Ошибочная запись в книге учета трудовых книжек

Одной из важнейших вещей в деловодстве на предприятии или фирме является правильный учет движения трудовых книжек, от которого зависит правильная работа кадрового отдела.

В статье мы расскажем об актуальной информации о книге учета движения трудовых книжек, а также детально разберем вопрос исправлений в данном документе.

Что представляет собой книга учета движения трудовых книжек?

В данном документе фиксируется основная информация о движении трудовых книжек и

вкладышей

на фирме или предприятии.

При трудоустройстве работник отдает свою трудовую книжку работодателю, который в свою очередь обязан хранить ее ровно до того момента, пока сотрудник не решит уйти или не будет уволен. Регистрация информации в книге существенно облегает процесс учета и деловодства в целом и является важной составляющей работы кадрового отдела.

Так в книгу учета трудовых книжек входит следующая информация:

  1. Номер записи.
  2. Дата заполнения или приема на работу (число, месяц, год).
  3. ФИО сотрудника.
  4. Номер, а также серия трудовой книжки работника.
  5. Должность, профессия или специальность сотрудника, который сдал свою трудовую книжку или вкладыш на хранение.
  6. Реквизиты организации (наименование фирмы, предприятия или филиала).
  7. Номер и дата приказа о принятии этого сотрудника на работу.
  8. Подпись уполномоченного лица, который заполнил или принял трудовую книжку.
  9. Выплата, которая получена за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним.
  10. Дата возвращения трудовой книжки (на случай увольнения).
  11. Подпись работника, который получил свою трудовую книжку или вкладыш обратно после увольнения.

Заполненная трудовая книжка должна храниться в архиве семьдесят пять лет согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Важно знать, что в книгу учета вноситься информация о трудовых книжках, которые не только были переданы работником организации, но и были заполнены самой организацией для работника, который впервые устроился на работу, это же касается и вкладышей.

Вкладыши к трудовой книжке, полученные работником на прошлом месте работы, в книгу учета не вносятся.

Такой документ должен отвечать строгим требованиям:

  • В связи с тем, что книга находится в эксплуатации несколько лет, желательно, что бы она имела плотную обложку.
  • Еще до начала заполнения документа, страницы книги должны быть пронумерованы.
  • Книга должна быть качественно прошита и опломбирована согласно правилам.
  • На титульной странице документа должна присутствовать заверительная подпись с указанием точного количества страниц в книге (числами и прописью).

Важно знать, что в таком документе не происходит учет чистых бланков и вкладышей, что является распространенной ошибкой среди молодых специалистов кадрового отдела.

Законодательство позволяет заменить книгу учета движения трудовых книжек на актуальный регистрационный журнал, который очень схож с книгой и имеет лишь маленькие отличия. Главное отличие в учете документооборота на организации в этих случаях это время заполнение: книга учета заполняется на протяжении нескольких лет, пока хватает места в книге, тогда как сам регистрационный журнал — в течение календарного года.

Исправления в книге учета трудовых книжек

В современном российском законодательство книга учета трудовых книжек и вкладышей описана весьма бегло, как впрочем, и исправления в данном документе.

Так постановление Правительства РФ и соответствующая инструкция от Министерства труда и социальной защиты граждан не регулирует вопрос исправлений, которые запрещены или разрешены по отношению к такому документу, поэтому на практике применяют различные способы, о которых речь пойдет ниже.

Чаще всего при исправлении в книге учета руководятся правилами исправления ошибок в первичных документах, а значит использовать различные корректирующие жидкости и другие подобные способы крайне не рекомендуется.

Так при потребности внести исправления в книгу учета трудовых книжек нужно внести дату, когда вноситься исправление, а также подписи уполномоченных лиц, которые заполняли книгу, кроме этой информации указывается и другие реквизиты организации или лиц вносящих исправления в документ.

Если руководствоваться старым постановлением, связанным с документооборотом времен Советского Союза, то исправления в первичные документы вносятся следующим образом:

  1. Неправильный или ошибочный текст зачеркивается с указанием надписи «исправлено».
  2. Текст, который пишется вместо исправленного текста, наноситься над зачеркнутым.
  3. Обязательно исправленный текст должен быть читаем, т.е. написан не мелким шрифтом.
  4. Должна присутствовать дата, реквизиты фирмы и ответственных лиц.

Все же такой способ не всегда адекватно подходит под ситуацию (например, недостаточно места), поэтому на практике допускается и другой способ исправления ошибок в документах такого типа. Допустимо руководится правилами для исправления ошибок в трудовых книжках при исправлении ошибок или опечаток в книге учета трудовых книжек. Так возле записи с ошибкой делается приметка «недействительно» и в новую колонку вносятся актуальные и правильные данные с учетом требований, о которых мы писали выше (подпись, ФИО уполномоченных лиц и т.д.).

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Таким образом, книга учета движения трудовых книжек представляет собой один из важнейших документов, которые входят в кадровых делооборот и представляет большой интерес для инспекторов, которое проверяют организацию. За неправильное ведение такого документа положены серьезные штрафы: от 500 до 5 000 рублей для конкретных лиц и до 50 000 рублей для организации. Поэтому нужно тщательно подходить к ведению такого документа и максимально точно выполнять законодательные нормы, чтобы минимизировать все риски.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, 

звоните по телефонам

:

  • Москва: +7(499)350-6630.
  • Санкт-Петербург: +7(812)309-3667.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Сотрудница отдела кадров допустила незначительную ошибку в записях в книге учета движения трудовых книжек. Можно ли замазать ошибку штрих-корректором?

Использовать штрих-корректор для исправления ошибочных записей в книге учета движения трудовых книжек не следует. В книге учета движения трудовых книжек, как и в прочих первичных документах, исправлять запись нужно путем зачеркивания неправильно написанного.

Обоснован такой вывод следующим.

Порядок и правила ведения и хранения трудовых книжек регулируются:

  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225;
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Ни один из этих документов не содержит порядка исправления журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В рассматриваемой ситуации рекомендуем применять правила исправления ошибок в первичных документах.

При внесении исправления в учетном документе проставляется дата исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Исправления в первичные учетные документы вносятся путем зачеркивания неправильного текста одной прямой чертой. Над зачеркнутым текстом надписывается новый, правильный. Исправление должно быть произведено таким образом, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе должно сопровождаться словом «Исправлено», датой исправления и заверено подписями (пп. 4.2–4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105).

После внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек необходимо:

  • указать дату исправления,
  • сделать надпись «Исправлено»,
  • поставить подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов.

В первой графе книги указывайте порядковые номера вносимых записей о движении трудовых книжек и вкладышей. Нумерацию записей ведите в сквозном порядке. Во второй, третьей и четвертой графах поставьте дату (число, месяц, год) приема сотрудника на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует отметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:

  • в статье 66 Трудового кодекса РФ говорится о ведении трудовых книжек на сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней;
  • в пункте 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что оформление трудовой книжки сотруднику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Как исправить неверную запись в книге учета трудовых книжек?

Внимание

Если работник во время увольнения не получил свой документ на руки, тогда он может его получить по почте, для этого в учетном реестре вновь пишут дату и номер уведомления о том, чтобы книжку отправили по почте, пишут необходимые реквизиты и так далее. Также если сотрудник отказывается брать документ после увольнения, в журнал эта информация тоже заносится.

Бывают случаи, когда работник расписывается не там где нужно. Как выйти из ситуации? Исправление Если обнаружена неточность в книге учета трудовых книжек, нужно составить акт, в нем описать сложившуюся ситуацию.

После того, как акт составлен, в книгу учета трудовых книжек вносят изменения в 12 и 13 графу, пишут, что сотрудник неправильно внес записи, была допущена ошибка, книжку получил, уволился и так далее. Также, указывают номер акта, он является основанием для внесения изменений в записи в книге учета трудовых книжек.

Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек

  • лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.

Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

  • как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя}
  • все страницы данного регистра необходимо пронумеровать}
  • чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.

Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр.

Как исправить ошибку в журнале учета движения трудовых книжек

Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69). Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя.

В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации.

Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию.

Важно

После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени. Записи, вносимые во время заполнения или хранения Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.

Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии. Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения. По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа. Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия.

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена сотрудником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225, эта сумма прямо не установлена. Однако в пункте 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных сотрудникам вкладышей.
В остальных случаях, то есть при регистрации предъявляемых сотрудниками трудовых книжек, работодатель будет ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались.

Как исправить запись в журнале учета движения трудовых книжек

Как делать исправления в книге учета Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.

Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

  1. Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
  2. Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
  3. Инициалы вносить запрещено.

Как исправить запись в журнале учета движения трудовых книжек образец

На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу. Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
  • ниже указать достоверную информацию}
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

Инфо

Зайцева оформила трудовую книжку и сделала записи в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом.

Если книга ранее в организации не велась, то ее необходимо оформить. Форма книги приведена в приложении 3, утвержденном постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

В первую очередь оформите титульный лист книги. Для этого укажите наименование организации, дату начала ведения книги. Затем пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя организации, а также скрепите сургучной печатью или опломбируйте.

Далее заполните графы в самой книге. При этом необходимо соблюдать следующие правила.

Таким образом, при исправлении ошибок кадровика в книге учета движения трудовых книжек можно руководствоваться следующим алгоритмом: — зачеркнуть ошибку одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать верный текст; — рядом с исправленной записью указать запись «Исправлено», поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес верную запись, и дату исправления.

В случае постановки подписи увольняющегося работника напротив фамилии другого работника ее нельзя исправить, так как подпись сама по себе не является неверной: подпись должна быть проставлена напротив нужной фамилии. Поэтому в этом случае, полагаем, необходимо руководствоваться алгоритмом признания недействительной записи в трудовой книжке (п.

30 Правил, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69)).

Книга учета движения трудовых книжек заполняется при приеме работника (указывается дата приема, персональные данные работника, реквизиты трудовой книжки и приказа о приеме и другие условия) и позднее — при его увольнении (дата выдачи трудовой книжки, расписка работника в ее получении). Если за время работы работника возникает необходимость в оформлении вкладыша в трудовую книжку — соответствующая информация также вносится в книгу учета движения трудовых книжек.

При заполнении книги учета движения трудовых книжек на практике встречаются два вида ошибок: — допущенные кадровиками (неправильное указание реквизитов документов, персональных данных работников); — допущенные увольняющимися работниками (постановка подписи напротив чужой фамилии при получении трудовой книжки перед увольнением). Такие ошибки могут обнаружиться и после увольнения работника.

Ошибка при первичном внесении записи 

Если вы допустили ошибку в фамилии, имени, отчестве работника, его должности, названии организации, структурном подразделении, реквизитах трудовой книжки или приказа, это можно легко исправить.

Неверную информацию зачеркните одной тонкой чертой так, чтобы слова оставались читаемыми (1). Выше внесите правильный текст (2) и рядом с исправлением сделайте пометку «Исправленному верить» (3), укажите свою должность (4), поставьте дату (5) и подпись (6) (образец ниже).


Скачать и распечатать образец

Ошибка при оформлении увольнения: работник расписался в чужой графе

Если при выдаче трудовой книжки сотрудник расписался в чужой графе книги учета, это можно исправить следующим образом. Зачеркните ошибочную подпись одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое (7). На полях рядом с ошибочно внесенной подписью напишите, что она недействительна (8), укажите должность (9), дату (10) и свою подпись (11). Если вы обнаружили эту ошибку до того, как работник уволился из организации, попросите его расписаться в правильной строке напротив своей фамилии (12).

tinyton.ru
Ошибочная запись в книге учета трудовых книжек
Ошибочная запись в книге учета трудовых книжек

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: