Как правильно удерживать отпуск у сотрудников

При расторжении трудового договора по инициативе работника компания вправе произвести удержание за неотработанные дни отпуска, предоставленного авансом. Как правильно рассчитать работника, который использовал весь отпуск, но не отработал его? Что нужно знать работодателю, чтобы не допустить злоупотреблений со стороны работника?

21.08.2015

Автор: Виктория Комарова, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). При этом закон не допускает возможности предоставлять ежегодный основной оплачиваемый отпуск и дополнительные оплачиваемые отпуска (кроме отпуска за работу во вредных или опасных условиях) пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 23.06.2006 № 947-6). Поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудник, отгулявший отпуск, увольняется до того, как приобрел необходимый для такого отпуска стаж. В этом случае работодатель имеет право на удержание из заработной платы работника отпускных за те дни отпуска, права на которые имеющийся у работника стаж не дает (ст. 137 ТК РФ).

Правила расчета размера удержания за неотработанные дни отпуска

Чтобы посчитать размер удержания, надо определить отпускной стаж на момент увольнения сотрудника и соответствующее ему количество дней отпуска, а затем вычесть эту величину из общего количества дней фактически предоставленного отпуска. Положительный результат представляет собой число неотработанных дней отпуска. Средний заработок для целей удержания за неотработанные дни отпуска считать заново не надо. Берется тот же средний заработок, который был выплачен ранее при предоставлении дней отпуска, оказавшихся неотработанными.

При определении отпускного стажа необходимо учитывать положения статьи 121 Трудового кодекса, устанавливающей, какие именно периоды включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а также Правила об очередных и дополнительных отпусках (утв. Народным Комиссариатом Труда СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила)), продолжающие применяться в настоящее время в части, не противоречащей Трудовому кодексу.

Сотрудники, проработавшие в рабочем году не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в отпускной стаж, имеют право на полный отпуск (ст. 28 Правил), что согласуется с положениями Трудового кодекса. Роструд (письмо Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1) подтвердил этот вывод и указал, что с учетом статьи 28 Правил проработавшим не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, выплачивается полная компенсация.

При исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие половину месяца и более, округляются до полного месяца (ст. 35 Правил). Сколько конкретно дней в половине месяца, ни в одном нормативном правовом акте, содержащем нормы трудового права, не сказано. Тем не менее из примеров, приведенных в Правилах, можно сделать вывод, что за полмесяца при подсчете стажа всегда принимается 15 дней независимо от числа календарных дней в месяце (примеры к ст. 1, п. «в» ст. 3, ст. 4, 14 Правил).

ПРИМЕР

Работник принят в компанию с 01.09.2014. Увольняется по соглашению сторон 15.06.2015. До увольнения он уже использовал 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска. У работника не было периодов, которые не включаются в отпускной стаж на основании ст. 121 ТК РФ, поэтому за время работы (9 месяцев и 15 дней) отпускной стаж работника составит 10 месяцев (15 дней как излишек, составляющий не менее половины месяца, округляется до полного месяца).

Таким образом, работник заработал к дню увольнения 23,3 дня отпуска (28 : 12 х 10). Значит, работодатель может удержать отпускные за 4,7 дня (28 — 23,3).

Если стаж работника равен 11 месяцам только в результате округления, права на полный отпуск на основании статьи 28 Правил работник не имеет. Ведь если отпуск предоставляется в течение того рабочего года, за который он положен, и полагается за каждые 12 месяцев отпускного стажа, общая продолжительность всех остальных периодов, включаемых в стаж, кроме самого отпуска, должна составлять разницу между продолжительностью рабочего года и продолжительностью этого отпуска. Кроме того, в статье 28 Правил про 11 месяцев стажа говорится применительно к ситуации, когда работник к моменту увольнения не использовал своего права на отпуск. Следовательно, право на полный отпуск дают только такие 11 месяцев отпускного стажа, в которые не включено время нахождения в самом отпуске, о праве на который идет речь.

ПРИМЕР

Работник принят в компанию с 01.06.2014. Увольняется по соглашению сторон 15.04.2015. До увольнения ему предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск 28 дней. Периодов, не включаемых в отпускной стаж, не было. Следовательно, за время работы (10 месяцев и 15 дней) отпускной стаж работника составит 11 месяцев (15 дней округляется до полного месяца).

В такой ситуации работник имеет право на 25,67 дня (28 : 12 х 11) отпуска. Соответственно, количество дней отпуска, использованных, но не заработанных к моменту увольнения, составит 2,33 дня (28 — 25,67).

Необходимо учитывать, что при удержании отпускных за неотработанные дни отпуска должны соблюдаться ограничения размера удержаний (ст. 138 ТК РФ). Работодатель в отсутствие других удержаний вправе удерживать в счет погашения задолженности за неотработанные дни отпуска не более 20 процентов от суммы заработной платы сотрудника, и даже с согласия последнего не вправе превышать указанный лимит удержаний. Удержание за неотработанные дни отпуска может быть произведено даже при наличии возражений работника. Специального решения работодателя об удержании также не требуется (определение Пензенского областного суда от 20.12.2011 № 33-3297).

Взыскание суммы отпускных в судебном порядке

На практике перед работодателем часто встает вопрос: что делать, если суммы, полагающейся работнику к дню увольнения, недостаточно для удержания неотработанных отпускных? До недавнего времени работодатель мог попробовать взыскать эту сумму в судебном порядке, и иногда ему это удавалось (пост. Президиума Ярославского областного суда от 10.04.2013 № 44-г-30/13; определения Новгородского областного суда от 07.08.2013 № 33-1145/2013, Кировского областного суда от 11.07.2013 № 33-2465/2013). Однако не так давно Верховный Суд РФ (определение ВС РФ от 25.10.2013 № 69-КГ13-6) поставил точку в вопросе о возможности взыскания работодателем задолженности за неотработанные дни отпуска в случае увольнения работника до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Указанное определение было включено в Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 года (п. 5 раздела «Судебная практика по гражданским делам»).

Позиция суда заключается в следующем. Действующее законодательство не содержит оснований для взыскания в судебном порядке задолженности за неотработанные дни отпуска. Заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки, если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое, если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом (ст. 137 ТК РФ). Не подлежит возврату в качестве неосновательного обогащения не только заработная плата, но и приравненные к ней платежи, а также пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки (п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Таким образом, включенный в обзор судебной практики Верховного Суда РФ вывод о невозможности взыскания с уволенного работника отпускных, выплаченных за неотработанные дни отпуска, не может не учитываться судами общей юрисдикции (апелляционные определения СК по гражданским делам Забайкальского краевого суда от 31.03.2015 по делу № 33-1079/2015, СК по гражданским делам Магаданского областного суда от 31.03.2015 по делу № 33-330/2015). В такой ситуации взыскать отпускные в судебном порядке не получится, даже если работник при увольнении выдал письменное обязательство, что в течение определенного срока вернет работодателю денежные средства, полученные за использованный авансом отпуск, но принятую на себя обязанность не исполнил (определение ВС РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18).

Часто работодатели, опасаясь, что к дню увольнения с работника невозможно будет удержать оплату использованных, но неотработанных дней отпуска из-за недостаточности суммы, начисленной к дню увольнения, стремятся предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в конце рабочего года или пропорционально отработанному к моменту предоставления отпуска времени. Однако такой подход не всегда возможно реализовать. Кроме того, бывают ситуации, когда работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в то время, которое удобно работнику. При этом законодательство предусматривает, что только дополнительный отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда предоставляется пропорционально времени, фактически отработанному в соответствующих условиях (ст. 121 ТК РФ). Общее же правило таково: отпуск, когда бы он ни предоставлялся (в начале рабочего года или в конце), должен предоставляться целиком, если по соглашению между работником и работодателем он не был разделен на части (ст. 125 ТК РФ).

Вместе с тем следует обратить внимание работодателя на то, что если он до дня увольнения работника уже выплатил ему компенсацию за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ), не дожидаясь окончания рабочего года, удержать эту сумму при увольнении нельзя. Ведь удержание на основании статьи 137 Трудового кодекса производится только в случае, если работник использовал отпуск, но не компенсацию за него.

Поэтому в ситуации, когда работник имеет право на удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск и (или) ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, работодателю не следует сразу соглашаться с просьбой работника выплатитькомпенсацию за все дни отпуска, превышающие 28 дней. Целесообразно выплачивать компенсацию только за те дни отпуска, право на которые работник уже имеет с учетом стажа. А на возражение работника работодатель всегда сможет ответить: выплата денежной компенсации при продолжении трудовых отношений является правом, а не обязанностью работодателя. И будет прав.

Актуальная бухгалтерия

Нужно ли удерживать средства за предоставленные авансом дни отдыха?

Работник, постоянно проработав минимум 6 полных месяцев в организации, может рассчитывать на очередной оплачиваемый отпуск в полном объеме. Получается, что предприятие дает своему труженику отпуск авансом, предполагая, что он дальше также будет продолжать свои трудовые отношения с компанией. Однако сотрудник не всегда дорабатывает указанный период в 6 месяцев. Часто сотрудник изъявляет желание расторгнуть трудовой контракт раньше 6 месяцев.

В данном случае фирма имеет полное право удержать с работника выплаченные ему суммы отпускных, использованные авансом.

В каких случаях вернуть деньги не получится?

Все же бывают случаи, когда у работодателя нет законного основания на взимание излишне начисленных сумм отпуска. Производить удержание запрещено, если увольнение было произведено по следующим причинам:

  1. При официальном сокращении штата или численности сотрудников компании (п. 1.2 ст. 81 ТК РФ).
  2. Отказ работника на перевод на иное место работы по медицинскому заключению или при отсутствии вида работы для сотрудника по тем же причинам (п. 1.8 ст. 77 ТК РФ).
  3. При полной или частичной ликвидации организации (п. 1.1 ст. 81 ТК РФ).
  4. Если произошла смена лица, имеющие собственнические интересы – владельца фирмы, начальника отдела, главного бухгалтера и т.д. (п. 1.4 ст. 81 ТК РФ).
  5. Призыв работника на воинскую или альтернативную гражданскую службу (п. 1.1 ст. 83 ТК РФ).
  6. При восстановлении на работу ранее уволенного сотрудника по решению суда и (или) трудовой инспекции (п. 1.2 ст. 83 ТК РФ).
  7. По причине смерти владельца бизнеса или сотрудника (п. 1.6 ст. 83 ТК РФ).
  8. Если компания не имеет возможности продолжать свою деятельность по обстоятельствам, которые правительство РФ признало как форс-мажор (п. 1.7 ст. 83 ТК РФ).
  9. Если медицинская комиссия признала нетрудоспособным своего работника (п. 1.5 ст. 83 ТК РФ).

Важно! Во всех остальных случаях за работодателем остается право удержать из зарплаты работника излишне начисленную сумму за переиспользованный отпуск.

Как оформить возврат отпускных работника, отгулявшего авансом?

Если собственник все же решил, что сотрудник должен погасить долг за неотработанный отпуск, то в день увольнения необходимо составить приказ об удержании денежных средств с указанием статьи, по которой расторгается договор между тружеником и организацией.

Также в данном приказе необходимо указать за какое количество дней необходимо произвести удержание из зарплаты за излишне использованные дни отдыха с указанием суммы. При этом, сумму выплат в приказе необходимо указывать с учетом подоходного налога.

Если с работника необходимо удержать другие суммы (за спецодежду, причинение ущерба предприятию и прочие удержания) – это также должно быть оговорено в приказе.

  • Скачать бланк приказа об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении
  • Скачать образец приказа об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении

Методика расчета долга

Для расчета задолженности работника за лишний отпуск необходимо знать 2 основных показателя: количество дней переиспользованного отпуска (КДПО) и среднедневная сумма для расчета отпуска при увольнении (СДО). Алгоритм расчета сумм удержания следующий:

  1. Определяем количество дней отпуска, которое переиспользовал работник. Для этого необходимо применять соответствующий расчет.

    Используем формулу:

    КДПО = КДИО – ПОО /12 * КОМ, где:

    • КДИО – количество дней использованного отпуска в году.
    • ППО – продолжительность очередного отпуска.
    • КОМ – количество отработанных месяцев до увольнения.

    ППО законодательством утверждено 28 календарных дней. Однако есть некоторые категории видов работ и профессий, которым в году положено большее количество дней отдыха.

  2. Определяем среднедневной заработок. Он высчитывается по определенным правилам.

    Формула для расчета среднедневного заработка:

    Для расчета среднедневного заработка для учета переиспользованных отпускных берется значение среднедневной, из которой считались последние отпускные.

    Например, сотрудник в апреле использовал 28 дней отпуска, средняя зарплата составляла 678,52 р. в сутки. В июле этот работник рассчитывается. Из его зарплаты необходимо удержать 12 дней лишнего отпуска. Средний будет равен 678,52 – среднему заработку, по которому были отплачены отпускные.

  3. Определяем сумму переиспользованного отпуска (ПО). Для нее тоже применяется соответствующая формула.

    Формула для суммы ПО:

    ПО = КДПО * СДО

    Данная формула применима в случае, если в том периоде, когда работник находился в отпуске, не было повышения тарифных ставок. Если же повышение было, то дни излишне выплаченного отпуска нужно будет поделить на дни до повышения и после.

    Формула будет следующей:

    ПО = КДПО1 * СДО1 + КДПО2 + СДО2, где:

    • КПДО1 и КДПО2 – количество дней излишне начисленных отпускных до и после повышения соответственно.
    • СДО1 – средняя зарплата для расчета отпускных.
    • СДО2 – средняя зарплата для расчета отпускных с учетом коэффициента повышения заработной платы.

    В соответствии со ст. 138 ТК РФ удержания не могут превышать 20% от получаемого дохода работником.

    В отдельных случаях размер удержаний может быть увеличен до 50% от дохода. Излишнюю сумму работник может погасить самостоятельно путем внесение наличных в кассу.

    Либо необходимую сумму работник должен внести на расчетный счет предприятия в банке.

Практика расчета

Для работающего полгода

Бородин В.И. устроился на предприятие 01.02.2017г. По закону он может претендовать на 28 дней отдыха. Проработав полгода, он берет очередной оплачиваемый отпуск с 01.08.2017г на 28 календарных дней за период работы с 01.02.2017 по 31.01.2018г. За 28 дней ему было начислено 35872,20 р. Находясь на отдыхе, он нашёл себе более выгодное место работы и после окончания отпуска увольняется.

  1. Рассчитаем количество излишне выплаченных дней отдыха:

    КДПО = 28 – 28 / 12 * 6 = 14.

  2. Средний заработок для удержания будет следующим:

    СДО = 35872,20 / 28 = 1281,15 р.

  3. Рассчитаем сумму отпускных, которая была переплачена работнику:

    ПО = 14 * 1281,15 = 17936,10 р.

Бородину при увольнении необходимо будет погасить задолженность в размере 17936,10 р.

Для сотрудника со стажем более года

Порохов В.С. работает на предприятии уже несколько лет. Он идет в отпуск по графику с 01.06.2017г по 28.06.2017г на 28 дней за период работы с 01.03.2017 по 28.02.2018г. Отпускные ему оплачены в размере 27080,20р. Оклад работника составлял на момент отпуска 30000 р., но с 25.06.17г на предприятие было повышение тарифных ставок и оклад Порохова стал 32500р. Несмотря на это, он уходит с предприятия 20.11.17г.

  1. Дни излишне отгулянного отдыха Порохова составляют:

    КДПО = 28 – 28 / 12 * 9 = 7 (с 22.06.17г по 28.06.17г).

  2. Средняя зарплата, из которой производился расчет отпускных, составляла:

    СДО = 27080,20 / 28 = 967,15 р.

  3. Поскольку было повышение оклада, то необходимо посчитать средний доход и дни до и после повышения:

    • КДПО1 = 3 (с 22.06.17г по 24.06.17г).
    • КДПО2 = 4 (с 25.06.17г по 28.06.17г).
    • СДО1 = 967,15р.
    • СДО2 = 967,15 * (32500 / 30000) = 1047,75р.
  4. Рассчитаем сумму, которую должен будет возместить работник:

    ПО = 3 * 967,15 + 4 * 1047,75 = 7092,45р.

Возврату предприятию подлежат отпускные за 7 календарных дней в размере 7092,45р.

Как удержать НДФЛ и взносы?

Когда работнику были начислены отпускные, одновременно с ними были также удержан подоходный налог и начислены все взносы во внебюджетные организации. Однозначно не следует корректировать сумму НДФЛ тем месяцем, когда были начислены отпускные. Если заработная плата за последний месяц работы позволяет снять излишне начисленную сумму дней отпуска, то и подоходный налог должен браться с откорректированной суммы, т.е. не только с заработной платы, а с зарплаты, уменьшенной на сумму переиспользованного отдыха.

Идентично выглядит ситуация и со страховыми взносами. Например, если рассчитывается сотрудник 25.12.17г., зарплата за декабрь составит 24850,00р., а удержать необходимо 2850,00р. за отпуск отгулянный ранее. НДФЛ составит (24850,00 – 2850,00) * 13% = 2860,00 р. Взнос в ПФР составит (24850,00 – 2850,00) * 22% = 4840,00 р.

Что делать, если зарплаты не хватило, чтобы покрыть задолженность?

Если же заработная плата за последний месяц работы не позволяет в полном объеме удержать сумму за излишне выплаченный отпуск, то работник может добровольно внести в кассу предприятия или на расчетный счет лишнюю сумму. При этом не обязательно в кассу вносить сумму, которая пройдет по начислениям.

Поскольку будет произведен возврат всех налогов и взносов, работнику достаточно будет погасить в кассу излишне начисленную сумму за минусом 13% подоходного налога.

Если зарплата не позволяет произвести удержание, а сотрудник отказывается погасить свою задолженность, то у работодателя два выхода. Два пути выхода из ситуации, когда для удержания суммы не хватает зарплаты:

  • подать в суд;
  • простить работнику его задолженность.

При этом следует учесть, что не всегда в подобных случаях суд бывает на стороне предпринимателя, очень часто в подобных спорах работодателю отказывают в его просьбе.

Заключение

Если при расчете необходимо удержать излишне выплаченную сумму отпускных, то необходимо учесть некоторые особенности. Особенности удержания излишне выплаченных сумм отпускных:

  1. средний заработок берется не от даты увольнения, а с последних оплаченных отпускных;
  2. удержание не должно превышать 20% от дохода работника;
  3. необходимо обратить внимание на причину увольнения.

Закон допускает возможность взять отпуск авансом – до того, как сотрудник накопит достаточное количество дней. Однако с после отправки сотрудника в отпуск авансом возникает много вопросов. Разберемся с самыми частыми в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • при каких условиях предоставляется отпуск авансом;
  • как рассчитать размер удержания после отпуска авансом;
  • как рассчитать неиспользованные дни отдыха при отпуске авансом.

Любой сотрудник имеет право взять отпуск авансом – то есть даже тогда, когда он еще не «заработал» достаточное количество дней отдыха. Однако в таком случае при увольнении может возникнуть долг за неотработанный отпуск, а работодатель может удержать при увольнении лишь 20% зарплаты. Рассмотрим, как правильно предоставить отпуск авансом, как посчитать неотработанные дни, а также что делать, если невозможно удержать неотработанные отпускные выплаты.

Когда допускается предоставление отпуска авансом

Сотрудник любой российской компании вправе уйти в отпуск после полугода работы в организации, но если работодатель не возражает, сделать это можно и раньше.

Марина КОРОТИНА, главный специалист отдела по правовому обеспечению и кадрам АНО «Транспортная дирекция чемпионата мира по футболу 2018 года в Российской Федерации» (Москва)
Не указывайте в трудовом договоре, что основной отпуск предоставляют сотруднику пропорционально отработанному времени

Если закрепить в трудовом договоре положение, что оплачиваемые отпуска предоставляют пропорционально отработанному времени, это ущемит права сотрудника. Право на отпуск за первый год возникает у работника через шесть месяцев непрерывной работы в компании. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть использован и раньше, причем полностью (ст. 122 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по заявлению, в том числе авансом. Единственное исключение – дополнительный отпуск за работу с вредными или опасными условиями труда, который предоставляют только за стаж работы в таких условиях (ч. третья ст. 121 ТК РФ).

Согласно трудовому законодательству, за второй и последующий годы работы отпуск предоставляется строго по графику. Эксперты не рекомендуют указывать в трудовом договоре условие о предоставлении отпуска пропорционально отработанному времени – это ущемит права работника. Единственным исключением из правила, по которому право на отпуск возникает спустя полгода непрерывной работы, является предоставление дополнительного отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда.

Особенности компенсации за неиспользованный отпуск

Существует ряд категорий работников, которые имеют право уйти в отпуск в любое удобное для них время. Так, получить отпуск авансом могут, в частности:

  • несовершеннолетние граждане;
  • женщины и одинокие мужчины с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет;
  • один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет.

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи

По общим правилам в случае увольнения сотрудника работодатель имеет право удержать выплаты за неотработанный отпуск из зарплаты. Но существует ряд оснований прекращения трудового договора, при которых запрещается удерживать неотработанные отпускные:

Отпуск авансом: как удержать излишне выплаченные отпускные

Расчет неотработанных дней отпуска, предоставленного авансом

После того как сотрудник получил отпуск авансом и решил уволиться, работодатель должен произвести ряд расчетов. Так, для начала необходимо рассчитать, сколько дней отпуска сотрудник «заработал». Согласно трудовому законодательству, каждый полный месяц работы дает право на 2,33 календарного дня основного отпуска, если общая его продолжительность составляет 28 дней.

Для расчета количества месяцев работы из подсчета нужно исключить излишки, составляющие менее половины месяца, например 13 дней. Дни, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца.

Неиспользованный отпуск работника. Как работодателю не нарушить закон выплачивая компенсацию

Число заработанных дней отпуска может быть дробным – в данном случае округлять разрешается только в пользу работника. После проведенных вычислений необходимо определить количество неотработанных сотрудником дней отпуска.

Пример: Петров увольняется из компании 30.04.2016. За рабочий год (25.10.2015 – 24.10.2016) сотрудник использовал 28 календарных дней ежегодного отпуска в марте 2016 года. Отработал Петров в компании 6 месяцев и 6 дней. По правилам подсчета 6 дней отбрасываются, и в итоге получается 6 месяцев трудового стажа, дающего право на очередной отпуск в текущем году. Петров заработал право на 13,98 календарного дня отпуска (28/12 × 6), что округляется до 14 дней. Получается, что Петров использовал, но не отработал 14 календарных дней ежегодного отпуска (28 – 14).

Ежегодный оплачиваемый отпуск: можно ли взыскать с сотрудника средства за отпуск, предоставленный авансом?

Расчет размера удержания после предоставления отпуска авансом

Сумма неотработанных отпускных рассчитывается по формуле:

При расчете суммы удержаний работодатель должен помнить, что она не должна превышать 20% при каждой выплате заработной платы, оставшейся после удержания НДФЛ. Для удержания необходимой суммы работодатель должен издать приказ в произвольной форме с указанием данных работника, количества отработанного им рабочего времени и числа календарных дней отпуска, предоставленного авансом. С документом сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Важно, что, удерживая суммы за неотработанные дни отпуска при предоставлении его авансом, работодатель не должен получать согласие работника. В случае если размер задолженности существенно превышает сумму, которую работодатель может удержать, можно предложить сотруднику погасить остаток суммы в добровольном порядке. В этом случае это будет считаться не удержанием, а самостоятельным распоряжением своими доходами.

100 вопросов о ежегодном отпуске. Как оформить, оплатить и не нарваться на штраф от инспекции

В момент выплаты отпускных при предоставлении отпуска авансом работодатель удерживает НДФЛ со всей суммы. Если же из зарплаты работника вычитают неотработанные отпускные, получается, что из дохода удерживается НДФЛ в большем размере. Поскольку «незаработанные» отпускные после предоставления отпуска авансом сотрудник получил по закону, он имеет право на возврат излишне уплаченного НДФЛ – на эту сумму уменьшают налог, рассчитанный с последней выплаты работнику. Ранее мы писали: Удержание из заработной платы: когда суд принимает сторону работодателя» (№ 2, 2016).

Возврат неотработанных отпускных через суд

Если размер долга перед организацией составляет более 20% зарплаты сотрудника, и при этом сотрудник отказывается добровольно погасить необходимую сумму, вернуть ее через суд у работодателя не получится. Взыскать необходимые средства можно только в случаях, предусмотренных законом. Также неотработанные отпускные в случае предоставления отпуска авансом нельзя считать неосновательным обогащением, если присутствовала недобросовестность со стороны работника или счетная ошибка.

Из статьи Вы узнаете:

1. В каких случаях работодатель имеет право производить удержания из заработной платы работника.

2. Какие ограничения действуют в отношении удержаний по инициативе работодателя.

3. Как оформить удержания из заработной платы и отразить в учете.

Как правило, должником по заработной плате является работодатель, что вполне естественно: работник выполняет свои трудовые обязанности, а работодатель за это обязан выплатить ему вознаграждение. Однако бывают случаи, когда долг возникает у работника, например, если он «перебрал» с авансом на момент выплаты заработной платы или с отпускными на момент увольнения. Если с задолженностью работодателя все предельно ясно: если должен – обязан погасить, то с задолженностью работника по зарплате дело обстоит несколько иначе. Законодательство допускает удержание долга из заработной платы сотрудника, однако устанавливает при этом ряд ограничений. О том, какие суммы и в каком порядке работодатель вправе удержать из зарплаты работника – читайте в статье.

Основания для удержаний по инициативе работодателя

Случаи, когда работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника в счет погашения задолженности по заработной плате, перечислены в статье 137 ТК РФ:

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;

при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Перечень оснований для удержаний из заработной платы сотрудника по инициативе работодателя является закрытым, то есть работодатель не вправе самостоятельно устанавливать дополнительные основания. Так, удержание различных штрафов (за опоздание, за курение и т.п.) из зарплаты работников является незаконным. И даже закрепление таких штрафов в трудовых договорах и локальных нормативных актах не делает их законными. Максимум что работодатель может применить в такой ситуации – меры дисциплинарной ответственности (ст. 192 ТК РФ), например, замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям. Однако штраф не относится к мерам дисциплинарной ответственности, соответственно, основания для его удержания из заработной платы сотрудника отсутствуют. Более того, производя незаконные удержания, работодатель сам может быть оштрафован за нарушение законодательства о труде (ч. 1 ст. 5.7 КоАП РФ):

  • от 1 000 до 5 000 руб. – штраф для должностных лиц и ИП;
  • от 30 000 до 50 000 руб. – штраф для организаций.

Аналогично, работодатель не может по своей инициативе удерживать из заработной платы сотрудника суммы в счет погашения выданного ему займа. Возврат займа путем удержания из заработной платы возможен только по заявлению самого работника. Также работник может письменно «попросить» работодателя ежемесячно удерживать из заработной платы и другие суммы: в счет погашения банковского кредита, на добровольное содержание детей и т.д. При этом комиссия банка и другие расходы, связанные с перечислением указанных сумм получателю, тоже должны производиться за счет работника.

! Обратите внимание: Удержания из заработной платы, которые работодатель производит по письменному заявлению работника, не являются «удержаниями» по смыслу ст. 137 ТК РФ, поскольку уменьшение суммы заработной платы, подлежащей выплате, происходит не в принудительном порядке, а в соответствии с волеизъявлением самого работника, который вправе распоряжаться своим имуществом по своему усмотрению (Письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1). Таким образом, к удержаниям по инициативе работника не применяются ограничения по размеру, установленные ст. 138 ТК РФ.

Ограничение удержаний из заработной платы

Трудовое законодательство позволяет работодателю удерживать суммы задолженности работника в случаях, которые мы рассмотрели выше, из его заработной платы. При этом в соответствии со ст. 129 ТК РФ, к заработной плате относятся следующие выплаты: непосредственно вознаграждение за труд (окладная, сдельная составляющая и т.д.), а также выплаты компенсационного (например, доплаты за работу в районах Крайнего Севера)  и стимулирующего характера (например, премии). Таким образом, из других выплат, которые не являются заработной платой, работодатель не может производить удержания по своей инициативе. Например, нельзя производить удержание задолженности работника из сумм компенсации за использование личного имущества, пособий, выплат по договору аренды имущества работника и т.д.

Общий размер всех удержаний по инициативе работодателя не должен превышать 20% заработной платы работника (ст. 138 ТК РФ). Указанная предельная величина рассчитывается из суммы зарплаты, оставшейся после удержания НДФЛ. Если у работника имеются также удержания по исполнительным документам, то они производятся в первую очередь, и если их размер менее 20%, то работодатель вправе удержать задолженность работника, но при этом совокупный размер удержаний (по исполнительным листам и по инициативе работодателя) не должен превышать 20% заработной платы. Если же удержания по исполнительным документам составляют более 20% заработной платы работника, то работодатель не имеет права удержать еще и задолженность работника.

Помимо общих ограничений, установленных в отношении удержаний из заработной платы работника по инициативе работодателя, необходимо учитывать также частные ограничения в зависимости от оснований удержаний.

Удержание неотработанного аванса, невозвращенных подотчетных сумм, излишне выплаченной зарплаты

Производить такие удержания возможно только при одновременном выполнении следующих условий (ч. 3 ст. 137):

  • не истек один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат;
  • работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если эти условия, или хотя бы одно из них, не выполнены, то взыскать задолженность работника можно только в судебном порядке. Или же работник может добровольно погасить задолженность путем внесения денежных средств в кассу работодателя.

Довольно часто бывает так, что работник получил аванс, однако не отработал его до конца месяца в силу различных обстоятельств (больничный, отпуск без содержания и т.д.). Соответственно, на конец месяца у работника появляется задолженность. Просто «зачесть» эту задолженность в следующем месяце, уменьшив сумму заработной платы, причитающуюся к выплате, неправильно, поскольку любое удержание из заработной платы работника (в том числе и удержание неотработанного аванса) должно иметь законные основания. То есть, во-первых нужно соблюсти 20%-ное ограничение по размеру удержания, а во-вторых уложиться в срок 1 месяц и получить согласие работника.

Тот факт, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания из его заработной платы, лучше подтвердить документально, например, заявлением работника (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Основанием для удержания сумм задолженности из заработной платы работника служит приказ руководителя, составленный в произвольной форме.

Скачать Образец заявления сотрудника на удержание из заработной платы

Скачать Образец приказа об удержании из заработной платы

! Обратите внимание: Если у работника возникла задолженность в связи с тем, что ему была излишне выплачена заработная плата, то удержать сумму такой задолженности работодатель имеет право только в следующих случаях:

  • если заработная плата выплачена в большем размере в результате счетной ошибки;

Понятие «счетная ошибка» Трудовой кодекс не раскрывает, однако на практике под ним понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная в результате неверного применения арифметических действий (умножения, сложения, вычитания, деления) при подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1). А вот технические ошибки работодателя (например, повторная выплата заработной платы за один период) или ошибки в результате неправильного применения норм законодательства (например, устаревшей редакции) не признаются счетными ошибками (Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).

  • если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
  • если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

В том случае, когда ни одно из перечисленных условий не выполняется, работодатель не имеет права производить удержания задолженности из заработной платы работника.

Удержание за неотработанный отпуск

Ситуация, когда работник на момент увольнения не успел отработать использованный ежегодный отпуск, является весьма распространенной. Дело в том, что по законодательству в течение рабочего года работнику должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, при этом взять отпуск работник может в любое время, независимо от количества фактически отработанных месяцев. Поэтому если работник увольняется до окончания рабочего года, за который он целиком использовал ежегодный оплачиваемый и (или) дополнительный отпуск, то у него возникает задолженность в сумме отпускных, полученных за неотработанные дни отпуска. Сумму такой задолженности работодатель имеет право удержать, например, из окончательного расчета при увольнении (но не более 20%).

! Обратите внимание: Если сумм, причитающихся к выплате увольняемому работнику, недостаточно для того чтобы работодатель мог произвести удержание задолженности за неотработанный отпуск, работник может в добровольном порядке внести сумму задолженности. Если работник откажется добровольно погасить сумму задолженности, взыскать ее в судебном порядке не получится: судебная практика показывает, что в данном случае отсутствуют основания для взыскания (Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, Апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2013 по делу № 11-37421/2013).

Работодатель не имеет права удерживать из заработной платы работника сумму задолженности за неотработанный отпуск, если увольнение работника происходит по следующим основаниям (абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ):

  • отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
  • ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военных действий, катастрофы, стихийного бедствия, крупной аварии, эпидемии и других чрезвычайных обстоятельств), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Пример удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении

Менеджер отдела сбыта ООО «Ресурс» Соколов В.И. увольняется 10.04.2015. На момент увольнения у Соколова В.И. имеется 12 дней неотработанного отпуска. Сумма выплат, полагающихся работнику при увольнении (заработная плата и премия за период с 01.04.2015 по 10.04.2015), составила 25 700,00 руб. Сумма, начисленная за неотработанные дни отпуска составила 12 305,50 руб. Руководство ООО «Ресурс» приняло решение удержать из заработной платы Соколова В.И. сумму оплаты за неотработанные дни отпуска.

Рассмотрим порядок удержания и отражения в учете суммы задолженности.

Дебет счета

Кредит счета Сумма

Содержание

44

26, 20

70 25 700,00 Начислена заработная плата
70 68 3 341,00 Удержан НДФЛ с заработной платы (вычеты не применяются)

25 700,00 х 13%

44

26, 20

70 — 4 471,80

(Сторно)

Удержана из заработной платы сумма задолженности за неотработанный отпуск

(25 700,00 – 3 341, 00) х 20%

70 68 — 581,00

(Сторно)

Сторнирован НДФЛ с суммы удержания за неотработанные дни отпуска

4 471,8 х 13%

70 50

51

18 468,20 Выплачена работнику заработная плата при увольнении

25 700,00 – 4 471,80 – (3 341,00 – 581,00)

44

26, 20

70 — 7 833,70

(Сторно)

Сторнированная неудержанная с работника сумма оплаты за неотработанный отпуск

12 305,50 – 4 471,80

50 70 7 833,70 Работник внес неудержанную сумму в кассу организации (в случае, если работник изъявил желание добровольно погасить сумму задолженности)
91-2 70 7 833,70 Неудержанная сумма оплаты за неотработанный отпуск отнесена на прочие расходы (если работник отказался добровольно погасить задолженность)

Удержания из заработной платы работника его задолженности перед работодателем за неотработанный аванс или за излишне выданную заработную плату отражаются в бухгалтерском учете аналогично удержанию за неотработанный отпуск: путем сторнировочной записи по дебету счета учета затрат (44, 20, 26) и кредиту счета учета расчетов с персоналом по оплате труда (70). А удержание задолженности работника за неизрасходованные подотчетные суммы отражается проводкой: дебет 70 – кредит 71.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ
  2. Кодекс об административных правонарушениях РФ
  3. Письма Роструда:
  • от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1;
  • от 09.08.2007 № 3044-6-0;
  • от 01.10.2012 № 1286-6-1

♦  Рубрика: Все рубрики, Зарплата и кадры, Оплата труда, отпускные, Прочие расчеты с персоналом.

tinyton.ru
Как правильно удерживать отпуск у сотрудников
Как правильно удерживать отпуск у сотрудников

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: