Порядок оформления документов на прием работу

Бизнес не возможен без людей, поэтому организациям и индивидуальным предпринимателям для осуществления предпринимательской деятельности нужен персонал. В первую очередь, нужны постоянные работники, образующие основную команду. Таких работников принимают по трудовым договорам, и взаимоотношения с ними регулируются Трудовым кодексом. Расскажем, как правильно провести оформление приема на работу, не допустив ошибок и выполнив все требования законодательства.

Шаг 1. Требуем с работника все необходимые документы

При трудоустройстве на работу нужно предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов, в частности паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство и т.д. (подробнее об этом см., «Документы, требуемые при трудоустройстве сотрудника»). Без них прием на работу не состоится.

Данные документы являются приложением к заявлению о приеме на работу, которое пишет сотрудник (подробнее об этом см., «Заполняем заявление о приеме на работу (образец 2017)»).

Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных

Следующим пунктом нашей шпаргалки является получение согласия будущего работника на обработку его персональных данных. Объясняется это тем, что получив требуемые документы, организация (индивидуальный предприниматель) получит доступ к личной информации сотрудника. В настоящее время обработка персональных данных возможна только с письменного согласия кандидата (подробнее об этом см., «Согласие работника на обработку персональных данных: бланк на 2017 год»).

Шаг 3. Знакомим с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Только после того, как сотрудник изучит внутренние нормативные документы компании, можно заключить трудовой договор, издать приказ о приеме и оформить другие необходимые документы (подробнее об этом см., «Знакомим работника с правилами внутреннего трудового распорядка»).

Шаг 4. Заключаем трудовой договор

После ознакомления будущего работника с локальными актами предприятия можно заключить с ним трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:

  • трудовым договором в свободной форме (подробнее об этом см., «Заключаем трудовой договор с работником (образец 2017)»);
  • типовым трудовым договором (подробнее об этом см., «Заключаем типовой трудовой договор с работником»).

Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве

Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., «Приказ о приеме на работу (заполненный образец 2017)»). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.

Шаг 6. Оформляем личную карточку

Следующим шагом процедуры приема на работу является оформление личной карточки работника. Личная карточка – это основной кадровый документ, содержащий всю необходимую информацию о сотруднике (подробнее об этом см., «Заполняем личную карточку работника (образец 2017)»).

Шаг 7. Вносим запись в трудовую книжку

Последним этапом оформления приема на работу по ТК РФ является внесение записи в трудовую книжку (подробнее об этом см., «Трудовая книжка запись о приеме не работу (образец)»).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Многие предприниматели нанимают на работу сотрудников, но не все знают, как эта процедура делается правильно. В этой статье мы детально распишем порядок приема на работу персонала и разберем все необходимые нюансы.

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Первым делом проводится собеседование и отбор соискателей

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание: правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

  1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
  2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
  3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.
  4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
  5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
  6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
  7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
  8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров — они должны быть надежно защищены от потери.

Какие документы входят в личное дело

Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу. В него входит:

  1. Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.
  2. Копия свидетельства о государственном пенсионном страховании.
  3. Трудовая книжка.
  4. Приписное свидетельство из военкомата или военный билет.
  5. Диплом или другое свидетельство о полученном образовании (копии).

Обратите внимание: если вы оформляете сотрудника на первое место работы, то заполнять трудовую и свидетельство о страховании нужно будет именно вам.

Рабочая деятельность сотрудника начинается после подписания трудового договора

При устройстве на некоторые предприятия или специфические должности с сотрудника могут потребовать дополнительные документы. К примеру, для шоферов обязательной считается медицинская справка. При найме на госслужбу соискатель дополнительно должен заполнить анкету, в которой указываются данные о родственниках и прочие специфические моменты. Собирать личное дело сотрудник отдела кадров начинает сразу после написания заявления о приеме на работу — в него сразу же входят копии паспорта, диплома, трудовая и пр.

Знакомство работника с нормативными актами

После того как заявление от работника принято, а его кандидатура утверждена, необходимо ознакомить его с имеющимися нормативными актами и трудовыми обязанностями. Согласно ТКРФ, делать это необходимо до подписания обеими сторонами трудового договора. Мы рекомендуем делать это под роспись, а документ об ознакомлении приложить к личному делу. Почему именно так? Если в будущем у вас возникнут какие-то проблемы с сотрудником, то он уже не заявит, что “не знал” об определенных правилах, действующих на предприятии.

С чем должен быть ознакомлен новый сотрудник? В обязательном порядке с:

  1. Расписанием режима работы, внутренним распорядком.
  2. Всеми пунктами коллективного договора.
  3. Должностными обязанностями и инструкциями.
  4. Инструкциями по охране труда.

Если у вас на предприятии действуют другие акты и распорядки, то обязательно ознакомьте с ними рабочего. Его подпись может ставиться либо в журнале (который оформлен соответствующим образом) либо на отдельных листах.

Обратите внимание: в некоторых случаях акты могут являться приложениями к действующему трудовому договору. Когда работник подписывает его, он соглашается со всеми нормативами.

Ознакомление с документами должно проходить под подпись

Составление договора

Официально прием работника на работу оформляется посредством подписания договора. Он может быть:

  1. Гражданско-правовым.
  2. Трудовым.

Человек, который отвечает за найм сотрудников и их оформление, должен понимать отличия между этими понятиями. Гражданско-правовой договор позволяет нанять человека для решения определенных задач за конкретную заработную плату, никак не соотносящуюся с зарплатами и способом их выплаты в компании. Трудовой договор оформляется с работниками, которые оформляются на постоянную занятость.

Чтобы понять отличие этих двух договоров, разберем простой пример. У вас есть компания, в которой работает 10 человек. Вы решили расшириться и взять на производство еще двоих сотрудников, которые будут работать точно также, как и остальной коллектив. В этом случае оформляется трудовой договор. Но для того чтобы расшириться, вам нужно построить новый цех. Вы не хотите нанимать для этого стороннюю бригаду, а трудоустраиваете еще четверых сотрудников, которые будут работать именно над постройкой нового помещения. Вы платите им по сдельно-премиальной схеме в зависимости от проделанной работы.

Примечательно, что при приеме подобных сотрудников нет нужды составлять приказ и проводить их по всем документам. Также на сотрудников, подписавших гражданско-правовой договор, не распространяются многие социальные гарантии. Подобное оформление возможно только в некоторых случаях — набирать по нему основной персонал не рекомендуется.

Оформление трудового договора

Теперь давайте более детально разберем основные правила приема на работу и документальное оформление сотрудника. Итак, он уже написал заявление и ознакомился с действующими на предприятии нормативами. Теперь пришло время подписать трудовой договор. Он распечатывается в двух экземплярах — один остается у сотрудника, второй находится в отделе кадров. После этого работник может приступать к исполнению своих обязанностей. Если же необходимо, чтобы он вышел на работу прямо сегодня, то подписание соглашения можно отложить на срок до 3 дней.

Трудовой договор может иметь вложения с нормативными актами

В данном документе в обязательном порядке указываются следующие данные:

  1. Полное название предприятия.
  2. Название документа, дата его подписания, печать предприятия.
  3. Дата вступления сотрудника в должность, дата начала действия документа.
  4. Если сотрудник принимается на испытательный срок или по совместительству, то данные пункты должны быть прописаны в договоре.
  5. Права сотрудника.
  6. Обязанности сотрудника.
  7. Права работодателя.
  8. Обязанности работодателя.
  9. Порядок оплаты труда, ключевая ставка.
  10. Гарантии, которые обеспечиваются предприятием.
  11. Распорядок работы, длительность отпуска.
  12. Ответственность обеих сторон.
  13. Условия, при которых договор может быть расторгнут.
  14. Условия по страхованию сотрудника.
  15. Решение спорных вопросов.

Обратите внимание: именно трудовой договор является ключевым документом, регулирующий отношения сотрудника и работодателя. Вы должны максимально подробно и четко прописывать в нем все требования и различные нюансы, касающиеся рабочих моментов.

Оформление приказа и личной карточки

После подписания ТД происходит официальное оформление на работу сотрудника путем издания соответствующего приказа. Форма приказа свободная. Этот документ печатается в трех экземплярах — один передается соискателю, второй подшивается в папку с приказами по предприятию, третий отправляется в отдел кадров. Помните, что приказ издается в день заключения трудового договора — разницы в датах быть не должно.

После приказа необходимо заполнить личную карточку на сотрудника. Для этого имеется установленная государственная форма №2. Она заполняется сотрудником отдела кадров на основании уже сформированного пакета документов. После этого работник обязан расписаться на ней, подтвердив, таким образом, правильность ее составления.

Последний этап оформления работника — внесение данных в его трудовую

Последним оформляется личное дело работника. В него вносится вся необходимая информация: ФИО, место жительства, место рождения, должность, контактные данные, образование, семейное положение. Впоследствии в личном деле указываются все необходимые дополнительные данные: повышение, выдача поощрений, выдача взысканий и пр.

После оформления сотрудник отдела кадров вносит изменения в трудовую книжку. В ней ставят дату приема на работу, должность и название компании. Книга хранится в отделе кадров и не выдается работнику на руки (при необходимости с нее делаются выписки). Ее выдают сотруднику только при увольнении, сделав соответствующую запись.

Частные случаи

Давайте разберем частные случаи трудоустройства, чтобы у вас не возникало с ними никаких проблем.

  1. Трудоустройство на полставки. При этом трудовая книжка сотрудника остается на постоянном месте работы, а в трудовом договоре вы указываете количество часов, которое должен отработать соискатель и режим его работы. Все остальное делается точно так же, как и при оформлении обычного исполнителя.
  2. Трудоустройство для студента или несовершеннолетнего. В этом случае оформление делается классическим способом, единственное, что при устройстве несовершеннолетних рекомендуется обзавестись разрешением от родителей. Обычно эти люди устраиваются на неполный рабочий день, к примеру, для студентов очной формы обучения нормой является 18-часовая занятость в неделю. Также студентам предоставляется 15 дней для сдачи сессии и 120 дней для сдачи госэкзаменов и написания диплома. В это время заработная плата сотрудникам не платится.
  3. Трудоустройство людей с ограниченными возможностями делается на общих основаниях. В обязанности работодателя входит предоставление таким людям дополнительных отпусков: 60 календарных дней для 1 и 2 группы, 30 дней для всех остальных. Инвалид может работать не более 35 часов в неделю, причем его нельзя привлекать к физически сложной и ответственной работе.

Теперь вы знаете как принять на работу сотрудника и как его правильно оформить. Строго соблюдайте требования законодательства, обеспечьте безопасность хранения документов работника (особенно трудовых книжек) и следите за соблюдением всех пунктов трудового договора.

Знание правил и необходимых документов при трудоустройстве поможет сэкономить время и силы соискателям.

Последние изменения в требованиях по оформлению сотрудников, а также особенности найма не таких распространенных групп кандидатов, как мигранты, несовершеннолетние или осужденные, будут полезны специалистам отделов по подбору персонала и кадровых служб.

Что говорит закон?

Процедура оформления новых сотрудников регулируется несколькими нормативными документами:

  •  Главы 10 и 11 Трудового кодекса страны (ТК РФ). Детально разбирают процесс подготовки трудовых договоров и книжек.
  • Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 с изменениями от 19.05.2008, и Министерства труда №69 от 10.10.2003. Описывают требования и порядок заполнения, учета и хранения трудовых книжек.
  • Постановление №1 от 05.01.2004 Государственного комитета статистики. Содержит образцы первичных документов по новым сотрудникам:приказ о приеме на работу; личная карточка.

Ознакомиться с текстом документов можно здесь:

Трудовой Кодекс Российской Федерации

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

Важно: нарушение установленных законом требований может повлечь наложение штрафов или дисциплинарных взысканий на ответственных сотрудников и руководство организации.

Такие факты выявляются в ходе проверок государственной инспекции труда.

Правила и порядок приема на работу

Для того чтобы ускорить оформление соискателей и не ошибиться при этом, следует придерживаться общей схемы приема на работу и стандартного перечня документов.

Общая схема

Порядок приема сотрудника на работу проходит в 6 основных этапов:

  1. Проверка предоставленных соискателем документов. В зависимости от требований работодателя кандидат должен подтвердить образование, опыт работы, владение различными навыками.
  2. Ознакомление нового сотрудника с внутренними документами организации под роспись. Среди наиболее распространенных выделяются: должностная инструкция; правила внутреннего распорядка; требования по дресс-коду или коммерческой тайне.
  3. Согласование и подписание трудового договора. Документ составляется как минимум в 2-х экземплярах, подписывается сотрудником и представителем работодателя.
  4. Подготовка приказа о приеме на работу: для одного сотрудника форма №Т-1; для учета группы специалистов №Т-1а. Приказ содержит краткие выжимки сути трудового договора: величину оклада;
    наличие испытательного срока; должность, отдел.
  5. Оформление личной карточки по форме №Т-2. На данном этапе информация о новом сотруднике подается в бухгалтерию для открытия лицевого счета и внесения данных в табель учета рабочего времени. Также на специалиста может быть заведено личное дело, если это предусмотрено распорядком организации.
  6. Внесение сведений в трудовую книжку. В случае если сотрудник устраивается на работу впервые, то такой документ заводится работодателем.

Общий список документации

Представитель организации вправе требовать определенный законом перечень документов от соискателя, однако, на практике сотрудник кадровой службы может запросить и иные бумаги.

Обязательные документы согласно 65 статье ТК РФ Дополнительные сведения и справки
паспорт (законом допускается предоставление и других документов, удостоверяющих личность, но на практике необходим именно паспорт) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
трудовая книжка (при условии, что работник устраивается не впервые) подтверждение регистрации
документальное подтверждение уровня квалификации при необходимости (дипломы, аттестаты) медицинские заключения (если должность предусматривает прохождение обследований состояния здоровья, то работодатель обязан это оплатить)
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования рекомендательные письма
для мужчин, а также для всех военнообязанных необходимо предъявить документы воинского учета (военный билет) заявление о приеме на работу

Важно: в случае подлога документов при трудоустройстве сотрудник может быть уволен по статье 81 ТК РФ. Помимо этого, за предоставление заведомо ложных бумаг грозит уголовная ответственность.

Особенности

Приведем ряд нюансов порядка оформления при устройстве на работу как в стандартных ситуациях, так и при найме персонала отдельных категорий.

Сведения позволят не нарушить требования законодательства страны и не ущемить права кандидатов.

В стандартной ситуации

При приеме на работу соискатель вправе самостоятельно предъявить документы установленной формы, свидетельствующие о праве на льготы или особые условия труда:

  • справка об инвалидности;
  • свидетельства о рождении ребенка или о заключении брака;
  • справка о беременности.

В случае если такие документы не предоставлены кандидатом, то работодатель принимает его на стандартных условиях и не несет ответственности за несоблюдение законодательных норм по отношению к особым категориям занятых.

Дистанционные работники

При найме удаленного сотрудника документы оформляются в электронном виде, трудовой договор дистанционного работника подписывается также дистанционно.

Такую возможность дает использование работодателем и специалистом электронных подписей.

Копии документов соискателя, предварительно заверенные у нотариуса, высылаются почтовыми службами.

В дальнейшем по требованию сотрудника организация может отправить ему бумажный экземпляр трудового договора или приказа о приеме на работу.

Пример:

Московская фирма ООО «Лотос» оформляет на удаленную занятость программиста Николаева Н.Н. из Хабаровска. Заверенные копии документов, отправленные кандидатом по почте, дойдут до отдела кадров в течение 1–2 недель. Для ускорения приема на работу Николаев Н.Н. отправил копии необходимых бумаг по интернету, защитив их цифровой подписью. В этот же день аналогичным способом был подписан трудовой договор в электронном виде, сотрудник был официально оформлен.

При этом закон допускает не вносить сведения о дистанционной занятости в трудовую книжку. Поэтому работник может не отправлять данный документ.

Важно: работодатель не обязан возмещать специалисту стоимость электронной подписи, однако, это можно предусмотреть в условиях трудового договора.

Медицинские работники

Оформление приема на работу такой категории сотрудников требует учета ряда особенностей:

  • Обязательное наличие документов о медицинском образовании: диплома; действующих сертификатов, лицензии специалиста; протокол специального экзамена, в случае если кандидат получил квалификацию за рубежом.
  • Указание места работы и должности согласно установленным государством правилам. При неправильном или произвольном указании должности теряются льготы, которые соответствуют статусу медицинского работника (например, право на досрочный выход на пенсию).
  • Прохождение обязательных обследований здоровья.

К индивидуальному предпринимателю

При оформлении первого сотрудника индивидуальный предприниматель обязан пройти регистрацию как работодатель в 2-ух инстанциях:

  • Пенсионный фонд (в течение месяца с момента подписания первого трудового договора);
  • Фонд социального страхования (за 10 дней после заключения трудового договора).

После этого индивидуальный предприниматель получает реквизиты для перечисления взносов за свой персонал.

В остальном порядок оформления документов аналогичен общей схеме приема на работу.

Материально-ответственные лица

При оформлении таких сотрудников представитель организации вправе заключить договор полной материальной ответственности.

По документу специалист обязан возместить причиненные убытки компании, если они произошли по его вине.

Такой договор имеет законную силу при выполнении следующих условий:

  • достижение сотрудником совершеннолетнего возраста;
  • должность и обязанности специалиста предусматривают работу с различными ценностями и входят в перечень Постановления Минтруда № 85 от 31.12.2002.

Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85

Несовершеннолетние граждане

При оформлении сотрудников, не достигших 18-ти лет, к перечню обязательных документов добавляются:

  • заключение о прохождении обследования здоровья (проводится за счет работодателя);
  • согласие родителей или попечителей на трудоустройство (в случае если кандидату 14–16 лет).

Важно: работа не должна быть вредной для здоровья и основываться на физическом труде.

Несовершеннолетним специалистам не устанавливается испытательный срок.

Осужденные

Граждане, исполняющие исправительные или обязательные работы, оформляются в особом порядке:

  • место трудовой деятельности определяется органами местного самоуправления при согласовании с уголовно-исполнительными инспекциями (УИИ);
  • работодателю отравляется официальное извещение с приложением копии приговора (подтверждение факта получения такого документа представитель компании должен направить в УИИ, заполнив отрывную часть от него);
  • осужденному выдается предписание о трудоустройстве с указанием организации и необходимости явиться на место исправительных работ;
  • представитель работодателя заполняет отрывной талон в предписании и выдает его сотруднику для предъявления в УИИ.

Полезно знать: компания не может необоснованно отказать в приеме осужденного, так как в таком случае инспекция может обратиться в прокуратуру. При исправительных работах труд специалиста оплачивается, обязательные работы проходят на безвозмездной основе.

Мигранты

Прием на работу сотрудников такой категории проходит по стандартной процедуре.

Список необходимых документов при оформлении мигрантов дополняется:

  • патентом на разрешение работать на территории страны (сроком не менее 3 месяцев);
  • миграционной картой;
  • подтверждением регистрации по месту пребывания.

Важно: трудовой договор с мигрантами заключается на срок действия разрешения на работу.

Таким образом, перед оформлением нового сотрудника следует определить, принадлежит ли он к массовой категории или относится к особой группе.

В первом случае избежать ошибок поможет следование общей схеме приема на работу, во втором варианте важно акцентировать внимание на отличиях в пакете документов и процедурах приема.

tinyton.ru
Порядок оформления документов на прием работу
Порядок оформления документов на прием работу

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: