчёта обязателен и един для всех работодателей и работников. Но в то же время имеется множество различных факторов, влияющих на сам процесс расчёта и используемые переменные.

Например, когда осуществляется увольнение, отпускные рассчитываются с применением формы Т-61.

Компенсация – выплата отпускных в случае, когда сотрудник по какой-то причине не успел «отгулять» отпуск за отработанное в организации время.

Например, если работник выполнял свои обязанности в течение последних 10 месяцев, но в отпуске ещё не был и увольняется – все отпускные за отработанный период в обязательном порядке установленным образом должны быть оформлены и перечислены сотруднику.

Удержание излишне выплаченных отпускных при увольнении — это процедура, которая представляет собой вычитание некоторой суммы денег из расчётных выплат работнику при увольнении.

Подобного рода процедура может потребоваться в следующих случаях:

  • если бухгалтер по ошибки начислил большую, чем положено, сумму;
  • если работнику ранее предоставлялся отпуск авансом.

При этом сам работник должен быть в обязательном порядке уведомлен о данной операции. Под термином «увольнение» подразумевается прекращение трудовых взаимоотношений между работником и его работодателем.

Синонимом данного термина является «расторжение трудового договора».

Порядок оформления увольнения

Сама процедура увольнения может быть реализована двумя способами:

  • по собственному желанию;
  • по инициативе работодателя.

Второй способ применяется крайне редко, и реализовать его возможно только при наличии достаточно серьезных оснований (прогул, употребление алкоголя и иное).

Именно поэтому даже в сложных ситуациях работодатель предлагает воспользоваться возможностью уволиться по собственному желанию.

Данная процедура реализуется следующим образом:

Работник пишет заявление на увольнение указывается дата;
обозначается основание
Заявление передается в кадровую службу, где формируется соответствующий приказ на увольнение По форме Т-4 – она применяется чаще всего
Работник под роспись в обязательном порядке ознакамливается с текстом приказа
Получение расчета В день увольнения

Если по какой-то причине работника ознакомить лично под роспись с приказом на увольнение не получается, необходимо будет выслать данный документ ему по почте по месту прописки.

Необходимо также выполнить перерасчет суммы к выплате в случае использования работником отпуска авансом. Соблюдение данного момента строго обязательно.

Законные основания

Знание законодательной базы позволяет избежать возникновения различного рода проблем при вычислении размера компенсации.

К самым важным основополагающим документам можно отнести следующие:

  1. Постановление Пленума Верховного суда Российской Федерации №2 от 17.03.04 г.
  2. Трудовой кодекс Российской Федерации под редакцией закона №197-ФЗ от 30.12.01 г.:
Ст.№120 ТК РФ Расчет продолжительности отпуска
Ст.№121 ТК РФ Вычисление стажа работы
Ст.№137 ТК РФ В каких случаях возможно осуществлять удержание из заработной платы

Причем необходимо помнить, что если работодатель по каким-то причинам не удержал с работника полагающуюся по закону сумму, то в дальнейшем сделать это будет уже невозможно.

Данный момент максимально точно отражается в ч.4 ст.№137 ТК РФ. Согласно данному положению взыскание возможно осуществить только в ограниченном перечне случаев.

Возможно ли удержание излишне выплаченных отпускных при увольнении ↑

Необходимо помнить о невозможности удержания средств из уже выплаченной компенсации. При этом перечень ситуаций, когда удержание возможно ещё до стадии расчёта обязательных к выплате средств, также ограничен.

Именно поэтому, во избежание возникновения различного рода неприятных ситуаций, необходимо в обязательном порядке разобраться со следующими важными вопросами:

  • причины возникновения;
  • формирование приказа об удержании отпускных;
  • отражение в бухгалтерском учете – проводки;
  • при увольнении по сокращению.

Причины возникновения

Все причины, когда становится возможным осуществлять удержание излишне выплаченных средств, обозначаются в действующем законодательстве.

Если же удержание было осуществлено по какой-то другой причине, то работнику необходимо в обязательном порядке обратиться в соответствующие органы.

Данный момент отражен достаточно подробно Трудовом кодексе РФ:

Если был выплачен аванс Который на момент увольнения ещё по какой-то причине не был отработан
Если необходимо погасить задолженность по неизрасходованному и своевременно невозвращенному авансу Который был начислен для поездки в служебную командировку
Если в процессе расчета была допущена какая-либо серьезная ошибка Либо специальная инспекция признала факт нарушения работником норм труда (ч.3 ст.№155 ТК РФ)

При этом необходимо руководствоваться ст.№147 ТК РФ под редакцией федерального закона №90-ФЗ от 30.06.06 г.

Но следует помнить, что удержание в необозначенных в законодательстве случаях, без всяких оснований, сурово карается.

На допускающего подобные действия работодателя может быть наложено серьезное взыскание вплоть до штрафов, начисления пеней.

Если ошибка в расчетах или же иная причина, являющаяся достаточной для удержания, обнаружена уже после выплаты расчетных, то взыскать средства с работника можно будет только двумя путями:

  • если он добровольно согласится вернуть излишки;
  • путем подачи заявления в суд.

Формирование приказа об удержании отпускных

Чтобы осуществить удержание отпускных, необходимо будет в обязательном порядке сформировать специальный документ.

Но при этом необходимо помнить о соблюдении большого количества самых разных нюансов. К ним можно отнести следующее:

  • необходимо максимально четко и ясно обозначить в теле документа причину осуществления удержания;
  • согласие на осуществление процедуры удержания попросту не требуется – потому наличие отметки об ознакомлении с ним работником не требуется;
  • требуется обозначить характер удерживаемой суммы;
  • согласно ст.№138 ТК РФ величина удержаний не может превышать 20% от ежемесячно выплачиваемой заработной платы;
  • величина удержания определяется стандартным методом расчета, применимым для вычисления отпускных.

Следует помнить, что если необходимо будет свершить удержание величиной более 20% от заработной платы, то необходимо будет в обязательном порядке получить на это письменное согласие сотрудника.

В противном случае он будет иметь право обратиться в суд и скорее всего работодатель будет признан виновным. Приказ должен включать в себя следующее:

  • полное наименование организации-работодателя;
  • порядковый номер;
  • место составление и дату;
  • наименование;
  • кратко, но точно и полно сформулированную причину удержания, её величину;
  • ссылку на действующее законодательство;
  • наименование должности, Ф.И.О. и подпись ответственного лица;
  • дату подписания.

Отражение в бухгалтерском учете

При отражении в бухгалтерском учете необходимо осуществлять внесение корректировочных записей – на основании письма Минфина РФ №07-05-13/10 от 20.10.04 г.

Отражение осуществляется следующим образом. Если начисление сделано за счет резерва:

Дебет Кредит Операция
96 70 Сторнированы сумму всех отпускных, которые начислены работнику

В случае, когда резерв на оплату отпусков не создается:

Дебет Кредит Операция
20 70 Сторнированы суммы всех отпускных

При увольнении по сокращению

Если увольнение осуществляется по причине ликвидации организации/сокращения, то денежная компенсация полагается за отпуск в полном размере выплачивается всем работникам, которые до момента увольнения отработали более 5.5 месяцев.

Именно с учетом данного факта необходимо осуществлять перерасчет и удержание. Данный момент отражается в п.28 Правил НКТ СССР 30.04.30 г.

Данному документу сегодня более 70 лет, но отдельные его положения применяются до сих пор. Но лишь в части, которая не противоречит действующему на территории РФ законодательству.

Отпускные выплачиваются вместе с зарплатой или нет узнайте из статьи:

выплата отпускных

.

Какой коэффициент применяется для расчета отпускных в 2018 году, читайте здесь.

Как написать заявление на отгул в счет отпуска, смотрите здесь.

Сегодня удержание излишне начисленных отпускных или же компенсаций осуществляется только в отдельных, обозначенных законодательством случаях.

Именно поэтому перед реализацией данной процедуры необходимо в обязательном порядке ознакомиться с соответствующими законодательными актами.

Это позволит избежать допущения ошибок и возникновения различных конфликтных/спорных ситуаций между работником и работодателем.

Жизнь порой преподносит неожиданные сюрпризы. Поэтому нет ничего удивительно в том, что человек, не располагающий трудовым стажем, обращается за отпуском, который еще не успел заработать.

Самым оптимальным решением в сложившихся обстоятельствах является достижение обоюдного согласия между директором и сотрудником.

В зависимости от решения руководителя, работнику может быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, как частично, так и в полном объеме.

Законодательный аспект вопроса

В Трудовом кодексе отсутствует определение отпуска авансом.

По факту к таковому относится время отдыха, предоставленное работнику до того, как истек рабочий год.

Авансовый подход применим только к ежегодным оплачиваемым отпускам. Для всех остальных периодов должна соблюдаться своевременность.

В соответствии с действующим законодательством, работникам даются основные и дополнительные периоды освобождения от трудовых обязанностей. Первый раз можно подать заявление с просьбой об отдыхе через 6 месяцев работы.

На исключительных условиях освобождение от работы могут получить:

  • дети, не достигшие совершеннолетия;
  • сотрудницы, находящиеся в «интересном» положении;
  • участники ВОВ;
  • совместители;
  • родители, занимающиеся воспитанием 2-х и более детей.

Отпуск, предоставляемый авансом, имеет следующие признаки:

  1. Необходимо точно знать период, подлежащий включению в трудовой стаж.
  2. Руководитель может разрешить взять освобождение подобным способом, но не обязан.
  3. Продолжительность отдыха должна составлять не менее 14 дней.
  4. Денежная компенсация запрещена.

Требование об истечении 6 месяцев действует только в отношении первого отпускного периода, а второй и последующий оформляются в любое время.

Особенности предоставления

Многие работодатели практикуют предоставление отпуска за еще не отработанный период, то есть авансом.

Подобные условия применимы к ежегодным оплачиваемым периодам отдыха. А вот предоставление наперед дополнительного времени, в связи с беременностью и родами, для ухода за малышом, учебных и без сохранения заработной платы не представляется возможным, так как для оформления нужен документ-основание.

Статья 122 Трудового кодекса гласит, что авансовый отпуск может длиться как 28 дней, так и 14.

Правила оформления

Процедура оформления рассматриваемого вида освобождения от трудовых обязанностей практически полностью совпадает с обыкновенным ежегодным, и требует лишь последовательного выполнения следующих действий:

  1. Собственноручно написанное заявление.
  2. Положительное решение директора.
  3. Написание соответствующего приказа специалистом по кадрам.
  4. Начисление бухгалтером суммы положенных «отпускных» (разница таится как раз в этом пункте, так как указанные средства еще не заработаны).

Расчет отпускных

Сумма отпускных обычно складывается из ежедневно получаемого дохода в течение фактически отработанного времени. Если сотрудник выполняет свои должностные обязанности более 1 года, то в расчете учитываются только последние 12 месяцев.

Наличие трудового стажа на прежнем месте работы никак не меняет ситуацию, так как текущий работодатель не может зачесть заработную плату, назначенную сотруднику в другой организации.

Теперь немного подробнее о порядке расчета:

  1. Ежемесячный доход в течение 1 года суммируется.
  2. Результат делится на фактически отработанные месяцы.
  3. Полученная среднемесячная сумма делится на среднее количество дней в месяце в течение года.
  4. Эта величина, умноженная на количество дней отпуска, и представляет собой сумму, положенную работнику.

Компенсация при увольнении

Предоставление работнику отпуска авансом является рискованным только для работодателя.

Причина проста: сотрудник имеет право на увольнение в соответствии с собственным желанием, как во время отдыха, так и сразу после его завершения, а бухгалтерия к этому времени уже давно перечислила денежные средства за все дни еще не заработанного отпуска.

Статья 137 Трудового кодекса гласит о праве работодателя взыскать с работника при увольнении денежную сумму, уплаченную ему за дни отпуска, предоставленные авансом, и так и не заработанную к моменту расторжения трудовых отношений. Но, на практике, руководителя подстерегают некоторые затруднения.

Так, ст. 138 того же ТК РФ запрещает удерживать с сотрудника более 20% от заработанных средств. То есть, если заранее уплаченные отпускные превышают этот размер, то работодатель рискует не получить их обратно.

Вопрос предполагает 2 вида решений:

  1. Добровольный возврат отпускных средств, предоставленных авансом. При этом наниматель не имеет право использовать какие-либо методы давления (например, угроза не вернуть трудовую книжку и т.д.), т.к. компенсация незаработанного, но оплаченного времени отдыха является правом сотрудника, а не обязанностью.
  2. Обращение в суд с просьбой об удержании с работника оставшихся отпускных. Прибегнуть к подобным действиям можно в определенных обстоятельствах:
    • бухгалтер ошибочно начислил отпускные в большем размере;
    • действия сотрудника привели к простою компании;
    • излишняя сумма была начислена по вине работника.

Для всех других случаев применимо удержание максимум 20% от общего размера расчета при увольнении.

Действующее законодательство также предусматривает случаи, когда оплаченные дни незаработанного отпуска, вообще не подлежат компенсации:

  • работник отказался переходить на другое место работы, необходимое ему в соответствии с рекомендациями лечащего врача;
  • предприятие или физическое лицо прекратили свою предпринимательскую деятельность;
  • в организации произошло сокращение штатного расписания;
  • сменился собственник фирмы (это условие распространяется в основном на руководящий состав – директор, главный бухгалтер и т.д.);
  • причиной расторжения трудовых отношений является призыв в армию;
  • работник ввиду возникновения какого-либо заболевания или инвалидности не может больше выполнять прежние должностные обязанности;
  • смерть работника или работодателя, если последний являлся физическим лицом;
  • принятие судом решения о восстановлении сотрудника на его прежнем рабочем месте.

Удержание ранее использованного авансового периода освобождения от работы при расторжении трудовых отношений требует последовательного выполнения следующих действий:

  1. Рассчитать денежную сумму, которую работник получил за неотработанные дни отпуска. Для этого необходимо определиться с количеством полностью отработанных месяцев и умножить их на 2,33 (значение получено путем деления числа дней ежегодно предоставляемого отдыха – 28 на количество месяцев в году – 12).
  2. Издать приказ об удержании с указанием конкретной суммы. Закон не требует в данном случае получения согласия с сотрудника, поэтому можно просто ознакомить его с документом.
  3. Произвести перерасчет и отразить это в отчетных бумагах. Ситуация, когда работник оформил авансовый период освобождения от работы, а затем уволился, не является ошибочной для бухгалтера, поэтому налоговая отчетность остается неизменной. При заполнении декларации по налогу на прибыль переплаченные отпускные становятся внереализационными расходами. Налоговую базу для отчета по ЕСН и пенсионных начислений необходимо уменьшить на удержанную сумму.

Беременным женщинам перед декретом

В трудовом законодательстве четко прописано следующие условие: женщина имеет право получить положенное ей время отдыха либо до оформления отпуска по уходу за ребенком, либо сразу после него. Если будущая мама обратится за авансовым отпуском, то ей вряд ли откажут, но после завершения декрета, она останется без «страховочных» дней на случай: закрытия детского сада, болезненности собственного чада и иных непредвиденных обстоятельств.

Но, беременность тоже может протекать по-разному, поэтому порой женщины в интересном положении пишут заявление с просьбой предоставить им отдых до рождения малыша, так как просто хотят больше времени проводить на свежем воздухе и получать положительные эмоций.

То есть, нужно оформлять освобождение от работы перед декретом или нет, должна решить сама работница, учитывая собственное самочувствие, рекомендации наблюдающего акушера-гинеколога и материальную сторону вопроса.

Процедура оформления перед декретом, предполагает следующую последовательность действий:

  1. Определение продолжительности отдыха.
  2. Согласование принятого решения с руководителем. При этом нужно помнить о том, что работа не может стоять на месте и на кого-то нужно возложить выполняемые ранее обязанности. Но, если у директора совсем отсутствует желание понимать беременную женщину, то стоит открыть перед ним ст. 260 Трудового кодекса.
  3. Подать заявление руководителю в соответствии с правилами, действующими внутри организации.
  4. Ознакомиться с приказом.

Если на предприятии предоставляется дополнительный отпуск, то женщина также может использовать его по своему усмотрению перед уходом в декрет или сразу после его окончания.

О предоставлении времени освобождения от трудовых обязанностей женщине перед декретом смотрите в следующем видеосюжете:

tinyton.ru
Как правельно написать об удержании отпуска
Как правельно написать об удержании отпуска

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: