Протокол фондовой камиссии пример

В процессе деятельности предприятия образуется масса документов. Они относятся к разным областям деятельности: финансовые, кадровые, по основной деятельности. Вне зависимости от направления их деятельности, рано или поздно они все попадут в хранилище, где будет составлен протокол заседания экспертной комиссии по архиву. Этим документом будет определена их дальнейшая судьба.

Оглавление

    Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

    Образец протокола заседания экспертной комиссии

    скачать

    Чем занимается экспертная комиссия?

    Периодически возникают обстоятельства, когда нужно поднять архив для актуализации находящихся там документов.

    Факт отбора нужных бумаг должен быть зафиксирован в письменном виде. Кроме того, те документы, которые направляются в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления и компоновки.

    С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия:

    • документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов;
    • представители подразделений;
    • служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.

    Члены группы занимаются:

    • выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
    • отбором бумаг, необходимых для работы в данный момент;
    • изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т. п.

    Факт проведенной работы оформляется как протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов.

    Оформление протокола

    Унифицированной формы для этого акта не существует. Поэтому при его составлении можно использовать фирменный бланк предприятия, а текст составить в свободной форме.

    Оформление протокола возлагается на секретаря или на одного из членов группы, выбранного заранее. В качестве обязательных реквизитов указывается:

    • дата и место проведения (если такие встречи проводятся периодически, документам нужно присваивать номера);
    • ФИО и должности присутствующих;
    • вопросы повестки дня;
    • краткое содержание выступлений по каждому из вопросов;
    • результаты принятых решений;
    • подписи председательствующего и секретаря.

    Хранение

    Протоколы имеют постоянный срок хранения. Указание на это имеется в Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

    Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

    Федеральный закон об архивном деле

    Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года, является главным нормативным актом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией.

    Архивное хранение
    Законодательство

    28 Июня 2017 в 16:44

    Перечень типовых управленческих архивных документов

    Часто к архивным документам относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя их в самых дальних пыльных углах. Между тем, востребованы эти документы могут быть в течение весьма долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг может аукнуться во время переговоров, проверок, судебных разбирательств. Безусловно, в интересах компании — создать этим бумагам условия для длительного хранения в целом и невредимом состоянии. Отсюда высокие требования к управлению документами в целом и архивистам — в частности.

    Архивное хранение

    22 Июня 2017 в 11:16

    Инвентаризация проводится на предприятиях по Методическим рекомендациям, которые утверждены в 1995 году Приказом Минфина РФ №49. Завершается процесс заседанием специальной комиссии, которая фиксирует результаты проверки в протоколе.

    Формирование комиссии, ее задачи и обязанности

    Инвентаризация – это один из способов проверки фактического наличия на предприятии материальных ценностей и средств. Обязанности по ведению такого контроля возлагаются на специальную рабочую группу, именуемую «инвентаризационной комиссией».

    Основные задачи комиссии:

    1. Проведение инвентаризации.
    2. Участие в выявлении результатов контрольных мероприятий.
    3. Оформление документации по итогам проверки.

    Инвентаризационные комиссии бывают трех видов: постоянно действующие, рабочие и разовые.

    Формирование комиссии осуществляется на основе приказа директора фирмы, для которого разработана унифицированная форма № ИНВ-22 (Постановление Госкомстата №88 от 1998 г.). В ее состав могут входить любые сотрудники.

    В приказе об инвентаризации отражается следующая информация:

    • пофамильный список членов комиссии и председатель;
    • какое имущество необходимо проверить;
    • причины контрольных мероприятий;
    • сроки проведения процедуры;
    • время представления документации по результатам проведенной проверки.

    В качестве причин инвентаризации могут быть названы смена материально ответственного лица, переоценка ценностей и пр.

    Обычно членами рабочей группы назначаются:

    • представители администрации предприятия;
    • сотрудники бухгалтерии;
    • иные специалисты (инженер, юрист и т.д.).

    Состав рабочей группы утверждается руководителем фирмы и должен включать минимум двоих членов.

    Обратите внимание! Принимать членство в инвентаризационной комиссии не могут материально ответственные лица, несмотря на то, что их присутствие при проведении контрольных мероприятий обязательно.

    По окончании процедуры инвентаризационной комиссией определятся результаты ее проведения и разрабатываются пути устранения выявленных пробелов. Итоговым документом заседания является протокол.

    Содержание протокола

    Документ составляется по конкретным пунктам, соответствующим его назначению:

    • наименование компании, где проведены контрольные мероприятия;
    • название самого акта;
    • инвентаризируемое структурное подразделение;
    • дата проверки;
    • населенный пункт (город, пгт, село и т.д.);
    • список членов комиссии с указанием председателя;
    • итоги проверочных действий;
    • перечень лиц, выступавших по возникающим вопросам;
    • принятое решение по поставленному вопросу;
    • заключение рабочей группы;
    • указание нарушений, если они обнаружены;
    • должности и ФИО виновных лиц, если таковые установлены;
    • сведения о проведенных в ходе исследования мероприятиях;
    • автографы всех участников комиссии.

    Цель инвентаризации заключается в выявлении недостатков в количестве и качестве материальных ценностей, анализ их причин, распределение образовавшихся излишков и иные меры обеспечения нормального функционирования компании.

    Если между показателями бухгалтерского учета и фактическим содержанием ценностей разногласий не выявлено, не обнаружено нарушений и виноватых лиц, то оформление протокола не обязательно.

    Основные требования к оформлению

    Унифицированной формы для документа не разработано. Предприятия самостоятельно формируют бланки. Если в ходе проверки не выявлено недостатков или излишков, то этот факт тоже необходимо зафиксировать в протоколе.

    Для всех протоколов действуют единые правила оформления вне зависимости от разновидности. Исключениями являются варианты, регламентированные нормативными актами.

    Но протокол инвентаризационной комиссии к таковым не относится. Соответственно, оформлять его следует по общеустановленным правилам делопроизводства.

    Акт составляется по записям, сделанным в течение заседания комиссии. Для составления используется стандартный лист формата А4 или бланк, закрепленный внутрифирменной инструкцией по делопроизводству.

    При оформлении документа следует опираться на некоторые пояснения:

    1. Дата прописывается словесно-цифровым способом и соответствует фактической дате заседания.
    2. Каждому протоколу присваивается регистрационный номер. Счет ведется с начала года.
    3. Регистрационный номер разрешается дополнять буквенными индексами.
    4. Если участниками заседания стали представители разных фирм, необходимо отразить место их работы и должности.
    5. Вопросы повестки нужно нумеровать и начинать с предлогов «Об», «О».
    6. Для всех вопросов используется единая схема построения: слушали – выступили – решили.
    7. После ФИО выступающего лица прописывается текст его речи. Возможен вариант перенесения содержания выступления в отдельное приложение к протоколу.
    8. Решения, принимаемые на заседании, формулируются аналогично текстам распорядительной документации: «подготовить программу», «утвердить положение» и т.п. При выдаче поручений указывается ответственный исполнитель и срок.
    9. Подписание акта всеми членами рабочей группы не требуется. Достаточно подписи председателя.
    10. Документ утверждается руководителем предприятия с проставлением грифа.

    Подведение итогов

    Протокол инвентаризационной комиссии – это сводный акт, которым подтверждаются и обобщаются результаты ее работы. В нем фиксируются итоги проведенных контрольных мероприятий и принятые по ним решения. Поэтому рекомендуется оформлять его не только при выявлении расхождений или нарушений.

    По завершении инвентаризационных действий в журнал контроля исполнения приказов о проведении инвентаризации вносятся итоговые записи:

    1. Даты окончания процедуры по факту и по приказу.
    2. Окончательные суммы выявленных недостач и обнаруженных излишков.
    3. Дата утверждения руководителем итогов проверки.
    4. Дата принятия мер исправления ситуации: устранение или передача дела в следственный орган.
    5. Отметка о погашении недостач, если оно произведено.
    6. Оприходование обнаруженных излишков.

    На этапе подведения итогов проверки при вырисовывании четкой картины руководителем издается приказ об утверждении достигнутых результатов. Он является основанием для взыскания ущерба с виновных сотрудников и внесения соответствующих сведений в учетные регистры.

    Одновременно бухгалтер разносит итоговые показатели по ведомости учета результатов (форма ИНВ-26): недостачи, излишки, испорченные ценности, пересортица, суммы естественной убыли и сверх ее норм, а также списания с виновных лиц.

    Документ подписывают все участники процедуры. Только после полного оформления результатов инвентаризации появляются законные основания на взыскание выявленных убытков. Так завершается инвентаризационный процесс.

    Итак, проверка соответствия фактического состояния материальных ценностей на предприятии учетным показателям бухгалтерии проводится инвентаризационной комиссией. По результатам контрольных мероприятий оформляется протокол на простом бланке. Документ служит подтверждением наличия недостатков, излишков, нарушений или их отсутствия и подлежит утверждению руководителем организации.

    Протокол является главным документом в процессе проведения аттестационных мероприятий на предприятии, так как в нем отображаются все сведения о ходе и конечных результатах проверки сотрудников.

    Образец протокола заседания аттестационной комиссии

    Для данного документа унифицированной формы не предусмотрено, из-за чего не только форма протокола, но и порядок его оформления и заполнения обязательно должны быть занесены в положение о проведении аттестационных мероприятий сотрудников.

    На заседании комиссии ведение протокола обычно предоставляется секретарю либо одному из членов комиссии (по решению председателя).

    Содержание

    Как правило, в него заносятся следующие данные:

    • Номер документа и дата заседания комиссии.
    • Список сотрудников, которые были приглашены на заседание, и перечень участников комиссии.
    • Сведения об аттестуемом сотруднике (ФИО, подразделение, должность).
    • Краткое изложение сообщения аттестуемого сотрудника о работе по должности, что он занимает, заданных ему вопросах и прямых ответах на них.
    • Итоговые результаты голосования, подсчет количества голосов «против» и «за» оценки работы сотрудника, а также принятие решения комиссии о несоответствии или соответствии сотрудника занимаемой должности на предприятии.

    Правильно составленный протокол (без помарок и подчисток) подписывается секретарем и главой комиссии, после этого делать различные дополнения или изменения в нем не разрешается.

    Итоги аттестации сотрудника (решение комиссии и результаты голосования) в обязательном порядке заносятся в его аттестационный лист, а затем протокол необходимо передать на хранение в кадровый отдел.

      Скачать бланк протокола аттестационной комиссии (Размер: 56,0 KiB | Скачиваний: 12 633)

    Одним из важнейших этапов инвентаризации является заключительный – подведение итогов и документальное оформление ее результатов. Методика проведения инвентаризаций приведена в приказе Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. 

    Так, сведения о фактическом наличии имущества в ходе проведения проверки вносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Для каждого вида (группы) имущества (например, основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей и т.д.) стоит предусмотреть свою форму описи или акта, или воспользоваться унифицированными образцами. Если в ходе инвентаризации будут выявлены расхождения между фактическим наличием и данными, которые содержатся в документах учета, их необходимо отразить в сличительных ведомостях.

    После завершения инвентаризации, как правило, проходит заседание комиссии, в ходе которого целесообразно оформить протокол заседания инвентаризационной комиссии, образец которого вы найдете в конце данной статьи. Давайте разберемся, обязательно ли заполнять этот документ, как его правильно составить и какую информацию в нем отразить.

    Протокол заседания инвентаризационной комиссии (образец)

    Зачем составлять протокол по итогам проведенной инвентаризации? Завершив инвентаризацию, комиссия анализирует выявленные расхождения и недостатки, предлагает схемы их устранения и оптимизации рабочего процесса. В протокол заседания инвентаризационной комиссии стоит включить выводы по итогам проведенных мероприятий, предложения по результатам проверки.

    Стоит отметить, что протокол инвентаризационной комиссии (образец мы приведем в конце статьи) составлять не обязательно, решение о его заполнении остается на усмотрение руководителя. Если в описях и актах инвентаризации отражаются сведения о фактическом наличии имущества и обязательствах, то протокол инвентаризационной комиссии – это сводный документ, который подводит итоги работы комиссии, содержит анализ полученных данных, выводы и предложения (например, если выявлена недостача – были ли получены объяснения материально-ответственно лица, кого признали виновным в недостаче и т.д.).

    Итог проведенной инвентаризации целесообразно зафиксировать в протоколе, хотя его отсутствие не повлечет для компании негативных последствий. Однако, при наличии недостач протокол может стать важным документом, доказывающим правомерность взыскания ущерба с виновных.

    Единая форма документа не установлена, протокол инвентаризации можно составить самостоятельно. В протоколе стоит отразить следующую информацию:

    • Название предприятия, на котором проводилась инвентаризация;
    • Дата заполнения протокола;
    • Протокол инвентаризационной комиссии содержит состав членов комиссии с указанием занимаемых должностей и ФИО;
    • Итоги проведения инвентаризации: выявлены ли недостачи, излишки;
    • В случае выявления недостач необходимо зафиксировать в протоколе были ли истребованы письменные объяснения с материально-ответственных лиц, к каким выводам относительно виновности пришла комиссия и т.д.;
    • Протокол инвентаризации в заключительной части отражает выводы комиссии по итогам проведения проверки, предложения о мерах, которые необходимо принять для устранения негативных последствий.

    Читайте также: Оформление результатов инвентаризации

    Протокол подписывается всеми членами комиссии. Конечно, в зависимости от итогов проведения инвентаризации и выявленных в процессе проверки проблем, содержание основной части документа, а также ее объем, будет отличаться. Пример протокола инвентаризационной комиссии приведен ниже – вы можете воспользоваться им при составлении своего документа. Не стоит делать протокол слишком объемным – документ должен отражать установленные факты излишков/недостач, их причины, пути преодоления выявленных недостатков и т.п.

    Подписанный протокол передается руководителю компании, который с учетом мнения комиссии принимает окончательное решение по итогам проведенной инвентаризации.

    Протокол по результатам инвентаризации (образец заполнения)

    tinyton.ru
    Протокол фондовой камиссии пример
    Протокол фондовой камиссии пример

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями: