Скачать журнал учета движения трудовых книжек

2 ноября 2015     

Персонал

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек

Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.

Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.

Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.

В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.

2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.

5 – полное ФИО работника.

6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.

7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.

8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.

9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.

10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.

11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.

12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.

Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.

К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.

Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.

Скачать образец документа

Книга учета трудовых книжек бланк — скачать.

Обязанность работодателя вести учет движения трудовых книжек и вкладышей в них в специальной книге (журнале) указана в п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). В статье расскажем, как заполнить журнал трудовых книжек, а также приведем бланк и образец заполнения в 2018 году.

Какой бланк использовать для заполнения формы журнала учета трудовых книжек в 2018 году

Форма книги учета движения трудовых книжек определена в Постановлении Правительства РФ от 10.10.2003 № 69.

Бланк книжки учета трудовых книжек скачать

Как заполняется журнал выдачи 

Особых требований к заполнению книги учета движения трудовых книжек нет.

Ответственный за заполнение данного бланка должен заполнить 13 граф на титульном листе (см. таблицу ниже).

Графа

Расшифровка

Пример

1

Порядковый номер

1,2,3,4,5 …

2

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее (число, месяц, год)

14 (число)

3

03 (месяц)

4

2017 (год)

5

Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки

Иванов Иван Иванович

6

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее

ТК № 01 08763

7

Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

Экономист

8

Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник

ООО «Северный ветер», Экономический отдел

9

Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника

Приказ № 75-к от 14.03.2017

10

Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку

Подпись лица, который заполняет книгу учета движения трудовых книжек

11

Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)

56 руб. 35 коп.

12

Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

 01.09.2017

13

Расписка работника в получении трудовой книжки

Подпись работника

Образец заполнения журнала учета движения трудовых книжек

Ниже приводим пример заполнения журнала учета.

 Скачать образец

Правила учета трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руко

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Ответственность за отсутствие книги учета движения трудовых книжек

При проверке инспекция по труду запрашивает как приходно-расходную книгу (по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее), так и книгу учета движения трудовых книжек. Их отсутствие или значительные погрешности в заполнении влекут за собой повод для штрафа за нарушение трудового законодательства.

В соответствии со ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП) размер штрафа составит:

  • на должностное лицо – от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб.
  • на юридическое лицо – от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.
  • на индивидуального предпринимателя – от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Статьи по теме:

  1. Заверение трудовой книжки с 1 июля 2018 года
  2. Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
  3. Голограмма на трудовой книжке: куда клеится

Как правильно заполнить журнал учета трудовых книжек?

Для учёта трудовых книжек работников необходим специализированный журнал учёта. При его заполнении исключается произвольная форма. Журнал оформляется и хранится по определённым правилам, утверждённым Министерством труда Российской Федерации.

Как выглядит журнал учета трудовых книжек?

Журнал учёта трудовых книжек представляет собой книгу, состоящую, как минимум, из нескольких страниц с 13 графами. Все листы журнала имеют формат А4.

Кто и как учитывает документы в журнале?

Учётом документации занимается один из сотрудников отдела кадров или иной службы, ответственной за кадровую политику организации. В его обязанности входит занесение данных, которые содержатся в трудовых книжках принятых на работу сотрудников. Если в трудкнижке работника присутствует вкладыш, он также подлежит регистрации.

Больше информации о том, как правильно составить и вести журнал выдачи трудовых книжек на руки, вы можете получить здесь.

Форма ведения журнала учета трудовых книжек

Трудовым законодательством Российской Федерации установлена строгая форма, в соответствии с которой заполняется журнал учёта трудовых книжек. Данные, содержащиеся там, распределяются следующим образом:

  1. в первой графе проставляются по порядку все номера трудовых книжек, сданных сотрудниками;
  2. во второй, третьей и четвёртой графах записываются даты принятия сотрудников;
  3. пятая графа служит для записи имён, фамилий и отчеств (полностью);
  4. шестая графа предназначена для серий и номеров трудовых книжек;
  5. в седьмую графу вносятся названия специальностей и профессий, разряды, квалификации и категории работников;
  6. в восьмую графу записывается название организации, принявшей работников;
  7. в девятой графе указываются основания, согласно которым тот или иной сотрудник был принят на работу в организацию, а также записывается номер соответствующего приказа;
  8. в десятой графе расписывается кадровик;
  9. в одиннадцатой графе записывается стоимость трудовых книжек или вкладышей, оплаченных работниками;
  10. двенадцатая и тринадцатая графы предназначены соответственно для даты получения на руки трудкнижки при увольнении и росписи за неё работника.

В случае, если на работника был оформлен вкладыш, при увольнении он расписывается за него отдельно.

Журнал учета трудовых книжек — образец заполнения с примерами:

Образец заполнения журнала учета трудовых книжек.

Как опломбировать журнал?

Журнал учёта трудовых книжек либо пломбируется, либо опечатывается сургучной печатью. Сургуч захватывает часть бумажного листа, обложки и шнуровки. Пломба должна стоять на выступающих кончиках шнуровки.

Пломба представляет собой уникальное индикаторное устройство, снабжённое номером. Индикатор применяется однократно для обнаружения незаконного доступа к журналу. На титульном листе журнала необходимо зафиксировать номер пломбы.

Узнать, как правильно вести журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете в этой статье.

Журнал учета трудовых книжек: образец и порядок ведения

Ввиду наличия установленной законодательством формы, для заполнения и оформления журнала учёта трудовых книжек используется строго определённый образец. 

Журнал учета трудовых книжек — образец скачать вы можете по этой ссылке.

Заполненный журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Как прошить журнал учета трудовых книжек?

Страницы должны быть прошиты нитками и пронумерованы.

Журнал прошнуровывается, закрепление кончиков шнуровки делается с помощью листка бумаги.

На этикетке, которой снабжается лицевая обложка, записываются:

  • наименование журнала;
  • даты начала и окончания записей;
  • подпись кадровика (может стоять также на оборотной стороне обложки).

Журнал учета трудовых книжек — образец по ЗАО.

На листке, приклеенном с внутренней стороны обложки, также записывается число страниц в журнале. Журнал заверяет своими подписями руководство организации.

Как правильно вести и хранить на предприятии журнал регистрации приказов по основной деятельности — читайте в нашей новой публикации.

Для записей в журнале учёта трудовых книжек используются чернильные, шариковые или гелевые ручки. Паста должна быть синей, фиолетовой или чёрной. Недопустимы зачёркивание и корректирующая жидкость! Если допущена ошибка, кадровик обязан письменно зафиксировать это в журнале.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним — скачать образец заполненного бланка вы можете тут.

Журнал учёта трудовых книжек ведётся до окончательного заполнения, затем передаётся в архив, где хранится 75 лет.

Как правильно заверить журнал учета трудовых книжек на предприятии, вы можете узнать в этом видео-уроке:

Книга учета движения трудовых книжек — обязательный документ, который должен присутствовать в организации. Узнайте правила заполнения журнала, изучив материал статьи.

Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек

Работодатель принимает трудовые на хранение на весь срок работы сотрудников, поэтому несет ответственность за их целостность. Заведите журнал регистрации трудовых книжек, чтобы фиксировать все сведения, касающиеся документов. При необходимости удастся отследить, поступала ли трудовая на хранение или нет, если работник начнет предъявлять претензии по поводу утери.

Обратите внимание: выдавайте документы только по письменному заявлению сотрудника. Если он их потеряет, испортит, вы не понесете ответственность. В противном случае организация обязана восстанавливать ранее сделанные записи.

Скачать докуметы по теме:

Обязательную регистрацию в журнале предписывают Правила ведения и хранения трудовых книжек, далее — Правила. Нормативный документ утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года под № 225. Согласно требованиям, работодатели обязаны вести и приходно-расходные журналы для учета приобретаемых у распространителей бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Образец журнала учета трудовых книжек

Поручайте ведение журнала кадровой службе, специалисты которой осуществляют заполнение и выдачу бланков книжек, а также вкладышей в них. В небольших компаниях, в которых обязанности кадровиков возложены на руководителя, заполнением журнала занимается непосредственно он или бухгалтерия.

Практическая ситуация

Какие хитрости применяют опытные кадровики в работе с трудовыми книжками

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело»

Отвечает Наталья Уланова,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Мы опросили кадровиков, какие негласные правила соблюдают при работе с трудовыми книжками. Все советы мы проверили и выбрали те, которые действительно упростят рутинную работу, спасут от неприятных ситуаций. Посмотрите, какие именно хитрости вы можете использовать, поделитесь секретами…

Какие операции отражать в журнале учета движения трудовых книжек

Исчерпывающего списка, в котором отражены все операции с трудовыми книжками, нет. Исходя из практики кадровой работы, перечень включает в себя:

  • прием документа от сотрудника, поступающего на работу;
  • открытие новой книги на имя работника, для которого это место является первым в профессиональной деятельности, внесение записи о его приеме;
  • внесение записей о деятельности сотрудника, его перемещениях или переводах, поощрениях и награждениях, а также наказаниях;
  • отражение случаев временной выдачи книжек на руки;
  • внесение записей об увольнении;
  • выдача трудовых увольняющимся сотрудникам, снятие документов с учета.

Книга учета трудовых книжек: образец

В журнале регистрации трудовых книжек, образец которого не установлен на законодательном уровне, выполняйте регистрацию полученных и выданных документов; отражайте факт того, что книжка временно или постоянно выдана на руки владельцу. Контролируйте, чтобы к месту хранения документов не имели доступ посторонние лица.

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Требования к журналу регистрации трудовых книжек

Выбирайте журнал с твердой обложкой, который напечатан на плотных листах бумаги. Страницы должны быть пронумерованы, качественно прошнурованы, опломбированы в установленном порядке. Проверьте, указано ли на заверительной записи пломбы цифрами и прописью количество листов.

Документ имеет несколько разделов. Вводная часть содержит краткую информацию о регламентах, служащих основанием для заполнения. В некоторых изданиях предусмотрено наличие примера заполнения. Если его нет, вы можете опираться на другой образец журнала учета трудовых книжек.

Справка

В книге должен быть отдельный лист, необходимый для внесения сведений о лицах, назначенных ответственными за ведение. Чтобы избежать ошибок, только они вносят записи в нее.

Как заполнять журнал учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек, а именно ее образец может разрабатываться индивидуально. Включайте в него обязательные для заполнения графы, в которых фиксируется основная информация. Дополните документ необходимыми разделами, если стандартных недостаточно.

Вопрос из практики

Как регистрировать кадровые документы и события

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Юлия Жижерина,
юрист практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев Групп» (Москва)

Вы ежедневно регистрируете документы в книгах, списках, журналах. Некоторые из них обязательны, а другие — нет. Не все кадровики знают, что большинство журналов можно оформлять в электронном виде. Только обязательные журналы ведут на бумаге по всем требованиям закона. Статья поможет оптимизировать работу, перевести часть записей в электронный вид, избавиться от лишних реестров, а обязательные журналы оформлять безупречно…

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Журнал включает следующие графы:

  • 1 — порядковый регистрационный номер книги;
  • 2, 3 и 4 — дата регистрации арабскими цифрами, которая может соответствовать времени приема сотрудника;
  • 5 — фамилия, имя, отчество полностью;
  • 6 — сведения о серии, номере книги или вкладыша в нее, который оформляется кадровой службой организации;
  • 7 — должность, профессия и специальность сотрудника в соответствии с утвержденным штатным расписанием;
  • 8 — наименование структурного подразделения, в котором числится сотрудник;
  • 9 — сведения о приказе, на основании которого выполняется регистрация документа;
  • 10 — подпись лица, назначенного ответственным за прием и внесение записей;
  • 11 — стоимость бланка или вкладыша;
  • 12 — дата, когда книга выдана на руки увольняющемуся сотруднику;
  • 13 — роспись уволенного работника, заверяющая факт получения документа.

Обратите внимание: если новый работник передает на хранение трудовую с вкладышем, который выдан предыдущим работодателем, вносите в журнал сведения только об основном документе.

Нюансы заполнения журнала учета трудовых книжек

Поскольку заполнение бланков книжки учета трудовых книжек производится вручную, нельзя исключить возможность ошибок, некорректных записей. Внесение исправлений допускается, но делать это нужно аккуратно. Нельзя штриховать записи, скрывать их с помощью корректирующих средств.

Совет от редакции: Пройдите обучение в Высшей Школе Кадровика. После прохождения курса по направлению «Прием, увольнение, отпуск, проверки» вы получите официальное удостоверение о повышении квалификации.

В ТК РФ и в Правилах нет указания на то, как вносить исправления. Поэтому целесообразно использовать вариант, который применяется для корректировок документов. Под записью, которая была сделана наверно, напишите «Запись за №__ считать недействительной». Под следующим порядковым номером внесите корректную информацию. Внесенное исправление заверяется собственноручной подписью ответственного лица.

Нарушение правил внесения записей в журнал или его отсутствие в организации расценивается надзорными органами как административное правонарушение. В соответствии со ст. ст. 5.27 КоАП РФ, руководитель организации может быть оштрафован. Чтобы избежать проблем, контролируйте процесс ведения документа, а также способ его хранения.

Вывод

Несмотря на обязательное ведение журнала, вы можете использовать любой бланк книжки учета трудовых. Если решено распечатывать страницы, прошивайте их, после чего заключайте в твердый переплет. Проверьте нумерацию листов, их количество. Полностью заполненные журналы храните в архиве организации.

tinyton.ru
Скачать журнал учета движения трудовых книжек
Скачать журнал учета движения трудовых книжек

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: