Копии документов в налоговую заверять 2019

УФНС России по г. Москве в Письме от 14.08.2018 N 24-15/[email protected] рассказало о порядке заверения копий документов, представляемых в налоговый орган на бумажном носителе.

Управление напоминает, что документы, которые ИФНС запрашивает в рамках проведения налоговой проверки, должны быть представлены в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Заверенной копией документа Минфин рекомендует считать такую копию, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

При этом с 1 июля 2018 года вступил в силу новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.

Управление обращает внимание на п. 5.26 ГОСТа, в котором указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) его подлиннику. Данная отметка проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

  • слово «Верно»;
  • наименование должности лица, заверившего копию;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения копии (выписки из документа).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Кроме того, согласно требованиям ГОСТа, если копия выдается для представления в другую организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Однако, УФНС сообщает, что НК РФ не требует указания в заверительной надписи сведений о месте хранения документа.

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс

Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам компании «ЭЛКОД».
Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить

ЗДЕСЬ

.

Предоставляя копии документов в ИФНС заверяйте их правильно

Предоставляя копии документов в ИФНС заверяйте их правильно

Министерство финансов Российской Федерации разъяснило — как правильно заверять копии документов, представляемых в налоговые органы.

Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Как указал Минфин РФ, при заверении копий документов, необходимо руководствоваться ГОСТ Р  6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Согласно данному ГОСТу, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются:

заверительная надпись: «Верно»,

должность лица, заверившего копию;

личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

дата заверения.

Необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

В настоящее время, в деловой практике существует два способа заверения многостраничных документов: заверение каждого отдельного листа копии документа или прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. Каждый сам выбирает удобный ему способ.

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

Минфин обращает внимание, что копии документов необходимо представлять в налоговые органы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов. Делать это нужно с целью избежать повторного представления документов вопреки пункту 5 статьи 93 НК РФ.

На камералках по НДС инспекторы вправе запросить копии документов, если обнаружили расхождения между декларацией поставщика и покупателя. А значит, тысячи компаний получат требования о представлении документов. Срок на ответ — десять рабочих дней (ст. 93 НК РФ). Времени на изготовление копий обычно совсем немного, поэтому процесс можно ускорить и упростить.

Как упростить и ускорить заверение копий

ООО и АО вправе больше не использовать в работе печать. Поэтому, по мнению ФНС, копии не обязательно заверять штампом (письмо от 05.08.15 № БС-4-17 /[email protected]). В то же время некоторые инспекторы на местах до сих пор требуют печать. Поэтому у компании есть два варианта. Если она отказалась от печати, то вместе с копиями стоит направить сопроводительное письмо. Если компания продолжает использовать печать, то заверить копии для налоговой можно любым штампом. Например, для документов.

Образец 1. Как заверить копии для налоговой на одном листе

Заверить безопаснее каждую копию (см. образец 1). Исключение касается лишь многостраничных документов (договор, таможенная декларация и т. п. ). В них можно не заверять каждый лист. Достаточно прошнуровать все страницы и пронумеровать. Заверить подшивку надо на обороте последней страницы. Для этого сделать надпись Верно, всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью. Удобнее использовать готовый самонаборный штамп, в котором помимо заверительной надписи есть должность сотрудника и Ф. И. О. Тогда работник поставит от руки только подпись, дату заверения и число листов (см. образец 2). А если в штамп добавить реквизиты компании, то отдельная печать не нужна.

Образец 2. Как заверить копии для налоговой, если это многостраничный документ

Как не стоит заверять копии для налоговой

Некоторые компании заверяют копии для налоговой факсимильной подписью. Ведь это ускоряет процесс, особенно когда инспекция требует горы документов. Но по ГОСТу допускается только личная подпись (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30 -2003). Поэтому инспекторы могут посчитать документы непредставленными и оштрафовать за каждый на 200 рублей по статье 126 НК РФ. Кроме того, на практике налоговики требуют копии, заверенные подписью директора или главбуха. Если копии заверяет обычный бухгалтер, то безопаснее подтвердить, что у него есть право на это. Рядом с должностью можно дописать на основании доверенности, привести ее реквизиты и приложить сам документ.

Рискованно также заверять целиком подшивку из разных документов. Инспекторы могут не принять такие бумаги, а отбиться потом от штрафа удается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 01.11.2013 № А54-8663 /2012).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

При проведении проверки – камеральной, выездной или встречной – налоговики вправе потребовать у организации/ИП представить дополнительные документы (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). НК РФ предусматривает несколько способов, как это сделать (п. 2 ст. 93 НК РФ):

  • руководитель организации (ИП) лично или через представителя передает документы в инспекцию;
  • документы отправляют по почте заказным письмом (как правило, с описью вложения);
  • документы передаются в ИФНС в электронном виде по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

В налоговые органы, естественно, представляются не оригиналы документов, а их копии, которые должны быть надлежаще заверены. И если вы подаете копии на бумаге, то лучше к ним приложить опись документов.

Бумажные копии документов

Бумажная копия документа заверяется подписью руководителя организации (ИП) либо лица, уполномоченного доверенностью. Требовать нотариального заверения копий налоговики не вправе (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если документ содержит в себе несколько страниц, то заверить нужно либо каждую страницу в нем, либо пронумеровать и прошить все страницы, сделать бумажную наклейку и уже на ней поставить заверительную надпись. При этом количество страниц в документе не должно превышать 150, и прошивка должна быть выполнена так, чтобы не мешала ознакомлению с текстом на каждой страницей. В том числе на листах должны быть четко различимы подписи, печати, даты и т.д. (Письмо Минфина от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336, п. 21 Письма ФНС от 13.09.2012 N АС-4-2/[email protected]).

Заверительная надпись

Если заверяется каждая страница, то в надписи фиксируется верность документа, ставится дата, должность, ФИО лица, подтверждающего подлинность, и его подпись. К примеру, запись может выглядеть так:

«Копия верна. 18.10.2018 Генеральный директор ООО «Шанс-М» Щукин А.П. Щукин».

Также поверх надписи можно поставить печать, если она есть. Но это необязательно (Письмо ФНС от 06.09.2016 N ОА-4-17/[email protected]).

Если же надпись наносится на бумажную наклейку прошитого документа, то на ней кроме прочего должно быть указано «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов». Причем количество листов обозначается словами, т. е. прописью (Письмо Минфина от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142).

Отметим, что в надписи не нужно указывать место хранения документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.08.2018 N 24-15/[email protected]).

Электронные копии документов

Электронные документы можно направить в инспекцию по ТКС в утвержденном налоговиками формате (Приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/[email protected]), а также в виде скан-образов, в соответствии с порядком их представления (утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 N ММВ-7-2/[email protected]). Заверены документы должны быть усиленной квалифицированной электронной подписью.

tinyton.ru
Копии документов в налоговую заверять 2019
Копии документов в налоговую заверять 2019

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: