В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

А знаете ли вы, сколько сроков предусмотрено для отчета перед предприятием по полученным подотчетным средствам? На самом деле их несколько. И каждый — установлен для своего этапа отчетности.

С какого момента возникает обязанность по сдаче авансового отчета?

Единственный нормативный документ, который устанавливает сроки для отчета по выданным под отчет деньгам, — это Указание Банка России №3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций». В п. 6.3 (абз.2) данного Указания установлено, что для сдачи авансового отчета установлен срок в три рабочих (!) дня. И многие начинающие бухгалтеры ошибочно начинают отсчет этого трехдневного срока с момента выдачи денежных средств под отчет.

На самом деле течение трехдневного срока для отчета начинается:

  • со дня, следующего за днем окончания срока, на который выданы средства под отчет. Данный срок в каждом конкретном случае устанавливается в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Причем, руководитель организации (или предприниматель) может, как подтвердить срок, на который просит сотрудник средства, так и изменить его, продлив или сократив. И именно этот срок, который утвердил руководитель в заявлении, будет считаться официальным. И именно по его окончании в течение 3-х рабочих дней сотрудник будет обязан отчитаться по расходу выданных ему средств;
  • со дня выхода сотрудника на работу. Как правило, этим сроком «пользуются», когда работник вернулся из командировки. Но не будет ошибкой применение указанного срока и к выходу сотрудника с больничного листа или из отпуска, например. Также очень часто этой формулировкой пользуются в том случае, когда трехдневный срок для отчета попадает на выходные дни и (или) не рабочие праздничные дни. Ведь отчитаться сотрудник должен в течение 3-х рабочих, а не календарных дней.

Стоит отметить, что Указание Банка России №3210-У содержит в абз.2 п.6.3 указание на 3 дня срока для отчета по подотчетным средствам, как на максимальный срок, в течение которого нужно отчитаться. Но при этом не будет ошибкой, если сотрудник предоставит авансовый отчет гораздо раньше. Например, задолго до окончания срока, на который выданы ему средства под отчет.

Кроме того, в Указании Банка РФ №3210-У не содержится ограничения и на длительность самого срока, на который могут быть выданы средства. Иными словами, деньги можно выдать и на месяц, и на полгода, и даже на год. Причем, этот срок следует утвердить в приказе или в распоряжении руководителя предприятия (предпринимателем).

Однако в п.7 Указания №3210-У предусмотрена обязанность по определению юридическим лицом и предпринимателем:

  • мероприятий для обеспечения сохранности наличных средств при ведении кассовых операций (а выдача денег под отчет и отчет по ним относится к кассовым операциям), при транспортировке и хранении денег;
  • порядка и сроков инвентаризации с целью установления фактического наличия в кассе наличных средств.

Поэтому, если срок, на который выданы средства под отчет, достаточно длительный, то организации и предпринимателю следует предусмотреть мероприятия по контролю этих средств.

Например, периодическую сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими расходы, в течение срока, на который эти деньги были выданы. Тем более, никто не запрещает подобный контроль. Ведь в п.6.3 Указания №3210-У отражена лишь обязанность подотчетного лица по сдаче авансового отчета в крайний срок, который предусмотрен для этой цели.

И еще один момент: если и у работника (подотчетного лица), и у бухгалтера (главного бухгалтера или руководителя предприятия), принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику?

В этом случае нужно учесть следующее:

  • в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У четко сказано, что авансовый отчет должен быть предъявлен бухгалтеру, либо главному бухгалтеру (либо руководителю предприятия, если должности бухгалтера в штате нет);
  • сдать авансовый отчет нужно в течение 3-х рабочих дней либо по истечении срока, на который были выданы средства, либо со дня выхода сотрудника на работу.

Совместить эти два требования, если у подотчетного лица и у бухгалтера разные графики работы получается довольно сложно. Поэтому можно предусмотреть в Положении о подотчетных лицах (например) сдачу авансового отчета уполномоченному лицу, которое в отсутствие бухгалтера (главного бухгалтера, руководителя) будет это делать.

Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы?

Абз.2 п.6.3. Указания Банка России №3210-У говорит о поэтапном отчете сотрудником за полученные им средства:

  • сначала, как только закончился срок, на который выдавались подотчетные суммы, такой сотрудник должен в течение 3-х дней сдать авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы;
  • затем начинается второй этап – проверка авансового отчета бухгалтером либо главным бухгалтером (при их отсутствии, как должностей, данную проверку может провести и руководитель компании, или предприниматель);
  • после данной проверки происходит утверждение авансового отчета руководителем предприятия (или предпринимателем). При этом не обязательно авансовый отчет может быть утвержден в той сумме, которую заявило подотчетное лицо. Например, бухгалтер может подвергнуть сомнению ряд документов, которые были приложены к авансовому отчету. В этом случае от подотчетного лица потребуют письменных объяснений по поводу сомнительных документов и (или) предоставления их варианта, отвечающего требованиям действующего законодательства (в частности, требованиям положений федерального закона №402-ФЗ от 06.12.11 г., федерального закона №54-ФЗ от 22.05.03 г., и иных документов);
  • и только после утверждения руководителем предприятия (предпринимателем) авансового отчета происходит окончательный по нему расчет. Т.е. внесение в кассу (на расчетный счет) остатка подотчетной суммы.

Все эти этапы проходят каждый в свой срок, который должен быть закреплен в локальном нормативном акте по предприятию (у предпринимателя). Это может быть, например, Положение о подотчетных лицах, утвержденное приказом.

А если подотчетные деньги не были израсходованы? Когда нужно по ним отчитаться?

Нужно ли сдавать авансовый отчет, если подотчетные деньги не расходовались?

По этому поводу четких распоряжений в Указании Банка России №3210-У нет. Там лишь прописан порядок отчета в случае, если подотчетные деньги были потрачены.

Поэтому если предприятие решит обязать сдавать авансовый отчет даже по неиспользованным подотчетным суммам, ошибки в этом не будет.

Более того, если на предприятии практикуют бесконечный подотчет (т.е. когда средства без конца выдаются директору предприятия, чтобы не сдавать их в банк), то авансовый отчет даже без отражения в нем расхода средств лишним не будет.

Тем более часто налоговые органы, когда предъявляют свои претензии к таким «бесконечным» подотчетам, указывают именно на отсутствие по ним отчета (например, Постановление от 26.03.2014 г. Седьмого арбитражного апелляционного суда РФ по делу №А67-5875/2013).

Кроме того:

  • п.6.3 Указания Банка РФ №3210-У содержит формулировку об авансовом отчете, как о документе, в котором отражается состояние выданных под отчет денег. Причем, в качестве «подтверждающих документов», прикладываемых к авансовому отчету, может выступать не только первичка, свидетельствующая о расходовании средств, но и об их снятии с корпоративной карты (в случае если подотчетные деньги переводились сотруднику на карту) и иные документы;
  • в этом же п.6.3. сказано, что на основании авансового отчета производится окончательный расчет. Такая формулировка касается и полностью, и частично израсходованных средств, и вовсе не потраченных денег.

Таким образом, анализируя положения данного п.6.3, можно сделать вывод, что авансовый отчет должен сдаваться подотчетным лицом независимо от факта использования или не использования в течение разрешенного срока полученных им денег. И должен также сдаваться в течение не позже 3-х рабочих дней.

А если подотчетные деньги переводились на корпоративную карту? Нужно ли сдавать в этом случае авансовый отчет и соблюдать сроки и порядок отчета, предусмотренные в п.6.3. Указания Банка России №3210-У?

Нужно ли отчитываться по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту?

Прежде всего, стоит отметить, что никто не запрещает использование для целей оплаты расходов предприятия (предпринимателя) через подотчетное лицо банковской карты.

Причем, деньги можно переводить как на корпоративную карту, которая открыта на предприятие, так и на личную карту самого подотчетного лица.

Только в обоих случаях, чтобы подотчетные средства не приняли за доход сотрудника, следует при переводе средств указать их целевой характер. Например, «для оплаты товаров по накладной…», или «под отчет», и т.д.

Кроме того, Указание Банка России №3210-У регламентирует только порядок работы с выданными под отчет средствами в наличной форме – монетами и банкнотами в валюте РФ (п.1 Указания №3210-У). И не касается безналичных расчетов.

Поэтому предприятие само решает вопрос об отчетности по подотчетным средствам, переведенным на банковскую карту. И лучше всего, если следовать порядку, который установлен для наличной формы подотчетных денег.

Т.е. нужно обязать сотрудников в случае безналичного получения ими средств под отчет сдавать в определенные сроки авансовый отчет. Это решение стоит сразу прописать, например, в Положении о подотчетных лицах.

Видео — оформление авансовых отчетов :

Архипенко З. М.,
помощник руководителя
по налогам
ООО «Рамзес»

В условиях роста цен достаточно сложно угадать, сколько денег нужно дать под отчет сотруднику, и поэтому часто происходит перерасход. Еще одной причиной является неправильное планирование или желание работника приобрести дополнительные товары. В любом случае перерасход необходимо правильно оформлять.

Основной документ, которым необходимо руководствоваться при выдаче денежных средств под отчет, – это Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Какими основными документами оформляется выдача денежных средств под отчет?

  1. Заявление работника о выдаче денежных средств под отчет.
  2. Расходный кассовый ордер, свидетельствующий о выдаче денежных средств по кассе.
  3. Кассовая книга, в которой фиксируются операции по кассе.
  4. Авансовый отчет, свидетельствующий о расходе денежных средств.

Работник должен отчитаться о расходовании денежных средств в течение трех дней. Данный срок рассчитывается следующим образом:

  • это срок, на который выдавались денежные средства;
  • срок возвращения из командировки;
  • срок выхода на работу, например, если денежные средства были выданы работнику, но он заболел.

К авансовому отчету необходимо приложить подтверждающие документы:

  • товарный чек;
  • кассовый чек;
  • бланк строгой отчетности;
  • товаросопроводительные документы;
  • договоры.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Порядок выдачи денежных средств под отчет выглядит следующим образом:

1. Работник формулирует те цели, на которые ему нужны денежные средства (например, направление в командировку, приобретение основных средств, канцтоваров или расходных материалов).

2. Перед тем как выдать денежные средства, бухгалтер проверяет:

  • нет ли задолженности у работника по ранее выданным средствам;
  • представил ли работник авансовые отчеты за ранее полученные авансы.

Если задолженность есть, то денежные средства не выдаются.

3. Работник пишет заявление на имя руководителя экономического субъекта с просьбой выдать денежные средства под отчет. Форма заявления не утверждена, однако в заявлении необходимо указать:

  • сумму денежных средств;
  • цели, на которые выдаются денежные средства;
  • срок, на который выдаются денежные средства.

4. Руководитель и бухгалтер визируют данное заявление, чем выражают согласие на выдачу денежных средств (п. 6.3 Указания).

5. Для выдачи денежных средств оформляется кассовый ордер и передается в кассу. Право на оформление кассового ордера имеют:

  • главный бухгалтер;
  • бухгалтер или иное должностное лицо, например, кассир, на которого возложены соответствующие обязанности;
  • руководитель экономического субъекта при отсутствии бухгалтера.

Выдачу денежных средств непосредственно из кассы осуществляет:

  • кассир;
  • бухгалтер;
  • руководитель экономического субъекта при отсутствии бухгалтера.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

6. Нужно учесть выдачу денежных средств в кассовой книге.

Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004.

Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее – технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

7. Работник, расходуя денежные средства, получает на руки документы, подтверждающие расходование средств, например кассовые и товарные чеки. Необходимо заранее предупредить работника о необходимости сбора подтверждающих документов и представления их работодателю.

8. Работник заполняет и представляет работодателю отчет о расходовании денежных средств.

Идеальной является ситуация, когда сумма по авансовому отчету совпадает с выданными денежными средствами, но так, к сожалению, бывает не всегда.

Если потрачено меньше, работник должен вернуть денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. Соответственно, кассир или бухгалтер сличают, чтобы потраченные средства и возвращенные средства в кассу совпали.

Если потрачено больше, то существуют две ситуации:

  • руководитель утверждает перерасход и возвращает работнику по расчетному кассовому ордеру;
  • руководитель не утверждает перерасход, и, соответственно, денежные средства взыскиваются
    с работника.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

На законодательном уровне не установлен срок на возмещение работнику его перерасходованных денежных средств, потраченных на хозяйственные нужды или в командировке.

При наличии перерасхода сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

Может сложиться и третья ситуация: например, работник потратил средства, но не может подтвердить расход документально, не возвращает остаток денежных средств или вообще не известно, потратил работник денежные средства или нет. В этом случае согласно ст. 137 ТК РФ возможно удержать сумму выданных денежных средств из заработной платы работника. Для этого необходимо:

  • получить заявление работника о согласии на удержание денежных средств;
  • в течение месяца со дня истечения срока возврата средств издать приказ руководителя об удержании;
  • ознакомить работника с приказом об удержании.

Такой позиции придерживается Роструд в письме от 09.08.2007 № 3044-6-0. Но на практике может произойти ситуация, при которой работник отказывается от добровольного удержания денежных средств из заработной платы. В этом случае возможно взыскать денежные средства через суд. Для суда авансовый отчет также может стать доказательством подтверждения правомерности взыскания средств, если же работодатель согласен с перерасходом, то в суд можно не подавать.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Работник, получающий наличные денежные средства под отчет, вправе предъявить авансовый отчет с подтверждающими документами, свидетельствующими об осуществлении им расчетов, связанных с осуществлением деятельности организации, в безналичном порядке.

Как заполнить авансовый отчет при перерасходе денежных средств?

Авансовый отчет заполняет подотчетное лицо. Для этого применяется унифицированная форма АО-1, но может применяться и форма, разработанная компанией самостоятельно. Наиболее привычной является форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.  На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Если применяется стандартная форма отчета, то начать ее заполнение необходимо со стандартных данных:

  • наименования организации;
  • даты составления документа;
  • фамилии и инициалов;
  • должности;
  • табельного номера;
  • назначения аванса.

Также необходимо указать фактически потраченную сумму денежных средств, на обороте бланка будут перечислены подтверждающие документы с указанием сумм. Все документы, подтверждающие перерасход денежных средств, прилагаются к отчету в том порядке, который определен в самом отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» в графе 5 или 6.

Скачать: Форма авансового отчета

Ситуация 1 – работодатель подтверждает перерасход по командировке.

В ООО «Марушка» финансист О. П. Максимов был направлен в командировку в Санкт-Петербург. Из кассы ему были выданы денежные средства – 25 000 руб.

Вместе с тем работник потратил 33 000 руб.

Перерасход произошел ввиду отказа в брони в гостинице, которую предварительно забронировал работник. Также во время командирования был привлечен переводчик. Расходы на переводчика составили 5000 руб.

В результате перерасход составил 8000 руб.

Перерасход подтвержден документально и согласован с руководителем компании.

12.04.2016 кассир произвел возврат денежных средств в размере 8000 руб.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если работнику наличные деньги из кассы под отчет не выдавались, то возмещение понесенных им расходов (отражаемое в рассматриваемой ситуации как перерасход по авансовому отчету) наличными денежными средствами не может осуществляться за счет наличных денег, поступивших в кассу в виде выручки. Для этих целей следует использовать наличные деньги в кассе, не являющиеся наличной выручкой.

Ситуация 2 – работодатель не подтверждает перерасход денежных средств.

В ООО «Марушка» работает инспектор по кадрам О. М. Новоселова.

01 апреля 2016 года инспектор по кадрам получила денежные средства в размере 2000 руб. на приобретение бланков трудовых книжек.

Инспектором были приобретены бланки на сумму 5000 руб. При этом бланки были приобретены с рук, подтверждающих документов нет. По результатам внутренней юридической экспертизы бланки были признаны фальшивыми.

Перерасход составляет 3000 руб.

Инспектор по кадрам отказывается возмещать денежные средства в кассу и не может представить подтверждающие документы. Работодатель принимает решение о наложении дисциплинарного взыскания на инспектора по кадрам в виде выговора на основании ст.ст. 192, 193 ТК РФ, решено не взыскивать средства в судебном порядке.

Ситуация 3 – работник потратил часть средств на собственные цели.

В ООО «Марушка» работает технолог по производству М. П. Иванова. Технологу были выданы 12 апреля 2016 года денежные средства в размере 15 000 руб. для приобретения продуктов питания.

Технологом были потрачены средства в размере 15 000 руб.

Вместе с тем на склад поступили продукты питания на сумму 13 000 руб., что подтверждено показаниями кладовщика.

По данному факту собрана комиссия в лице:

  • главного бухгалтера;
  • кладовщика;
  • финансиста;
  • юриста.

При подготовке объяснений технолог подтвердила, что 2000 рублей были потрачены на личные цели – для закупки продуктов питания для домашнего хозяйства.

По заявлению технолога по производству М. П. Ивановой, денежные средства в размере 2000 руб. были внесены в кассу предприятия. Технологу по производству на основании ст. 192 ТК РФ было вынесено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Данный пример подтверждает, что важно проверить не только документальное использование денежных средств, но и фактические расходы (например, недобросовестные работники иногда завышают расходы на проезд на такси, а также на приобретение основных средств и материалов). Подобные случаи должны четко пресекаться. В некоторых компаниях в локальных актах установлено, что перерасход не может составлять более определенной суммы или определенного процента.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Наличие задолженности по подотчетным суммам не является основанием для отказа уволить работника по его желанию (часть третья ст. 77 ТК РФ), а также не может служить оправданием продления свыше двух недель срока предупреждения об увольнении. В этой ситуации работодатель должен удовлетворить просьбу работника, содержащуюся в заявлении, об увольнении в сроки, определенные в соответствии со ст. 80 Трудового кодекса. Если на момент увольнения претензии к работнику остаются, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, а затем он может обратиться в суд с иском о взыскании задолженности.

В заключение необходимо отметить, что в условиях кризиса, безусловно, любой перерасход несет негативные последствия, в связи с чем руководство компании и бухгалтерия должны следить как за сроками представления авансовых отчетов, так и за их содержанием, наличием подтверждающих документов. Не менее важной является дальнейшая работа в отношении неподтвержденных сумм перерасхода, взыскания данных сумм с работников.

Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой. Итоги Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей.

Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет.

Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Важно

Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами.

Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица. По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании выданных средств.

  • Общие сведения
  • Порядок возмещения перерасхода по авансовому отчету
  • Часто задаваемые вопросы

При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы.

Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы.

Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно? Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии? Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО.

Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • обоснованность расходов;
  • документальное подтверждение каждого расхода;
  • соответствие АО принятой у работодателя форме;
  • утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Компенсация расходов по авансовому отчету

Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями.
При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков (ст.395 ГК РФ). Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств.

Внимание

Получить деньги можно через кассу предприятия. При выдаче средств кассир выписывает расчетно-кассовый ордер на сумму перерасхода.

Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету

Инфо

При выдаче денег из кассы предприятия бухгалтерские проводки делаются следующим образом: Дт 71 Кт 50 Возмещение расходов, превышающих размер выданной ранее подотчетной суммы Пример заполнения АО Авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней с момента завершения срока, на который выдавались подотчетные суммы или со дня возвращения работника из командировки.

Однако если сотрудник вернулся в выходной день, то отчет времени начинается с первого рабочего дня.
Форма отчетного документа и рекомендации по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата №55. Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре.

В какой срок нужно выдать перерасход по авансовому отчету

Требования бухгалтерии к АО таковы:

  • отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  • каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
  • соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т.
    е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы. О том, как правильно заполнить АО, читайте в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2017 году».

Компенсация перерасхода на зарплатную карту Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата? Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. В бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Инфо

Следовательно, произведенный работником перерасход не возмещается. Перерасход считается обоснованным при соблюдении следующих условий: Деньги Были потрачены на выполнение задания отображенного в приказе руководителя предприятия Понесенные издержки Сопровождаются соответствующими документами Чтобы не было лишних недоразумений на предприятии должен быть разработан порядок выдачи подотчетных денег.

Важно

Тогда как при выдаче аванса должна составляться служебная записка, в которой указывается цель расхода, срок на который выдаются подотчетные деньги и сумма аванса. Можно также разработать формуляр памятки, где будут отображены все важные моменты для подотчетного лица.

На основании этих документов работник сможет принимать объективные решения относительно допустимых лимитов перерасхода.

Компенсация расходов по авансовому отчету

Выдача сотруднику суммы превышения оформляется документом «Расходный кассовый ордер». Подбивая итог статьи, следует напомнить основные моменты, связанные с оформлением перерасхода.

По итогам реализации поставленной работодателем задачи ответственное лицо обязано представить авансовый отчет об использовании денег. К документу нужно прикладывать список документов, подтверждающих понесенные издержки.
Отчет предварительно проверяет кассир предприятия, после чего работнику выдается отрывной талон
. Выплата денег производится после того, как авансовый отчет будет утвержден директором предприятия.

Сроки выплаты компенсации должны быть разумными.

Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету

Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г.
№ 55, не содержат. Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска? Да, можно. Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). Поэтому при необходимости организация вправе возместить сотруднику перерасход во время его нахождения в отпуске.
Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска? Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск. Да, можно.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Внимание

Указанные операции бухгалтер «Альфы» отразил так. 24 марта: Дебет 71 Кредит 50– 2800 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой. 26 марта: Дебет 10 Кредит 71– 2542 руб. (3000 руб. – 458 руб.) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей; Дебет 19 Кредит 71– 458 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19– 458 руб. – предъявлен к вычету НДС, заплаченный поставщикам. 31 марта: Дебет 71 Кредит 50– 200 руб. – компенсированы сотруднику расходы сверх сумм, выданных ему под отчет. Расходы на приобретение канцтоваров при расчете налога на прибыль в размере 2542 руб.

бухгалтер «Альфы» учел в марте. Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть в расходах стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того как ему был компенсирован перерасход сумм, выданных под отчет на эту операцию? Нет, нельзя.

Срок выплаты по авансовому отчету

В избранноеОтправить на почту Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования. Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается? Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно? Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику? Итоги Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается? Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке.
При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно.

Post navigation

Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). ОСНО, УСН и ЕНВД Деньги, выплаченные сотруднику в порядке возмещения перерасходованных подотчетных сумм, войдут в состав расходов при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами.

Для этого нужно подтвердить их экономическую обоснованность (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Порядок учета указанных расходов зависит от того, что оплачивал сотрудник.

Так, например, представительские расходы, произведенные во время командировки, можно учесть в пределах норм. В особом порядке учитываются расходы при приобретении материалов и основных средств.

Сроки выплаты перерасхода по авансовому отчету

Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой. Итоги Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей.

Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет.

Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.
При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

  • название организации;
  • номер, дату составления отчета;
  • реквизиты структурного подразделения;
  • ФИО ответственного лица;
  • табельный номер, должность работника;
  • назначение аванса;
  • данные по предыдущему авансу;
  • бухгалтерскую запись;
  • приложение;
  • отчет проверен;
  • данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
  • расписка о принятии отчета на проверку;
  • подпись подотчетного лица.

В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы. К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.
Однако, здесь стоит учесть, что при расчетах с другими предприятиями и предпринимателями сотрудник не должен превышать лимит в 100 тысяч рублей (в рамках одного договора)
. Чтобы избежать проблем с налоговой в сфере начисления НДС, на сотрудников можно оформить дополнительные доверенности, которые позволяют совершать покупку определенных товаров от лица компании. Подробнее о сроках Сроки возмещения по авансовому отчету зависят от учетной политики организации.В первую очередь, сотрудник должен правильно оформить и предоставить отчет по авансу: в период, установленный руководителем организации, так как строгих временных рамок здесь нет.

Порядок выплаты перерасхода по авансовому отчету

Однако перерасход должен быть обоснован с экономической точки зрения, иначе работодатель может отказать заявителю в возмещении потраченной суммы. Еще одним обязательным условием является наличие подтверждающих документов.

К ним относятся:

  1. Командировочное удостоверение.
  2. Копия заграничного паспорта с отметкой о пересечении границы.
  3. Документы, подтверждающие аренду жилья.
  4. Квитанции, слипы.
  5. Товарно-транспортные накладные.
  6. Контрольно-кассовые, товарные чеки.
  7. Проездные билеты.
  8. Другие документы.

Решение о возврате излишне потраченной суммы денег принимает руководитель предприятия. Отдельно стоит упомянуть о налогообложении доходов. Исходя из положений ст.217 НК РФ расходы на командировки не облагаются НДФЛ.

Основанием для освобождения от налогообложения являются оправдательные документы.

tinyton.ru
В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету
В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: