В университете надо ли ежегодно утверждать штатное расписание

Какой нормативный акт регулирует этот вопрос?

Есть один законодательный акт, в котором встречается словосочетание «штатное расписание» – это ст. 57 ТК РФ.

В этой статье разъяснено, что должность работника или его специальность с конкретизацией квалификационного уровня в трудовом договоре и в штатном расписании должны быть идентичными.

Те же требования указаны и в письме Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1.

Однако ни в одном законодательном акте не указано, как часто составляют штатное расписание. Этот документ составляют по мере необходимости, когда возникает в этом потребность – например, руководство в связи с сокращением объемов работ решило сократить штаты или численность, или вопрос касается изменения должностных окладов, и т.п.

Как часто нужно менять?

Дата на своде персонала предприятия является важнейшим показателем, свидетельствующим о сроке ее действия именно в первозданном виде.

Каждый новый вариант штатного расписания утверждается руководителем на определенный период, обычно составляющий 1 год.

При необходимости срочных кадровых перестановок, сокращения и пр. в любой момент может быть утвержден новый вариант, датированный днем его утверждения.

Срок, когда оно меняется, может составлять любой очередной период длиной в календарный год или на время, оставшееся до 1 января следующего года – например, на 9 месяцев или на полгода. Выходит, что менять оклады, название должностей, их количество можно сколько угодно раз.

Законом частота изменения или срок действия этого внутреннего документа предприятия не регулируются, необходимость замены действующего штатного расписания диктуется изменениями в финансовом положении, реорганизационными мероприятиями, сокращением штатов и пр.

Нужно ли менять, если изменений не было?

Если ничего не менялось – должностные оклады те же, наименования профессий и должностей прежние, то новый свод по персоналу составлять и утверждать не требуется.

В ст. 12 ТК РФ сказано, что локальные документы по предприятию недопустимо менять «задним числом», поэтому при необходимости ввести новую раскладку по персоналу следует все сделать по порядку: сначала узаконить этот локальный документ, а потом уже на законном основании платить измененную зарплату сотрудникам.

Узаконивание расписания по кадрам – не только разработка и утверждение нового варианта документа, с измененными окладами, а еще и издание приказа по предприятию о введении в действие очередного штатного расписания с определенной даты, иначе не будет ясности, на каком основании начисляется заработок по новым должностным окладам.

Скачать приказ о введении нового штатного расписания

Вопрос не только в величине окладов, еще имеет значение изменение наименования самих единиц персонала, которые не могут быть придуманы и произвольно сформулированы, а их точное наименование подбирают по единому квалификационному справочнику (ЕКС).

При введении новых должностей или замены ранее включенных в штат иными также необходимо обновление это важного внутреннего документа.

Если произошло изменение, всегда ли нужно новое расписание?

Необходимость создания нового документа в организации зависит от масштабности изменений, замена существующей раскладки по персоналу не обязательна – возможна корректировка в том случае, если перемены коснулись всего нескольких единиц штата.

В этом случае издают приказ о внесении корректив в действующую раскладку по штатам, а в самом документе исправляют цифры, суммы и формулировки на измененные.

В реальной жизни даже трудно представить, как может работать бухгалтер, руководитель, инспектор ОК без раскладки по персоналу. Если предстоит сокращение штатов или численности, то при наличии такого наглядного документа принять решение намного проще. Разумный работодатель потребует от своих ИТР своевременных изменений свода штатов, возложив контроль за исполнением этого вопроса на экономиста или главбуха.

Штатное расписание — документ, хоть и не обязательный, но его наличие помогает осуществлять управление персоналом. Его часто требуют контролирующие органы в ходе проверок. Понадобиться данный документ может и в конфликтной ситуации, когда у руководства компании появится необходимость обосновать решения о сокращении части наемного персонала или ликвидации (реорганизации) структурных подразделений.

Штатное расписание: когда составляется и утверждается

При создании любой фирмы или предприятия первоначально собственник или руководитель разрабатывает предполагаемую структуру штата. После того, как станут известны примерные объемы выполняемых каждой единицей наемного персонала работ, можно приступать к составлению штатного расписания.

Этот документ разрабатывается в табличной форме и включает в себя сведения о:

  • структурных подразделениях;
  • количестве однотипных должностей;
  • оплате труда, в том числе различных надбавках.

В штатное расписание включают не только те должности, которые уже заняты наемными работниками, но и предполагаемые вакансии.

Например, при создании фирмы уже известно кто будет выполнять обязанности главного бухгалтера, директора и маркетолога. Но для нормального функционирования компании необходимо в короткие сроки нанять несколько менеджеров, секретаря и администратора. В составляемое штатное расписание необходимо включить все эти должности, а в примечании указать какие из них являются вакантными и примерную дату найма специалиста.

Единого образца документа нет, но за основу можно взять форму Т-З, которую разработало статистическое ведомство. В нее можно включать дополнительные графы и разделы, необходимые для полноценного описания штата фирмы и нюансов формирования фонда оплаты труда.

Разработку и заполнение расписания может выполнить любой сотрудник, которому поручается кадровая работа в компании.

Составить документ могут:

  • кадровая служба;
  • бухгалтерия;
  • специалист по работе с персоналом;
  • юрист;
  • руководитель фирмы.

Перед тем, как утвердить штатное расписание, его проверяют и подписывают руководители кадрового и бухгалтерского подразделений. Если у них не возникает замечаний и документ соответствует действительности, то необходимо подготовить приказ для утверждения штатного расписания.

Как правильно оформить утверждение штатного расписания

Процедура утверждения штатного расписания достаточно проста. Вместе с подписанным документом готовится приказ или распоряжение об его утверждении и вступлении в действие. Когда документ создается впервые, то в тексте приказа утверждают расписание и дают распоряжения соответствующим службам о его использовании в работе. Само расписание идет приложением к приказу.

Утвердить штатное расписание без издания соответствующего распоряжения руководства нельзя.

После подписания приказа об утверждении и его регистрации в титульной части расписания заполняют информацию о том, когда и каким документом оно введено в действие.

Когда на предприятии возникает необходимость разработки нового штатного расписания, в распоряжение об утверждении дополнительно нужно внести информацию о том, что предыдущий документ утрачивает силу. Хранится приказ об утверждении в кадровой службе компании совместно с расписанием по штату.

Кто утверждает штатное расписание

Подписывает такой приказ (распоряжение) руководитель компании либо его заместитель, в функции которого входит управление персоналом организации.

Обозначить конкретное должностное лицо, которое может своим распоряжением утвердить этот документ можно в:

  • положении об оплате труда или управлении персоналом;
  • кадровой политике компании;
  • трудовых договорах с руководством фирмы;
  • должностных инструкциях директора или его заместителей.

Утвердить документ может не только руководитель организации, но и сотрудник, выполняющий обязанности директора во время его отсутствия.

Такая ситуация возможна, когда ввести в действие новый документ необходимо в сжатые сроки и нет времени дожидаться возвращения директора или собственника. Например, если проверка контролирующих органов выявила значительные отклонения в фактической структуре наемного персонала и утвержденном документе, и проверяющие дали несколько дней на приведение регламентирующих численность документов в порядок.

Как часто и когда утверждается штатное расписание

Штатное расписание не является статичным документом, введенным в действие один раз. По мере необходимости в него вносят изменения или разрабатывают новое расписание. В крупных компаниях, где изменения структуры персонала происходит периодически, расписание разрабатывают и утверждают ежегодно.

Срок действия, как правило, указывают в титульной части, например, один год или пять лет.

При необходимости заменить штатное расписание можно и до окончания его срока действия.

Такая ситуация возможна при крупном изменении в структуре персонала при расширении сферы деятельности или сокращении части подразделений, в связи с финансовыми проблемами.

Например, в оптовой торговой компании утверждено штатное расписание сроком на два года, но через год появилась возможность расшириться и занять в своем регионе нишу на рынке розничных услуг. Такой шаг предполагает создание отдельного подразделения, занимающегося рознице и наем персонала в торговую точку.

При этом существенно изменится структура персонала, добавится значительное количество новых сотрудников. Штатное расписание необходимо менять на новое.

Вместе с тем, если в течение действия расписания возникает необходимость незначительных изменений, например, увеличить численность сотрудников одного из отделов на пару человек или изменить базовый (должностной) оклад одному из специалистов, то издавать и утверждать новый документ не нужно.

В такой ситуации достаточно распоряжения руководителя о внесении изменения в действующее штатное расписание.

Когда утверждают штатное расписание на следующий год

В принципе утвердить новое штатное расписание на календарный или учебный год можно и за пару дней до его начала. Иногда этот документ составляется и принимается заранее, например, в ноябре или начале декабря. При этом следует учитывать ряд нюансов.

Во-первых, размер базовых (должностных) окладов. Если по некоторым категориям работников эта часть заработка привязана к МРОТ, то необходимо дождаться официального документа, регламентирующего минимальную зарплату в регионе. Аналогична ситуация с индексацией окладов по уровню инфляции.

Во-вторых, предполагаемые изменения законодательства, регламентирующего условия труда, названия должностей и другие изменения в трудовой сфере. Чтобы не переделывать штатное расписание в последний момент, нужно также составлять его на новый календарный год с учетом нововведений от законодателей.

В-третьих, документ составляют только после того, как утвердят планы по финансовым и производственным показателям на следующий год. Например, в учебном заведении нет смысла составлять штатное расписание на учебный год в мае, если документы на обучение принимаются до конца июля. Ведь точную нагрузку на педагогический состав и количество преподавателей по каждому предмету можно подсчитать только по окончании приема заявлений от будущих студентов или учащихся.

Штатное расписание составляют и утверждают впервые при создании компании. Периодичность его изменения можно установить во внутренних документах, регламентирующих управление персоналом. По мере необходимости вносятся изменения либо создается новое расписание. В процедуре утверждения этого документа обязательно необходимо издание соответствующего распоряжения или приказа руководителя (одного из его заместителей).

Обязательно ли в штатном расписании указывать на какой срок оно составляется? И если допустим, мы утвердили штатное расписание на 1 год и в течении этого года оно не изменялось, нужно ли утверждать новое штатное расписание на следующий год ели этот год уже закончился?

Ответ на вопрос:

Штатное расписание – документ, который не ограничивается определенным периодом действия. Необходимость утверждения нового штатного расписания или внесения изменений в действующее штатное расписание работодатель определяет самостоятельно. Поэтому, утверждая штатное расписание, у работодателя нет необходимости указывать период его действия.

Если же вы издали приказ об утверждении штатного расписания на 1 год, по истечении года, вы можете издать приказ о продлении срока действия штатного расписания. В приказе можно указать, что штатное расписание, утвержденное приказом от (дата) №, действует до его отмены.

Кроме того, у Вас есть возможность утвердить новое штатное расписание, и при этом в приказе не указывать срок действия документа.

Эксперт делится важной информацией о штатном расписании 2017 в материале по ссылке.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Нужно ли ежегодно утверждать новое штатное расписание

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Нет, не нужно.

Штатное расписание не имеет срока действия. Поэтому утверждать документ заново каждый год или с другой фиксированной периодичностью не нужно. Изменять штатное расписание и утверждать новое нужно только по мере необходимости в случае организационных изменений: расширения или сокращения штата или численности (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Если никаких изменений в структуре численности и штатного состава нет, то и необходимости обновлять документ не возникает.

04.05.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

id=»vopros» >Вопрос

Обязательно ли в штатном расписании указывать на какой срок оно составляется? И если допустим, мы утвердили штатное расписание на 1 год и в течении этого года оно не изменялось, нужно ли утверждать новое штатное расписание на следующий год ели этот год уже закончился?

Ответ

Ответ на вопрос:

Штатное расписание – документ, который не ограничивается определенным периодом действия. Необходимость утверждения нового штатного расписания или внесения изменений в действующее штатное расписание работодатель определяет самостоятельно. Поэтому, утверждая штатное расписание, у работодателя нет необходимости указывать период его действия.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания.

Читать статью

Если же вы издали приказ об утверждении штатного расписания на 1 год, по истечении года, вы можете издать приказ о продлении срока действия штатного расписания. В приказе можно указать, что штатное расписание, утвержденное приказом от (дата) №, действует до его отмены.

Кроме того, у Вас есть возможность утвердить новое штатное расписание, и при этом в приказе не указывать срок действия документа.

Эксперт делится важной информацией о штатном расписании 2017 в материале по ссылке.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Нужно ли ежегодно утверждать новое штатное расписание

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Нет, не нужно.

Штатное расписание не имеет срока действия. Поэтому утверждать документ заново каждый год или с другой фиксированной периодичностью не нужно. Изменять штатное расписание и утверждать новое нужно только по мере необходимости в случае организационных изменений: расширения или сокращения штата или численности (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Если никаких изменений в структуре численности и штатного состава нет, то и необходимости обновлять документ не возникает.

04.05.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Моментальный ответ от эксперта «Системы Кадры»

tinyton.ru
В университете надо ли ежегодно утверждать штатное расписание
В университете надо ли ежегодно утверждать штатное расписание

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: