Табель учета рабочего времени обозначения образец

Обозначения в табеле учета рабочего времени осуществляются с помощью буквенных или цифровых кодов. Способ заполнения зависит от режима работы организации методом сплошной регистрации явок, неявок или методом фиксации отклонений. Порядок ведения первичного учетного документа закрепляется во внутренних нормативных актах предприятия.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как использовать буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени;
  • какие условные обозначения в табеле учета рабочего времени применяются.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Обозначения в табеле учета рабочего времени относятся к информации о фактически отработанном времени в текущем месяце каждым работником. При этом применяются две формы:

  • типовая форма бланка №Т-12 предназначена для учета рабочего времени и расчета оплаты при ручной обработке данных.
  • при автоматизированном способе обработки рекомендуется применять табель формы № Т-13.  

Оба бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. Организации коммерческого типа могут использовать формы табеля, разработанные в индивидуальном порядке на основании статей 7 и 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письма Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени

Скачать бланк можно здесь

В муниципальных организациях применяют форму табеля учета рабочего времени № 0504421, воспользовавшись указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года за номером 1.Рекомендации по внесению обозначений в табеле учета рабочего времени формы № 0504421 отражены в приказе Минфина РФ от 30 марта 2015 года за номером 52н.

ОКУД 0504421. Табель учета использования рабочего времени

Скачать бланк можно здесь

Обратите внимание: при ведении табеля учета рабочего времени в электронном виде нет необходимости заполнять специальную форму № Т-13 на бумажном носителе. Достаточно заверить табель электронной цифровой подписью.  

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.

Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит
внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Скачать книгу

Обозначения в табеле рабочего времени проводятся с помощью цифровых, буквенных кодов, установленных для соответствующей формы. Возможно использование собственных кодов, утвержденных приказом организации.  

Обозначение в табеле учета рабочего времени в 2017 году методом сплошной регистрации и отклонений от рабочего графика:

  • при сплошной регистрации явок и неявок в табеле отмечают каждый день месяца в отдельной графе. Под кодовым или буквенным обозначением указывают количество отработанных сотрудником часов.
  • при регистрации отклонений отмечают опоздания, неявки и сверхурочно отработанные часы. Верхняя строка предназначена для указания кодов, нижние строки оставляют пустыми. Такой способ фиксирования применяют только при стандартном неизменном рабочем дне или смене.  

Обозначение отпуска в табеле

Порядок обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени зависит от вида отпуска:

  • Буквенное обозначение «ОЖ» в табеле расшифровывается как отпуск по уходу за ребенком. Цифровой код 15.
  • Указание «ДО» в табеле обозначает отпуск без содержания, предоставленный по согласованию с работодателем. Цифровое обозначение 16.
  • Буквенный код «ОД» в табеле учета рабочего времени обозначает отпуск дополнительный оплачиваемый, предоставляемый ежегодно. Цифровое обозначение 10.  

Сотрудники могут получить отпуск по беременности и родам, ежегодный оплачиваемый отпуск, учебный, предоставляемый для сдачи сессии. Обозначение в табеле учета рабочего времени будет иметь свой буквенный и цифровой код.

Унифицированную форму Т-12 заполняют:

  • методом внесения в графы 2 и 3 сведений о работнике: ФИО, должность, табельный номер;
  • в 4 графе указывается буквенный или цифровой код явки, неявки на работу;
  • в 5 графе фиксируется количество дней, часов за половину месяца;
  • В 6 графе количество общих дней и часов за весь месяц.

Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Скачать бланк можно здесь

Унифицированную форму Т-13 заполняют методом дополнительного внесения сведений об оплате труда в графы 7-9. В оставшихся графах фиксируют сведения о причинах неявок, опозданий, прогулах.  

Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени

Скачать бланк можно здесь

Скачайте документы по теме:

  • Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени
  • ОКУД 0504421. Табель учета использования рабочего времени
  • Табель учета рабочего времени. Прогул
  • Табель учета рабочего времени
  • Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Условное цифровое и буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени в 2017 году позволяет зафиксировать характер работы каждого сотрудника в течение календарного месяца:

  • работа, осуществляемая в дневное время: буквенный код «Я», цифровой (01);
  • работа в ночь: буквенный код «Н», цифровой (02);
  • работа нерабочие праздничные дни или в выходные: буквенный код «РП», цифровой (03);
  • работа, выполняемая сверхурочно: буквенный код «С», цифровой (04);
  • вахта: буквенный код «ВМ», цифровой (05);
  • служебная командировка

    : буквенный код «К», цифровой (06);

  • отпуск основной, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОТ», цифровой (09);
  • отпуск дополнительный, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОД», цифровой (10);
  • отпуск по беременности и родам: буквенный код «Р», цифровой (14);
  • отпуск по уходу за ребенком: буквенный код «ОЖ», цифровой (15);
  • отпуск без содержания, предоставляемый работнику по разрешению работодателя: буквенный код «ДО», цифровой (16);
  • временная нетрудоспособность с назначением пособия: буквенный код «Б», цифровой (19);
  • временная нетрудоспособность без назначения пособия: буквенный код «Т», цифровой (20);
  • прогул: буквенный код «ПР», цифровой (24);
  • выходные и нерабочие праздничные дни: буквенный код, цифровой «В» (26);
  • неявки по невыясненным причинам (до момента выяснения обстоятельств): буквенный код «НН», цифровой (30);
  • прогул: ПР (24);
  • выходной или нерабочий праздничный день: В (26);
  • время простоя по вине работника: ВП (33);
  • невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей: Г (23);
  • дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением: У (11);
  • повышение квалификации с отрывом от работы: ПК (07).

Пометки в табель вносит лицо, ответственное за ведение первичного документа учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени разрешено заполнять с обозначением только букв или цифр. При допущении ошибки одной чертой зачеркивают неверную информацию, сверху пишут верную и указывают дату исправления (основание: статья № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6.12 2011).

Из книги вы узнаете, как ввести неполное рабочее врем, как установить сотруднику гибкий график рабочего времени.

Подробно рассмотрим, как отразить случаи, отклоняющиеся от нормы в табеле учета рабочего времени.

Разберем, как организовать и оплатить работу

в ночное время

.

Скачать книгу

Каждое структурное подразделение заполняет отдельный табель учета рабочего времени. Не позднее 1 и 15 числа ежемесячно первичный отчетный документ передают в бухгалтерию для проведения расчета по начислению заработной платы.

Условные обозначения в табеле позволяют быстро заполнить форму первичной учетной документации на бумажном или электронном носителе. Важность точной фиксации рабочего времени используется не только для начисления зарплаты. Документ предназначен для формирования отчетности по статистическим данным.

Подробнее о заполнении табеля учета рабочего времени читайте в этой статье.

С помощью табеля легко проследить соблюдение трудового режима, установленного работодателем. После заполнения документ подписывает ответственное лицо и руководитель структурного подразделения.   

Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2017 году не изменились. В соответствии с действующим законодательством, ведение табеля доверяется табельщикам или уполномоченным лицам. Небольшие компании делегируют выполнение этой обязанности специалисту кадровой службы или руководителю подразделения. Полномочия отражают в трудовом договоре и вносят в должностную инструкцию сотрудника.  

Обозначение прогулов в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом ПР или цифровым 24. О произошедшем инциденте необходимо сообщить руководству организации. Если в дальнейшем выяснится, что неявка сотрудника была согласована с администрацией, код исправляют на «А», по причине болезни на «Б».

Табель учета рабочего времени. Прогул

Скачать бланк можно здесь

Учебный отпуск обозначение в табеле

Обозначение в табеле учета рабочего времени учебного отпуска обозначается буквенным кодом «У» или цифровым 11. Посещение лекций, сдача промежуточных или государственных экзаменов, написание диссертации, дипломной работы требует времени. Если сотрудник трудоустроен не по совместительству, руководство обязано предоставить учебный отпуск и оплатить его.

Учебный отпуск предоставляется сотрудникам, получающим первое высшее или специальное образование.

  • справку-вызов необходимо предъявить в отдел кадров;
  • письменное заявление подать на имя руководителя.

Табель учета рабочего времени с условными обозначениями 2017 заполняют в соответствии с действующими правилами. Если на предприятии условия труда относятся к нормальным, срок хранения документов первичного учета составляет 5 лет. При учете рабочего времени персонала, выполняющего обязанности во вредных или опасных условиях, табель передают в архив и хранят 75 лет.    

Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени

Обозначение больничного 2017 в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом «Б» или цифровым 19. Код проставляется в первой половине строки табеля. При подаче документа учета в бухгалтерию необходимо просчитать количество отработанных дней или часов, исключая время, когда сотрудник находился на больничном. 

Если сотрудник болел во время отпуска:

  • обозначения в табеле учета рабочего времени проводятся с использованием буквенного кода «ОТ», цифрового 09;
  • выходные дни в период отпуска не отмечают, расчет производится в календарных, а не в рабочих днях;
  • отпуск продлевается, в табеле делается пометка «ОТ».

Работодателю необходимо учитывать, на основании ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск может  быть продлен или перенесен на другое время. Продлить отпуск из-за болезни нельзя автоматически. Только на основании заявления сотрудника отпуск может быть перенесен на другое время.  

В данной статье мы рассмотрим буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поговорим о особенностях ведения табеля учета использования рабочего времени. Узнаем, кто заполняет табель.

Учет отработанных часов проводится с целью дальнейшего расчета заработных плат служащих. Для удобства записей был разработан табель учета трудового времени. Отказаться от его ведения нельзя — это будет нарушением Трудового кодекса, соответственно, будут применены штрафные санкции.

Табель выполняет несколько функций:

  • используется для фиксации времени, проведенного служащим за работой;
  • служит для осуществления надзора за графиком труда;
  • помогает собрать сведения для статистики и произведения выплат.

Особенности ведения табеля учета использования рабочего времени

Если организацией были приобретены турникеты, лучшим выбором станет форма табеля Т-13. Если трудовое время учитывается обычным способом, подойдет форма Т-12. Добавление доп. графов в табель законно, однако потребуется приказ начальства. Читайте также статью: → «Рабочее и время отдыха по ТК РФ»

Некоторые особенности работы с табелем учета трудового времени:

  • нескольких табелей по одной компании или одному ее подразделению быть не может;
  • в него ежедневно заносятся записи, подкрепленные документально;
  • удаление из табеля графов и строк запрещено.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени: кто заполняет табель

В фирме обязан быть человек, который несет ответственность за достоверность и полноту данных в табеле. Если в должностной инструкции не числится такая обязанность, руководитель компании издает приказ.

Обычно за внесением сведений в табель следит бухгалтер по вычислению зарплаты или сотрудник кадровой службы. Если фирма большая и включает не одно структурное подразделение, учитывать отработанные служащими часы одному работнику становится не под силу, тогда принимается решение назначить ответственного для каждого подразделения в отдельности. Все табели группируются в журнал и отправляются в бухгалтерию.

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

  • Определяемся со способом записи трудового времени:
  1. учет прихода или отсутствия служащего,
  2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).
  • Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:
  1. через дробь (/),
  2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.
  • Определяемся с методом указания точного рабочего времени:
  1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
  2. десятичной дробью 2,5 ч.
  • Решаем, как будем вносить изменения:
  1. составлением отдельного корректирующего табеля,
  2. своим способом.
  • Выбираем кодирование:
  1. буквы,
  2. цифры.

Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:

Шаг Данные Комментарий
1 Наименование фирмы и структурного подразделения В верхней части заносится наименование компании или данные предпринимателя, указывается структурный отдел
2 Код ОКПО 8-значный для ООО, 10-значный для предпринимателя
3 № бумаги, день оформления Номер должен быть порядковый, дата почти всегда — крайний день периода
4 Отчетный период Табель подается раз за календарный месяц
5 Сведения о сотруднике Табельный No, ФИО, должность
6 Информация о пребывании на работе и часах работы Заносятся коды
7 Суммы рабочих дней и часов за месяц Графа 5: дни и часы за 1/2 месяца, графа 6: число дней и часов за месяц
8 Данные для произведения оплаты труда Виды оплаты закодированы, поэтому вписывается код. Корр/счет — с него будут перечислены деньги на выплату сотруднику. Столбец 9 будет содержать число дней/часов по этому виду оплаты.
9 Информация об основаниях для отсутствия на работе Гр. 10-12: коды причин и количество нерабочих часов
10 Подписи ответственного за составление таблицы, руководителя, кадровика

Таблица условных обозначений табеля учета рабочего времени

В таблице рассмотрены условные обозначения в табеле учета рабочего времени:

Буквенный код Цифровой код Показатель
Я 01 Часы работы (различают дневные и вечерние)
Н 02 Работа ночью
РВ 03 Труд сотрудников в праздничные дни
С 04 Часы работы сверхурочно
К 06 Служебная командировка
ОТ 09 Ежегодный оплачиваемый отдых (основной)
ОД 10 Дополнительный оплачиваемый отдых
У 11 отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса.
УВ 12 Укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
УД 13 Дополнительный отпуск по причине обучения без сохранения оплаты труда
Р 14 отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
ОЖ 15 Отпуск по уходу за ребенком
ДО 16 Отпуск без сохранения з/п
ОЗ 17 Неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п)
Б 19 Временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина.
Т 20 Нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
ЛЧ 21 Часы сокращения труда работникам и служащим
РП 31 Простои не по вине сотрудника
НП 32
Г 23 Невыходы с сохранением з/п
ПР 24 Прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно
НС 25 Отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя
В 26 Выходные дни
ЗБ 29 Забастовки
НН 30 Неявки по неизвестным причинам

Суммированный учет рабочего времени

Составляются графики работы, согласно которым рабочая неделя не превысила бы сорок часов. Длительность производственного процесса в рамках периода должна соответствовать длительности раб. времени у служащих с пятидневной трудовой неделей. Читайте также статью: → «Форма Т-13. Табель учета рабочего времени»

За основу расчетов берут календарный день, не смену. То есть, когда смена (12 часов) начнется в 21ч и завершится в 9ч след. дня, в таблицу будет сделана пометка о времени работы за день начала смены — 3 часа (с 21ч до 24ч), и за день ее завершения — 9 часов (с 0ч до 9ч).

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

В ведении табеля есть свои особенности:

  • Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:
  1. 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
  2. 4 строчки (гр. 4), по 2 строки на 2 недели и соответствующее количество граф (15, 16), в ф. Т-13.

Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.

  • Все служащие организации имеют личный табельный номер, используемый в бумагах, касающихся их работы и ее оплаты. Что касается совместителей, приходится закреплять за ними сразу 2 номера, потому что на них должен быть составлен стандартный пакет документов по трудоустройству. Трудовое время будет учитываться раздельно по обоим табельным номерам.
  • Верхние строчки в графах 5, 7 (форма Т-12) заполняются данными о числе дней, которые сотрудник полностью отработал. Нижние строчки — для раб. времени за период (в часах).
  • Кадровый служащий по окончании каждого месяца получает от сотрудников, которые вели табели, готовые отчеты. Его задача будет сравнить сведения в отчетах с информацией из отдела кадров. При необходимости он указывает причины, почему работник не приходил на службу. Также он проверяет, когда сотруднику давали отпуск, когда он получал командировочные. Целью такой сверки является уточнение, какие часы были пропущены по уважительной причине, а какие считать за прогул.
  • Учет времени может быть проведен двумя способами:
  1. учет приходов на работу и пропущенных смен,
  2. учет исключительно особых ситуаций (прогулов, задержек, сверхурочного времени).
  • Если кто-то из служащих был уволен, его табельный номер убирают из списка в след. месяце после его ухода.
  • При приеме в компанию новых работников их табельные номера заносят в базу данных в этом же месяце.
  • Записи в табеле делаются только при наличии подтверждающих документов:
  1. об отсутствии в раб. время сотрудника,
  2. о выходе служащего на неполный день,
  3. о переработках (инициированных нанимателем или самим работником),
  4. об уменьшении числа рабочих часов.
  • Данные о пропусках смен, указанные в днях, кодируются и заносятся в верхнюю строку графа, нижние не подлежат заполнению.
  • При заполнении ф. Т-12 табеля раздел второй «Расчеты с персоналом по оплате труда» на аналогичный для всех служащих вид оплаты и корр. счет используются гр. с 18 по 22. Если для отдельных сотрудников они различны, применяются гр. с 18 по 34.
  • При внесении сведений для вычисления суммы зарплаты в ф. Т-13:
  1. для одинаковых оплаты и корр. счета для всех служащих используются «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» над табличкой с гр. 7-9 и гр. 9 (без заполнения гр. 7,8);
  2. для различных выплат и корр. счетов для служащих применяются гр. 7-9. Дополнительное поле с такими же No граф пригодится для сведений по типам оплаты, если их более 4.

Отдельные случаи табелирования

В таблице рассмотрены отдельный случаи:

Случай Решение
Ежегодный и доп. социальный отпуск (сотрудников с детьми) Все дни указываются как отпуск, включая выходные, поскольку продолжительность отпуска вычисляется на основании календарных дней
Сотрудник был уволен в середине месяца Отмечаются рабочие дни до увольнения, остальные дни помечаются крестом. Табельный номер может передаваться другому служащему только через 3 года
Известно, почему служащего нет на месте Прогулы не отмечаются, пока сотрудник не принесет доказывающие причину неявки документы
Было известно, почему работник не явился, однако до момента сдачи табеля он не принес доказывающие причину отсутствия документы Ставится «НН(30)» (неявка по неизвестным причинам); когда бумаги будут предъявлены, код меняется на соответствующий данному случаю

Особенности заполнения табеля для некоторых категорий работников

В таблице рассмотрены особенности заполнения для некоторых категорий работников:

Категория Особенность
Сотрудник, переведенный начальством с полной раб. недели на неполную Все дни, в которые сотрудник не участвует в производственном процессе, помечаются кодом «В(26)» (выходной).
Сотрудница предприятия находится в отпуске по уходу за ребенком Она вправе трудится неполный день. В таблицу ставится код «ОЖ(15)» и прочерки по трудовому времени. Должны быть организованы 2 доп. строки: для кода «Я(01)» (трудовое время сотрудников с полной занятостью) и для отметки часов работы. Так будут в наличии сведения по статистике и рабочее время для расчета зарплаты.
Выступление служащего предприятия в суде Указывается как «др. причины неявки», доказательством отсутствия из-за вызова на судебное заседание служит справка-вызов.
Командировка 1-ая строка: число рабочих часов, исходя из режима по основному месту занятости.

2-ая строка: код «К(06)» (командировка).

В списке общего числа отработанных часов (дней) за месяц в гр. «Отработано за месяц» записываются исключительно рабочее время командировки.

Курсы повышения квалификации (и аналогичные мероприятия) Отмечается кодом «У(11)».
Уменьшение длительности трудового дня перед праздником и нерабочим днем Будет записано количество фактически проведенных за работой часов.
Перенос трудовых дней Перенесенный день будет зафиксирован пометкой «В(16)» (выходной). Указывается время работы за день, на который теперь выпадает рабочая смена (доказательство переноса — приказ руководителя).
Сверхурочные часы В табеле указываются сверхурочные под пометкой «НУ».
Водитель транспорта компании Заносятся сведения, согласно графику работы (при суммированном учете отработанного времени длительность раб. дня должна быть не более 10 ч. Возможно увеличение числа трудовых часов до 12, однако за рулем человек должен находиться не дольше 9 ч.). Если водитель трудится в определенные часы ежедневно, трудовое время исчисляется в днях, а в праздничные дни — в часах.
Ненормированный трудовой день Следует записать нормативное число рабочих часов, не отработанное. Количество часов, вышедшее за рамки нормы, не причисляется к сверхурочным. Сотрудники получают до недели отпуска дополнительно.
Праздники во время отпуска Для дней отпуска — код «ОТ(09)», праздничные дни отмечаются как праздники — «В».
Сотрудник отсутствовал на работе, но сохранял средний заработок Считается неотработанным временем, отмечается кодом «А».

Законодательные акты по теме

В таблице рассмотрены законодательные акты по теме. Читайте также статью: → «Заявление о продлении отпуска в связи с больничным»

Статья Название
ст. 91 ТК РФ Понятие рабочего времени
ч. 2 ст. 91 ТК РФ Утверждение максимальной продолжительности рабочей недели (40 часов)
ст. 94 ТК РФ Утверждение продолжительности рабочей смены
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Утверждение формы табеля учета рабочего времени — Т-12, Т-13
Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20 Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации

Типичные ошибки

Ошибка № 1: Внесение записей в табель учета времени не проводится каждый день.

Комментарий: Необходимо вести табель учета трудового времени каждодневно. Если этого не делать, наказать служащих за нарушение трудового распорядка не будет возможности, возникнет необходимость корректировки таблицы и перерасчета выплат.

Ошибка № 2: Отказ от оформления табеля на основании того, что на предприятии установлены турникеты, автоматически подсчитывающие трудовые часы по картам работников.

Комментарий: Вести табели учета трудового времени все равно нужно, так как автомат не способен, например, делать записи о причине прогула, сокращенном дне.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1: Как отразить переход с летнего времени на зимнее в табеле учета трудового времени при выпадении смены на ночь перехода?

Ответ: Вы должны записать время, фактически проведенное служащим на работе. То есть, когда смена (ночь) обычно составляет 8 часов, а на дату перевода часов получается только 7 часов, указываются 7 часов.

Вопрос № 2: Обязательно ли учитывать неполные часы, проведенные сотрудником на работе?

Ответ: Когда длительность рабочего дня организации указывается в целых часах, неполные фиксировать не нужно. Соответственно, если длительность трудового дня указана в часах и минутах, неполный час должен также заноситься в табель.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Юридическая Консультация бесплатная Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2018 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения


Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО


ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период


Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.

  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ

очередной оплачиваемый отпуск

ОД

дополнительный оплачиваемый

ДО

административный (без сохранения ЗП)

У

учебный с сохранием ЗП

УВ

учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

УД

учебный без сохранения ЗП

Р

по беременности и родам

ОЖ

по уходу за ребёнком до 3 лет

ОЗ

без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

ДБ

дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я

работа в дневное время

Н

в ночное время

РВ

работа в выходные и праздники

С

сверхурочная

ВМ

вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К

служебная командировка

ПК

повышение квалификации с отрывом от труда

ПМ

повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б

временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия

Т

временная нетрудоспособность без выплаты пособия

ЛЧ

сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

ПВ

вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Г

неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

ПР

прогул без уважительных причин

НС

режим неполного рабочего времени

В

выходные и праздничные нерабочие дни

ОВ

дополнительный оплачиваемый выходной

НВ

дополнительный неоплачиваемый выходной

ЗБ

забастовка

НН

невыясненная причина неявки

РП

простой по вине работодателя

НП

простой по не зависящим ни от кого причинам

ВП

простой по вине работника

НО

отстранение от работы (оплачиваемое)

НБ

отстранение без сохранения ЗП

НЗ

приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/[email protected]):

2000

трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)

2010

выплаты по гражданско-правовым договорам

2012

отпускные

2300

больничное пособие

2530

оплата в натуральной форме

2760

материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию

3020

проценты по вкладам

Заполненный образец табеля рабочего времени

Скачать заполненный образец табеля учёта рабочего времени Т-13 в xls

Скачать табель учёта рабочего времени Формат Т-13

Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и
нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Заключая с работниками трудовые контракты хозяйствующий субъект должен организовать учет времени их работы. Для этих целей может применяться табель учета рабочего времени, который открывается каждый месяц, и в нем ответственное лицо отражает время работы сотрудников, их отпуска, больничные и другие виды неявки на работу. По данным, содержащимся в этом документе, впоследствии начисляется зарплата.

Для чего необходим табель учета рабочего времени?

Законодательство требует от администрации организации или ИП организации и ведения учета периодов работы по каждому сотруднику. Заполнение табеля учета рабочего времени может производиться ответственным лицом, которое определяется распоряжением руководства.

Чаще всего такими лицами могут выступать руководители подразделений, кадровые работники, бухгалтера и т. д. В их обязанность входит внесение в табель с помощью кодов и шифров периодов работы.

С развитием технических средств для учета времени работы может также использоваться специализированная система с использованием карт, с помощью которых происходит фиксирование появления и ухода работника на предприятии. Учет рабочего времени может вестись сплошным отражением работы или суммировано.

В дальнейшем информация из табеля учета времени работы используются при начислении зарплаты, особенно при повременной системе. Вместе с трудовым контрактом табель рабочего времени является одним из обоснований расходов предприятия, особенно при налогообложении.

Табель рабочего времени не только фиксирует рабочее время, но и позволяет контролировать соблюдение работником трудовой дисциплины. С помощью его осуществляется контроль за соблюдением норм продолжительности работы и выявлением сверхурочной работы. Многие отчеты, сдаваемые в статистику и содержащие данные кадрового учета, заполняются на основании табеля.

Важно! Если в компании не ведется табель рабочего времени, то контролирующие органы могут применить к ней соответствующие меры наказания.

Как учитывается рабочее время сотрудника?

Законом устанавливается два типа нормативов — шестидневная рабочая неделя (36 часов) и пятидневная рабочая неделя (40 часов). То есть работники могут работать пять дней при восьмичасовом дне работы, или же шесть дней — при шестичасовом дне. Нарушение их допускается в редких случаях — при суммированном учете или же ненормированном графике.

В первом случае применяются нормы в более укрупненном периоде времени, например, квартал, полугодие и т. д. Получается что в меньшем периоде работы факт может не соответствовать действующим нормам, но он не должен превышать нормативы в выбранные более крупные временные промежутки.

Для некоторых работников может применяться пониженная дневная норма или же недельная. Как именно нужно учитывать время работы сотрудников необходимо зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка. В табеле необходимо также отражать все время, когда работник не работал, но числился на предприятии.

К таким периодам может относиться:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск.
  • Дополнительный отпуск.
  • Отпуск без сохранения заработной платы.
  • Больничный.
  • Декретный отпуск и уход за ребенком до 1,5 лет.
  • Командировка.
  • Период простоев и т. д.

Табель открывается в начале месяца, а по его окончании его закрывают. Ответственное лицо в середине месяца подводит промежуточный итог, отражая данные за первую часть времени работы. Документ подписывается руководителем подразделения и передается для проверки в кадровую службу. Затем данный он передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Внимание! Табель учета рабочего времени на 2017 год может быть, как и в предыдущие периоды, двух видов – форма т-12 и форма т-13. Первый предполагает не только учет времени работы, но и возможность начисления зарплаты. Форма Т-13 используется только для фиксации времени работы, для начисления оплаты труда используются другие документы.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя по учете времени работника. Для этих целей он имеет право использовать различные электронные системы. Но чтобы их применять на практике, администрация компании должна в правилах внутреннего распорядка и в заключаемых с работниками трудовых контрактах отразить данный момент.

Если этого не сделать, то применять данные электронные системы нельзя.

С помощью различных средств фиксируется время появления и уходы с предприятия. В дальнейшем подобная система на основании полученных данных заполняет в автоматическом режиме табель.

Скачать бланк и образец заполнения табеля

Табель учета рабочего времени скачать бланк в формате Excel, по форме Т-12 и по форме Т-13.

Табель учета рабочего времени бланк по форме Т-12 в формате Word.

Образец заполнения табеля по форме Т-12 в формате Excel.

Образец заполнения табеля по форме Т-13 в формате PDF.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Заполнение табеля начинается с его шапки. В нее заносятся полное название фирмы, а также проставляется код по справочнику ОКПО. Здесь же указывается для какого подразделения составляется документ. Разделение по отделам делать оптимально, когда их несколько, и в каждом работают большое количество человек. Если в компании нет структурного разделения, то эту графу можно пропускать.

Затем ниже в графах проставляется его номер, дата оформления, а также указывается временной период, за который он составлен.

Сам документ строится как большая таблица.

В графе 1 указывается порядковый номер строки.

В графах 2 и 3 отражаются личные данные работника, его должность, присвоенный номер.

Графа 4 предназначена для ежедневной отметки явки сотрудника и указания количества отработанных часов. На каждый из дней приходятся две клетки, при этом в верхней проставляется цифровой или буквенный код, а в нижней — соответствующее количество часов. Месяц делится на два больших промежутка по 15 дней.

В графе 5 указывается количество дней работы за каждую часть месяца — в верхней части, и количество часов — в нижней.

В графу 6 вносятся те же сведения, но за целый месяц.

Графы 7-9 применяются для отражения сведений, применяемых при расчете зарплаты. Если для всех сотрудников табеля используется единый код, то его можно записать в шапке. Тогда графы 7 и 8 остаются незаполненными, а используется только графа 9.

Если коды и счета для каждого работника различаются, то в графу 7 вписывается код оплаты, а в графу 8 — соответствующий счет бухучета. В графе 9 указывается число дней или часов по этому коду оплаты.

В графах 10-13 указываются общие данные по не выходам на работу в течение месяца. Здесь проставляется код, а затем относящееся к нему количество часов.

После заполнения табеля его подписывается специалист, который отвечал за оформление. После этого документ должен подписать руководитель отдела и кадровик.

Основные коды для заполнения табеля

При отражении информации о явке или неявки работников нужно применять специальные обозначения, на каждый из которых устанавливаются цифровой и буквенный коды. В табеле можно использовать любой из них, по желанию кадровика. Просто так применять коды нельзя — на каждый факт использования должен существовать подтверждающий документ.

Коды явки работников
Я, 01 Выход на работу в стандартную смену
Н, 02 Выход на работу

в ночное время

РП, 03 Выход на работу в выходной или праздник
К, 06 Командировка
ОТ, 09 Очередной отпуск
Р, 14 Отпуск из-за беременности и родов
ДО, 16 Отпуск за свой счет
Б, 19 Больничный
ПР, 24 Прогул
НН, 30 Невыход на работу до выяснения причины
Код вида оплаты труда в табеле
2000 Зарплата
2012 Отпускные
2030 Пособие по больничному

Особенности заполнения табеля

При заполнении табеля могут возникать различные

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не появляется на своем рабочем месте, в первую очередь необходимо оформить акт об отсутствии на работе. Он подписывается в присутствии свидетелей, которые указывают в нем свои личные данные. При этом важно, чтобы в акте отражено было не менее трех свидетелей.

После этого непосредственный руководитель работника составляет докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте, прикладывает к ней акт и передает весь пакет документов администрации компании для принятия решения. Директор фирмы может определить наказание, либо произвести увольнение за прогул.

Внимание! Если причина отсутствия неизвестна, то в табеле нужно проставить буквенный шифр «НН». В дальнейшем, этот код уточняется. Если сотрудник в этот период болел, то код исправляется на «Б». В том случае, когда оправдательных документов нет, то вместо кода «НН» вносится код «ПР».

Праздничные дни выпали на время отпуска

Согласно ТК, если на период отпуска выпадают праздничные дни, то в расчет календарных дней они не включаются.

Когда сотруднику предоставляется ежегодный отпуск, то в течение его периода выходные дни в табеле не отмечаются, потому как они входят в число календарных дней — на их место ставится буквенный код «ОТ» либо цифровое обозначение 09 для ежегодного отпуска, а также код ОД либо обозначение 10 — для дополнительного отпуска.

Внимание! Нерабочие праздничные дни в число календарных дней не включаются. Поэтому, в табеле такие дни необходимо обозначать буквенным кодом «В» либо цифровым 26.

Сотрудник заболел во время отпуска

Если во время нахождения на отдыхе работник заболел, то для подтверждения этого факта ему необходимо предоставить правильно оформленный больничный. В результате, дни отдыха должны быть продлены на время нахождения на больничном, или же перенесены на другое время.

Первоначально, время отпуска должно отмечаться в табеле буквенным кодом «ОТ», либо цифровым обозначением 09. После того, как предоставлен больничный листок, то табель должен быть скорректирован — на дни болезни вместо предыдущего обозначения записывается код «Б» либо цифровое обозначение 19.

Командировка выпала на выходные

Согласно письму Минтруда, все дни командировки в табеле нужно обязательно отмечать, даже если они выпадают на выходные дни. Для этого нужно использовать обозначения в табеле – специальный буквенный код «К» или цифровое обозначение 06. При этом количество часов проставлять не надо.

Если в момент нахождения в командировке сотрудник работал в выходные дни, то в табеле они отмечаются кодом «РВ» – работа в выходные, либо цифровым обозначением 03. Число часов работы при этом нужно проставлять только в одном случае — когда руководство компании дало работнику конкретное указание, какое количество часов выходной день ему необходимо посвятить работе.

Внимание!

Более подробно о том, как оплачивается, отмечается

командировка в выходной день

, а также другие особенности описаны в данной статье.

tinyton.ru
Табель учета рабочего времени обозначения образец
Табель учета рабочего времени обозначения образец

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: