Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, в таком вопросе. Работаю в обособленном подразделении, ГО находится в Москве, подразделение в Курске. В ГО отдела кадров нет, в подразделении есть, вернее есть в штатке должность «Менеджер по персоналу». Какие ЛНА должны быть в ГО по кадровому делопроизводству? Положение о кадровом делопроизводстве, положение об обособленном подразделении... Что-то еще?

Добрый день.

Цитата (Lily):В ГО отдела кадров нет, в подразделении есть, вернее есть в штатке должность «Менеджер по персоналу».

То есть рабочее место менеджера по персоналу (видимо всей организации) находится в обособленном подразделении? Не очень удобно, но видимо присутствует какая-то своя логика.

Тогда многие организационно-распорядительные акты, увы, придется дублировать. И нужно обязательно издать приказ, в котором будет четко прописано, какие документы хранятся в ГО в виде оригиналов, какие — в виде копий (или вторых равнозначных экземпляров), а какие не хранятся совсем и за ними нужно всякий раз обращаться в ОП. На этот приказ и будете ссылаться при внезапной проверке.

В головном подразделении совершенно точно не может быть оригинала журналов учета, которые ведет менеджер по персоналу. Скорее всего не будет и личных дел работников (или их аналогов). Организационно распорядительные документы (штатное расписание, положения (о правилах внутреннего трудового распорядка, оплате труда и премировании, служебных командировках и т.д. и т.п.), приказы и прочие) придется так или иначе дублировать и хранить как в головном (особенно если именно там находится бухгалтерия), так и в обособленном подразделении.

Спасибо за ответ. К сожалению, Вы правы, в ГО нет кадровика, но зато есть бухгалтерия, а у нас в ОП всё наоборот. У меня (в подразделении) личные дела и все вытекающие из этого документы,  только тех сотрудников, которые непосредственно трудятся в подразделении. Московских сотрудников у меня нет и даже представления не имею, есть ли там.
Александра, а Вы можете подсказать, в случае проверки ГИТ обособленного подразделения, какие обычно документы они запрашивают? Что в обязательном и неукоснительном порядке должно быть у меня?

Цитата (Lily):Московских сотрудников у меня нет и даже представления не имею, есть ли там.

Для начала нужно все-таки выяснить границы Вашей ответственности. Загляните в трудовой договор и должностную инструкцию — написано ли где-то, что на Вас возлагаются обязанности ведения кадрового учета только в отношении работников обособленного подразделения, а не организации в целом? Уточните в ГО, кто у них отвечает за кадровую работу (не исключено, что обязанности возложены на главбуха, директора или кого-то еще) — Вам в любом случае нужно постоянно контактировать с этим человеком в целях обеспечения полноты и единообразия кадрового учета.

Поняла Вас, Александра. Однако посмотреть свои обязанности не смогу: в ТД они не прописаны, а ДИ нет как таковых…

Александра, Вы не ответили на мой вопрос: 

Цитата (Lily):Александра, а Вы можете подсказать, в случае проверки ГИТ обособленного подразделения, какие обычно документы они запрашивают? Что в обязательном и неукоснительном порядке должно быть у меня?

меня интересует конкретно ОП, не организация в целом, есть ли какие-то отличия в запрашиваемых документах?

Цитата (Lily):Однако посмотреть свои обязанности не смогу: в ТД они не прописаны, а ДИ нет как таковых

Тогда вменить Вам могут что угодно, а возразить будет нечем. Понимаете меня? Именно потому я и не ответила на вопрос, что перечень документов напрямую связан с кругом обязанностей. И правила документооборота всегда формируются и утверждаются в организации в соответствии с имеющим место распределением обязанностей между структурными подразделениями и конкретными исполнителями.

Если Ваши обязанности нигде не прописаны, как я могу определить, Вы или кто-то другой, например, отвечаете за организацию и проведение СОУТ в отношении рабочих мест подразделения и организации в целом? Вы или сотрудник ГО готовите приказы на внесение изменений в штатное расписание; кто отвечает за оформление графика отпусков в целом по организации и т.п.?

Ох… всё ясно… Насколько я поняла, работая здесь второй месяц, кадры лежат на мне, ПВТР разрабатывала я, а значит и ДИ мне надо разработать и выяснить как вести кадровое делопроизводство... Спасибо за консультации

На основании данного сообщения налоговая инспекция поставит организацию на учет по месту нахождения ее обособленного подразделения в течение пяти дней с момента получения сведений (п. 4 ст. 83 и п. 2 ст. 84 НК РФ). Представительства и филиалы не являются юридическими лицами (это тоже обособленные подразделения). Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица. Далее. В трудовом договоре с работником должно быть указано место работы. В случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, нужно указать место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

По такому же принципу составляйте отчеты по обособленным подразделениям, расположенным за пределами России. Такие выводы можно сделать из положений частей 11 и 14 статьи 15 Закона от 24 июля 2009 г.
№ 212-

Инфо

ФЗ. См. также: http://www.pfrf.ru/branches/spb/info~vopros_otvet/3324. Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ситуация: Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями Ведение кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано.

Этот вопрос находится в компетенции руководителя организации и должен решаться на локальном уровне. Можно выделить три формы организации кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения.
Форма 1. Централизованное делопроизводство.

Как организовать кадровое делопроизводство в обособленном подразделении?

Если же филиалов и представительств много, то лучше делегировать право ведения кадрового делопроизводства обособленным подразделениям. При организации самостоятельной удаленной кадровой службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации трудовые отношения с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все предусмотренные законодательством сроки создания документов, подписания и ознакомления с ними работников должны быть соблюдены.

Документы следует сформировать в дела и передать в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала (в зависимости от принятого в организации порядка хранения документов и дел). Задачи по ведению кадрового делопроизводства в организации возлагают, как правило, на самостоятельное структурное подразделение – кадровую службу или отдельного специалиста.

502 bad gateway

После утверждения из штатного расписания делается выписка, относящаяся к деятельности филиала, или его копия, которая заверяется и передается в филиал компании;- правила внутреннего трудового распорядка;- положение о защите персональных данных;- положение об оплате труда;- положение о стимулирующих надбавках;- положение о командировках.Также в филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации. Сотрудники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала — с копией, хранящейся в филиале.

Обратите внимание, что правом заверки копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.Результаты проведения кадрового аудита филиала оформляются актом.

Образец приказа о создании обособленного подразделения организации

Из ответа «Как организовать документооборот в кадровой службе» Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России 2. Ситуация: Какие условия можно включить в раздел «Общие положения» трудового договора В раздел «Общие положения» внесите обязательные условия трудового договора:

  • место работы (например, наименование организации и населенный пункт, в котором она находится).
    Если сотрудник принимается на работу в филиал или обособленное структурное подразделение, расположенное в другой местности, то обязательно укажите это подразделение и его местонахождение;
  • трудовую функцию. Если сотруднику по должности положены компенсации, льготы или ограничения, то наименования этих должностей должны соответствовать квалификационным справочникам;
  • дату начала работы.

Отражение обособленного подразделения в кадровых документах

Несоблюдение данных квот влечет административную ответственность. При этом вопросы квотирования рабочих мест для молодежи отнесены к компетенции органов государственной власти субъектов РФ (ст.

7.1-1 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Это значит, что порядок квотирования и меры ответственности каждый субъект определяет самостоятельно и в разных регионах этот порядок может отличаться: размером квот, мерами ответственности, порядком представления сведений о выполнении квоты. Форму № П-4 должны заполнять и сдавать с определенной периодичностью все организации независимо от сфер деятельности.

Исключение предусмотрено только для малых предприятий. При наличии у организации обособленных подразделений форму заполняют отдельно по каждому подразделению и по организации в целом.

Такой порядок предусмотрен в пункте 76.1 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428.

Как вести кадровую работу в филиале

Важно

Круг полномочий руководителя филиала в части решения кадровых вопросов напрямую зависит от выбранного при создании филиала способа ведения делопроизводства. Для того чтобы руководитель филиала (представительства) имел право самостоятельно решать кадровые вопросы, возникающие в процессе деятельности филиала (представительства), ему должны быть переданы полномочия по решению таких вопросов.

Полномочия должны быть закреплены в трудовом договоре (контракте) с руководителем филиала, его должностной инструкции, а также в Положении о филиале и доверенности. Руководитель обособленного структурного подразделения несет ответственность за ведение кадрового делопроизводства в его подразделении и назначает работников, ответственных за ведение и хранение трудовых книжек.

Ведение кадровой документации в филиале (гущина и.)

Внимание

В этом случае вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре – кадровой службе головной организации. Форма 2. Децентрализованное делопроизводство. При такой форме ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту.

При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений. Форма 3. «Смешанное» делопроизводство.

Добрый вечер!!! как вести кадровый учет в обособленном подразделении?

Специально разработанной формы для такого документа нет, оформит его можно в свободной форме, при этом приказ должен содержать следующую информацию:

  • Дата создания, номер приказа и место его создания;
  • Факт создания ОП;
  • Статус ОП (филиал или представительство);
  • Юридические или фактические адреса;
  • Функции ОП;
  • Порядок осуществления деятельности;
  • Ответственных за исполнение приказа лиц.

Образец приказа о создании обособленного подразделения Требования к приказу Специальных норм по изданию приказа нет, оформляется он в единственном экземпляре. Заверяется он руководителем компании, либо лицом, которое имеет право подписи такого рода документов.
Помимо руководителя приказ подписывают лица, ответственные за его исполнение. Это те сотрудники, которых указывают в приказе.

В данном случае в обособленном подразделении назначаются ответственные лица, которые будут отвечать за передачу кадровых данных, а также документов в центральную кадровую службу. Соответственно и приказы по организации, головная организация будет вести централизованно по всем подразделениям.

Следовательно, и нумерация приказов будет единая по всем подразделениям. Таким образом, можно сказать, что ответ на ваш вопрос будет зависеть от конкретной формы ведения кадровой документации в вашей организации.

При этом, данный порядок Вы можете определить самостоятельно в локальном акте (например, в Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же зафиксируйте порядок и место ведения кадровых документов, а также правила их хранения.
В процессе деятельности у любой организации может возникнуть необходимость представлять свои интересы в различных регионах. Для оперативного решения стоящих перед организацией задач на местах могут создаваться обособленные структурные подразделения, которые располагаются вне места нахождения головной организации и являются составными частями создавшего их юридического лица. Cуществует 2 вида обособленных структурных подразделений: филиал и представительство. Разница между ними заключается в том, что представительство представляет и защищает интересы организации, а филиал, кроме того, осуществляет все (или часть) ее производственных (профильных) функций (ст. 51

Гражданского кодекса РБ). Представительства и филиалы не являются самостоятельными юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденных им положений.

Что является обособленным подразделением и кто им руководит

Обособленное подразделение (ОП) в соответствии с п. 2 ст. 11 Налогового кодекса Российской Федерации определяется как любое территориально обособленное от организации подразделение. Согласно указанному документу, основанием для признания статуса ОП является наличие оборудованных стационарных (созданных на срок более одного месяца) рабочих мест по месту его расположения. Содержание сведений об ОП в учредительных документах компании и возложенные на него полномочия при этом значения не имеют. Открытие обособленного подразделения сопровождается изданием соответствующего приказа. При необходимости издается приказ, обособленное подразделение по которому передается под руководство лица, назначенного главой организации. Однако данная мера не обязательна, если речь идет об ОП как таковом (а не о филиале или представительстве). В этом случае руководитель организации вправе оставить за собой обязанности по руководству ОП.

Как организовать кадровый учет в обособленном подразделении

Законодательные акты, действующие в отношении ОП, не регламентируют способ ведения кадрового делопроизводства. На практике чаще всего имеют место две формы кадрового документооборота:

  • централизованная (оформление и хранение кадровой документации в головном офисе);
  • децентрализованная (оформление и хранение кадровой документации в ОП).

Выбор той или иной схемы документооборота зависит от специфики предприятия. Централизованный способ удобен, когда речь идет о небольшой численности сотрудников и нахождении головной организации и ОП в одном городе. Децентрализованный способ подходит для организаций, имеющих ОП в других городах. В этом случае на руководителя ОП оформляется доверенность, дающая ему право подписи трудовых договоров, приказов, прочих кадровых документов, а также внесения записи в трудовые книжки работников.

Прием на работу

Прием в штат нового сотрудника, независимо от того, будет он работать в головном или обособленном подразделении, требует соблюдения четкой процедуры работы с документами. Работник должен подписать не только трудовой договор и приказ о приеме на работу, но и такие документы, как личная карточка, соглашение о персональных данных, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов. Если трудоустройство осуществляется в ОП с централизованным документооборотом, то экземпляры выше указанных документов подписываются и хранятся на территории головного офиса. При децентрализованной схеме кадрового учета — на территории ОП. Во втором случае ОП должно располагать копиями локальных нормативных актов, заверенными руководителем компании.

Увольнение

Оформление документов, связанных с увольнением работника ОП, происходит в зависимости от способа кадрового учета. В случае децентрализованного делопроизводства увольняющийся сотрудник подписывает необходимые документы и получает трудовую книжку непосредственно в ОП. При централизованном кадровом делопроизводстве указанная процедура проводится в головном офисе. Как известно, в ситуации увольнения крайне важно соблюдение сроков в отношении расчета сотрудника, подписания им приказа об увольнении и получении трудовой книжки. Этот момент необходимо учитывать, если ОП и головной офис находятся в разных городах. В таком случае допускается отправка документов почтой или курьерской службой при наличии письменного согласия на то работника. Если увольнения сотрудников требует закрытие обособленного подразделения, то соответствующая процедура проводится «по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации» (ст. 81 ТК РФ), изложенным в ст. 180 ТК РФ.

Существует обособленное подразделение Х юридического лица Z. Возможно ли хранить все документы в этом обособленном подразделении (территориально от Z обособка вынесена в область). Насколько возможно ВСЕ документы юр. лица (уставные, договоры хозяйственной деятельности и пр) хранить в подразделении Z? (в том числе и трудовые книжки, трудовые договоры?) И какие риски у юр. лица от налоговой в случае нарушения (например по хранению трудовых)?

Договоры можно хранить в обособленном подразделении (см. Где и как хранить договоры).

Учредительные документы хранить в обособленном подразделении (см. Где и как хранить правоустанавливающие документы).

Трудовые книжки, трудовые договоры и кадровые документы также можно хранить в обособленном подразделении.

Рисков в том, что документы хранятся в обособленном подразделении, не усматривается, если нет иных обстоятельств.

Как оформить прием сотрудника в обособленное подразделение или филиал организации

«Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, которая утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Самые популярные рекомендации в Системе Юрист в этом месяце

Восемь опасных условий договоров аренды, услуг и подряда
Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Как судиться с приставами: алгоритм работы
Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Как налоговая на самом деле проверяет сведения в ЕГРЮЛ
Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.

20 новых правовых позиций судов о взыскании судебных расходов
Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.

Обзор практики по уведомлению контрагентов
Отправляйте уведомление на сотовый, по e-mail или бандеролью.

tinyton.ru
Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении
Какие кадровые документы нужны в обособленном подразделении

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: